VAT: nabywcy też mogą wystawiać korekty faktur

Samofakturowanie jest możliwe po spełnieniu warunków wskazanych w § 6 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie faktur.

Zgodnie z tymi przepisami nabywcy towarów i usług od podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny i posiadającego numer identyfikacji podatkowej mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „faktura VAT", w tym również faktury zaliczkowe, jeżeli nabywca towarów lub usług:

1) jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny;

2) ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą poniżej przedstawionym warunkom, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy;

3) w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, o której mowa w pkt 2, dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności:

a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę,

b) datę zawarcia umowy,

c) okres obowiązywania umowy.

Faktura wystawiana na zasadach samofakturowania powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Można także dla WDT

Samofakturowanie stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli:

1) nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;

2) dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który został zarejestrowany jako podatnik VAT UE, zgodnie z art. 97 ustawy o VAT;

3) dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację o zawarciu umowy o samofakturowanie, wraz z danymi nabywcy, z którym zawarł umowę.

Co musi być w umowie

Umowa o samofakturowanie, powinna zawierać:

1) postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi:

a) upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek,

b) poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym o wykreśleniu go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

2) postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług:

a) będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi,

c) poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa;

3) określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata;

4) określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

Sposób akceptacji faktur przez dostawcę powinien zostać określony w umowie.

Sposób akceptacji trzeba określić w umowie

Przepisy nie określają w jaki sposób następuje akceptacja faktury wystawionej w formie elektronicznej. Należy zatem przyjąć, że nie ma przeszkód, aby w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną, akceptacja była dokonywana np. za pomocą poczty elektronicznej (potwierdzenie e-mailem) przez osobę do tego upoważnioną lub za pomocą odznaczenia opcji „Akceptuj fakturę" na platformie internetowej przez osobę upoważnioną ze strony dostawcy (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lipca 2012 r., IPPP1/443-319/12-2/AS).

W przypadku samofakturowania nabywca jest zobowiązany przedstawić dostawcy oryginał i kopię faktury do akceptacji złożonej w formie podpisu. Przepisy nie precyzują, gdzie podpis ma zostać złożony. Oznacza to, że przepisy nie wymagają złożenia podpisu na akceptowanej fakturze (oryginale i jej kopii). Zatem zapis rozporządzenia w sprawie faktur dotyczący akceptacji w formie podpisu powinien być rozumiany w ten sposób, że dostawca musi dokonać akceptacji faktury wystawionej przez nabywcę poprzez podpis, ale niekoniecznie na przedstawionych fakturach.

Tym samym akceptacja w formie podpisu może być wyrażona poprzez podpis także na innym dokumencie, w tym na dokumencie dotyczącym więcej niż jednej faktury. Zaakceptowanie może zatem polegać na złożeniu podpisu na zbiorczym zestawieniu faktur za dany okres, np. miesiąc (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 20 czerwca 2012 r., IPPP2/443-298/12-2/AO).

Niektóre organy podatkowe przyznają, że akceptacji może dokonywać pracownik firmy będącej nabywcą towarów i usług, na podstawie udzielonego mu odrębnego upoważnienia przez sprzedawcę towarów lub usług. Pracownik, któremu zostałoby udzielone takie pełnomocnictwo, nie powinien jednak reprezentować obu firm (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lipca 2012 r., IPPP1/443-319/12-2/AS; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 5 kwietnia 2012 r., IPTPP4/443-8/12-4/OS).

Samofakturowanie może przybrać formę e-faktur. Należy zatem pamiętać, że w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepisy nie przewidują możliwości milczącej akceptacji faktury (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 21 września 2011 r., ITPP2/443-927/11/AF).

Należy zwrócić przy tym uwagę na art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego.