Samofakturowanie jest możliwe po spełnieniu warunków wskazanych w § 6 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur.
Zgodnie z tymi przepisami nabywcy towarów i usług od podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny i posiadającego numer identyfikacji podatkowej mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „faktura VAT", w tym również faktury zaliczkowe, jeżeli nabywca towarów lub usług:
1) jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;
2) ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą poniżej przedstawionym warunkom, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;
3) w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, o której mowa w pkt 2, dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:
a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,
b) datę zawarcia umowy,
c) okres obowiązywania umowy.
Faktura wystawiana na zasadach samofakturowania powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.
Można także dla WDT
Samofakturowanie stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli:
1) nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
2) dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który został zarejestrowany jako podatnik VAT UE, zgodnie z art. 97 ustawy o VAT;
3) dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację o zawarciu umowy o samofakturowanie, wraz z danymi nabywcy, z którym zawarł umowę.
Co musi być w umowie
Umowa o samofakturowanie, powinna zawierać:
1) postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:
a) upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,
b) poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym o wykreśleniu go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
2) postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:
a) będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,
c) poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;
3) określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;
4) określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.
Sposób akceptacji faktur przez dostawcę powinien zostać określony w umowie.
Sposób akceptacji trzeba określić w umowie
Przepisy nie określają w jaki sposób następuje akceptacja faktury wystawionej w formie elektronicznej. Należy zatem przyjąć, że nie ma przeszkód, aby w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną, akceptacja była dokonywana np. za pomocą poczty elektronicznej (potwierdzenie e-mailem) przez osobę do tego upoważnioną lub za pomocą odznaczenia opcji „Akceptuj fakturę" na platformie internetowej przez osobę upoważnioną ze strony dostawcy (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lipca 2012 r., IPPP1/443-319/12-2/AS).
W przypadku samofakturowania nabywca jest zobowiązany przedstawić dostawcy oryginał i kopię faktury do akceptacji złożonej w formie podpisu. Przepisy nie precyzują, gdzie podpis ma zostać złożony. Oznacza to, że przepisy nie wymagają złożenia podpisu na akceptowanej fakturze (oryginale i jej kopii). Zatem zapis rozporządzenia w sprawie faktur dotyczący akceptacji w formie podpisu powinien być rozumiany w ten sposób, że dostawca musi dokonać akceptacji faktury wystawionej przez nabywcę poprzez podpis, ale niekoniecznie na przedstawionych fakturach.
Tym samym akceptacja w formie podpisu może być wyrażona poprzez podpis także na innym dokumencie, w tym na dokumencie dotyczącym więcej niż jednej faktury. Zaakceptowanie może zatem polegać na złożeniu podpisu na zbiorczym zestawieniu faktur za dany okres, np. miesiąc (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 20 czerwca 2012 r., IPPP2/443-298/12-2/AO).
Niektóre organy podatkowe przyznają, że akceptacji może dokonywać pracownik firmy będącej nabywcą towarów i usług, na podstawie udzielonego mu odrębnego upoważnienia przez sprzedawcę towarów lub usług. Pracownik, któremu zostałoby udzielone takie pełnomocnictwo, nie powinien jednak reprezentować obu firm (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lipca 2012 r., IPPP1/443-319/12-2/AS; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 5 kwietnia 2012 r., IPTPP4/443-8/12-4/OS).
Samofakturowanie może przybrać formę e-faktur. Należy zatem pamiętać, że w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Przepisy nie przewidują możliwości milczącej akceptacji faktury (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 września 2011 r., ITPP2/443-927/11/AF).
Należy zwrócić przy tym uwagę na art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.
Zasady takie same
Podstawową formą korygowania faktury jest wystawienie faktury korygującej, a w niektórych sytuacjach – noty korygującej.
