Służbowy telefon z abonamentem bez limitu to podatkowy kłopot dla firm

Wojna o klienta zmusiła operatorów komórkowych do wprowadzenia specjalnych ofert abonamentów bez limitów, atrakcyjnych zwłaszcza dla firm. Brak limitu rozmów i stała opłata mogą zachęcać pracowników do korzystania z telefonu służbowego także do celów prywatnych. Okazuje się jednak, że podatkowo nie jest to korzystne dla pracodawcy.

Nieodpłatne świadczenie

W odpowiedzi na pytanie „Rzeczpospolitej" Ministerstwo Finansów przypomniało, że wykorzystywanie przez pracownika powierzonego mu telefonu służbowego do połączeń prywatnych w sytuacji, gdy nie jest on obciążany kosztem takich rozmów, stanowi nieodpłatne świadczenie na jego rzecz. W konsekwencji czynność tę, jako niemającą związku z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą, uznać należy za opodatkowaną VAT. Resort finansów wyraźnie podkreśla, że na kwalifikację czynności jako nieodpłatnego świadczenia usług nie wpływa ustanowienie (i nieprzekroczenie) limitu rozmów. Decydujący jest prywatny charakter rozmów (nawet nielimitowanych) oraz fakt, że pracodawca nie pobiera za to wynagrodzenia.

– Rzeczywiście, zgodnie z ustawą o VAT, podatnik powinien opodatkować użycie towarów stanowiących część jego przedsiębiorstwa do celów osobistych pracowników oraz nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników – przypomina Joanna Rudzka, doradca podatkowy, menedżer Zespołu VAT w kancelarii Ożóg i Wspólnicy.

W praktyce jednak podatnikom bardzo trudno będzie przyporządkować używanie sprzętu firmowego do celów służbowych i prywatnych.

W ocenie Joanny Rudzkiej każdy racjonalny klucz przyporządkowania powinien być uznany za właściwy. Dla telefonów może być to billing połączeń. Można wyodrębnić ilość połączeń prywatnych i ich koszt opodatkować. Jeżeli jest to abonament zryczałtowany, za racjonalny klucz przyporządkowania można uznać proporcjonalną ilość połączeń prywatnych i służbowych.

Na tle wyjaśnień Ministerstwa Finansów pojawia się duży problem praktyczny dotyczący określania podstawy opodatkowania VAT używania telefonów służbowych z abonamentem bez limitu rozmów do celów prywatnych.

– Proponowana przez Ministerstwo Finansów metoda określania procentowego udziału rozmów prywatnych i rozmów służbowych, gdy firma korzysta z abonamentów bez limitu rozmów [patrz ramka] wiązałaby się z koniecznością kontrolowania przez pracodawcę billingów, co przy większej liczbie pracowników powoduje duże zaangażowanie czasowe – zauważa Katarzyna Piotrowska, starszy konsultant w kancelarii Deloitte.

W jej ocenie, jeżeli pracodawcy chcą uniknąć sporów z fiskusem, powinni pamiętać, aby w regulaminie pracy bądź w odrębnej umowie z pracownikiem określić jasne zasady korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych. Ponadto przy przydzielaniu zatrudnionym telefonów służbowych można również odebrać od nich oświadczenie o używaniu telefonów firmowych, tylko jeśli ma to służyć wykonywaniu obowiązków pracowniczych bądź zobowiązać ich do ewidencjonowania rozmów prywatnych i przekazywania pracodawcy tej informacji. Eksperci zwracają uwagę na jeszcze jeden aspekt sprawy.

– Należy się zastanowić, czym jest opłata za taki nowy na rynku ryczałtowy abonament – mówi Joanna Rudzka.

Jeżeli bowiem pracodawca opłaca abonament za przynależność do danej sieci (niezależnie od ilości połączeń i czy one w ogóle były), to połączenia te są de facto bezpłatne.

Za darmo, czyli bez kosztu

Te wątpliwości podziela Dawid Milczarek, ekspert podatkowy, wykładowca Akademii Biznesu MDDP. Przypomina on, że zgodnie z art. 29 ust. 12 ustawy o VAT podatek powinien zostać obliczony na podstawie rzeczywistych kosztów poniesionych w celu wyświadczenia danej usługi.