- Nasza spółka zajmuje się handlem węglem, który jest do nas dostarczany wypożyczonymi wagonami. Czasami, z uwagi na to, że w naszych magazynach nie ma miejsca i nie mamy jak rozładować wagonów, przetrzymujemy je dłużej, niż na to pozwala umowa z właścicielem. Z tego tytułu jesteśmy obciążani karą za przetrzymanie wagonów. Czy taka kara może być przez nas uwzględniona w kosztach podatkowych?

– pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Zamknięty charakter katalogu

Brzmienie tego przepisu uprawnia do sformułowania wniosku, że katalog okoliczności powodujących wyłączenie odszkodowań i kar umownych z kosztów podatkowych ma charakter zamknięty i obejmuje:

- wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

- zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

- zwłokę w usunięciu wad towarów,

- zwłokę w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Zatem kary i odszkodowania z tytułu innego niż wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem istnienia związku przyczynowo-skutkowego między płaconą karą a uzyskaniem przychodu.

Podatnik musi być zatem w stanie udowodnić, że wydatek będzie miał (chociażby potencjalnie) wpływ na wygenerowanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie jego źródła.

W rozpatrywanej sytuacji, opłata ze przetrzymanie wagonów nie będzie objęta zakresem tego przepisu. Kara za przetrzymanie wagonów nie jest żadną z kar wyszczególnionych w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

Związek przyczynowo-skutkowy

Konieczna jest jednak jeszcze ocena, czy została spełniona przesłanka ogólna wskazana w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tzn. ocena czy zapłata tej kary będzie miała związek z uzyskaniem przychodu, zachowaniem bądź zabezpieczeniem jego źródła. W przypadku kar umownych związanych z przetrzymaniem rzeczy, organy podatkowe podkreślają, że nałożone kary nie mogą wynikać z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania przedsiębiorcy.

Niezwykle istotne jest, aby obiektywna ocena działań podatnika skutkowała możliwością uznania ich za racjonalne, podjęte przy zachowaniu zasad staranności, które to działania muszą cechować przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą (tak m.in. w interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 30 września 2010 r., IBPBI/2/423-869/10/BG). Istotne jest zatem określenie, z jakich powodów spółka musi zapłacić karę.

Wskazana jest należyta staranność

W przedstawionej sytuacji w magazynach spółki nie ma miejsca, żeby w odpowiednim czasie rozładować towar. Węgiel stoi więc w wagonach i czeka na moment rozładunku. W takiej sytuacji wydaje się, że przetrzymywanie wagonów jest uzasadnione gospodarczo, gdyż spółka z braku miejsca w magazynach nie ma możliwości wcześniejszego zwolnienia wagonów i wykorzystuje je jako miejsce przechowania. Z tego względu – moim zdaniem – istnieje możliwości zaliczenia wskazanej w pytaniu kary do kosztów uzyskania przychodów.

Należy jednak mieć na względzie, że organy podatkowe mogą uznać, iż spółka nie wykazała się należytą starannością, gdyż nie zapewniła na czas wolnej przestrzeni w magazynach. W związku z tym mogą uznać, że nie powinna zaliczać przedmiotowego wydatku do kosztów podatkowych.

—Hanna Kozłowska doktor nauk ekonomicznych, doradca podatkowy, biegły rewident w KDA grupa HLB w Poznaniu