W przypadku zawarcia umowy o samofakturowanie prawodawca nie przewidział odmiennych podstaw korekty faktury niż te, które są przewidziane dla faktur wystawionych przez sprzedawcę towaru lub usługi. W świetle § 13 i § 14 rozporządzenia w sprawie faktur, fakturę korygującą wystawia się w przypadku:
- gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT,
- zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT,
- zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu;
- gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury,
- w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Należy jednak mieć na uwadze, że w przypadku gdy fakturę w imieniu i na rachunek sprzedawcy wystawia nabywca towaru lub usługi, przedstawiając ją do akceptacji sprzedawcy, przez wystawienie faktury i wprowadzenie jej do obrotu prawnego należy rozumieć akceptację tej faktury przez sprzedającego.
Dopiero bowiem jej akceptacja przez sprzedawcę towaru lub usługi w formie podpisu oraz przekazanie oryginału nabywcy, powoduje potwierdzenie wszystkich danych w niej zawartych, a tym samym jest wprowadzeniem jej do obrotu prawnego.
Czasem należy anulować
Jeżeli zatem nabywca towaru lub usługi wystawi fakturę w imieniu sprzedającego, a sprzedawca jej nie zaakceptuje ze względu na zawarte w niej błędy i nie przekaże zaakceptowanego oryginału nabywcy, nie dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego.
W takiej sytuacji dopuszczalne jest anulowanie dokumentów (oryginału i kopii faktury). Dokumenty te opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentacji wystawcy faktury, bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.
Nie ma zatem potrzeby korygowania wystawionej przez nabywcę faktury w imieniu i na rachunek sprzedawcy. Natomiast w przypadku, gdy sprzedawca zaakceptuje nieprawidłowo wystawioną na jego rachunek i w jego imieniu fakturę przez nabywcę, to konieczne będzie wystawienie faktury korygującej (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 września 2011 r., ITPP2/443-927/11/AF).
Gdy trzeba zmienić dane
W większości przypadków przyczyną wystawiania korekt faktur nie są błędy zawarte w fakturze pierwotnej, lecz zdarzenia późniejsze wymienione w § 13 i § 14 rozporządzenia w sprawie faktur, tj. udzielenie rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT; zwrot sprzedawcy towarów oraz zwrot nabywcy kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach; zwrot nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu oraz podwyższenie ceny po wystawieniu faktury. W tych przypadkach konieczne jest zatem wystawienie faktury korygującej.
Gdy fakturę pierwotną wystawił nabywca, także faktury korygujące wystawia podatnik dokonujący nabycia towarów i usług, zgodnie z wymogami określonymi w § 13 i § 14 rozporządzenia w sprawie faktur, co powinno wynikać z umowy o samofakturowanie.
Faktury korygujące wystawione w imieniu i na rachunek sprzedawcy przez nabywcę towarów i usług, identycznie jak wystawione na podstawie umowy o samofakturowanie faktury pierwotne, podlegają akceptacji sprzedawcy, która jest warunkiem ich skuteczności prawnej.
Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na bardzo ważną kwestię. Otóż, moim zdaniem, nabywca, który wystawił fakturę pierwotną w imieniu i na rachunek sprzedawcy, może wystawić na rzecz tego sprzedawcy fakturę korygującą, jeżeli umowa o samofakturowanie nadal obowiązuje. Jeżeli natomiast w dacie wystawienia faktury korygujące umowa o samofakturowanie już by nie obowiązywała, to korektę powinien wystawić sprzedawca.
Marcin Szymankiewicz doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię podatkową w Warszawie
Komentuje Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię podatkową w Warszawie
Wydaje się, że nie ma przeszkód, aby na sprostowanie pomyłek dotyczących jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w następujących pozycjach faktury:
- miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawka podatku;
- suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
- nabywca towaru lub usługi (będący wystawcą faktury na podstawie umowy o samofakturowanie) wystawił notę korygującą.
Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej.
Z uwagi jednak na brak jednoznacznego wskazania możliwości wystawiania not korygujących do faktur objętych samofakturowaniem, bezpieczniejsze jest wystawienie na sprostowanie tych pomyłek faktury korygującej.
