Czy w kosztach firmy można ująć wynagrodzenia osoby współpracującej

- Prowadzę hurtownię. W działalności pomaga mi żona (jako osoba współpracująca). Podatek dochodowy rozliczam na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jakiego rodzaju wydatki poniesione na rzecz osoby współpracującej (żony) mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

– pyta czytelnik.

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji osoby współpracującej. Znajdziemy ją w art. 8 ust. 11 ustawy z 13 listopada 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Zgodnie z tym przepisem za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności (z wyjątkiem osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego).

Artykuł 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT mówi, że za koszt uzyskania przychodu nie może być uznana wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników. Pojęcie „wartość własnej pracy” oznacza wartość wszelkiego rodzaju pracy wykonywanej przez wskazane osoby na rzecz prowadzonej działalności gospodarczej.

Ewentualnego wynagrodzenia małżonki za wykonaną przez nią pracę nie można więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Nie wyklucza to jednak możliwości uznania za koszty podatkowe innych wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę w związku z pomocą udzielaną przez osobę współpracującą.

Aby taki wydatek mógł być uznany za koszt, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

- być właściwie udokumentowany.

Kursy

Przykładem wydatku, który przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych, jest szkolenie osoby współpracującej (o ile wykazuje związek z prowadzoną działalnością i wydatek jest gospodarczo uzasadniony). Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 21 października 2011 r. (IPTPB1/415-122/11-2/KSU). Pismo to dotyczyło przedsiębiorcy będącego  właścicielem lecznicy weterynaryjnej, który poniósł wydatki na szkolenie osoby współpracującej (żony).

Ukończyła ona kurs w zakresie diagnostyki weterynaryjnej, co pozwoliło jej na samodzielne wykonywanie prac pielęgnacyjnych, opatrunków przy zwierzętach, podłączanie kroplówek, sterylizację narzędzi, asystę przy zabiegach oraz udzielanie porad w zakresie pielęgnacji i żywienia zwierząt.

Dzięki temu podatnik mógł przyjmować więcej pacjentów i nie był zmuszony do zatrudniania kolejnych pracowników, ponieważ żona jako osoba współpracująca przejęła większość obowiązków.

Organ podatkowy uznał, że „wydatek poniesiony w związku ze szkoleniem na technika weterynarii żony wnioskodawcy, będącej osobą współpracującą, choć trudno go przypisać konkretnym przychodom, to jako przydatny do prawidłowego wykonywania obowiązków i zadań przez żonę, może stanowić koszt uzyskania przychodów prowadzonej przez wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem jego należytego udokumentowania”.

Podróże służbowe

Podatnik może też zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróże służbowe odbyte przez osobę współpracującą. Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT.

Zgodnie z tym przepisem z kosztów podatkowych wyłączona jest wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach, tj. w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.:

- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz

- w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Oznacza to, że diety wypłacone osobie współpracującej z tytułu odbytej podróży służbowej do wysokości limitów określonych w tych rozporządzeniach są kosztem uzyskania przychodów.

Potwierdza to pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2010 r. (IPPB1/415-910/09-2/JB). Wyjaśnia ona, że „osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników.

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy, stwierdzić należy, że jeżeli usługi świadczone przez osobę współpracującą (męża) wykonywane są w ramach odbywanych przez niego podróży służbowych, to Wnioskodawczyni może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniach”.

Wydatek musi być uzasadniony

Trzeba pamiętać, że wydatek poniesiony na rzecz osoby współpracującej musi być uzasadniony. W przeciwnym razie fiskus może go zakwestionować, o czym świadczy interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 23 września 2011 r. (IPPB1/415-619/11-2/IF).