Kto odpowiada za zaliczki na PIT przelane po terminie

- Zaliczki na podatek dochodowy pracowników od pensji i innych świadczeń za styczeń 2012 r. wpłynęły do urzędu skarbowego po terminie (23 lutego 2012 r.). Pracownik mojej firmy odpowiedzialny za przelewy twierdzi, że bank nie zrealizował polecenia przelewu tych należności w zleconym terminie. Kto za to odpowiada?

– pyta czytelniczka.

Należy zbadać, kto jest odpowiedzialny za to opóźnienie (pracownik przedsiębiorcy czy bank), czyli ustalić datę i godzinę złożenia polecenia przelewu, sprawdzić, czy przelew został prawidłowo wypełniony oraz czy na koncie firmy były wystarczające środki do jego zrobienia.

Obowiązki banku

Od 1 stycznia 2012 r. banki muszą realizować polecenia przelewu dotyczące należności podatkowych nie później niż do końca następnego dnia roboczego po otrzymaniu zlecenia (art. 54 i art. 55 ust. 1 ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych; DzU nr 199, poz. 1175 ze zm., dalej: uup). Gdy chodzi o składki ubezpieczeniowe, banki muszą niezwłocznie realizować polecenia przelewu na rachunki ZUS (art. 63a prawa bankowego).

Co istotne, „dzień roboczy” to dzień roboczy odpowiednio banku przedsiębiorcy lub banku urzędu skarbowego (art. 2 pkt 5 uup). Bank może ustalić nieprzekraczalny, przypadający pod koniec dnia roboczego moment, po którym otrzymane zlecenia płatnicze uznaje się za otrzymane następnego dnia (art. 49 ust. 2 uup).

Bieg realizacji transakcji rozpoczyna się z chwilą otrzymania przez bank zlecenia płatniczego, w razie gdy zostało ono otrzymane:

- w dniu roboczym,

- przed nieprzekraczalnym terminem pod koniec dnia roboczego, po którym uznaje się je za otrzymane następnego dnia.

Z tego względu polecenia przelewu należy składać z odpowiednim wyprzedzeniem. Przestrzeganie tego terminu należy do obowiązków przedsiębiorcy, ewentualnie – wyznaczonej przez niego osoby odpowiedzialnej w firmie za pobór podatków (np. specjalisty ds. płac, księgowej).

Równie istotne jak termin złożenia jest też prawidłowe wypełnienie zlecenia płatniczego

Zlecenie trzeba prawidłowo wypełnić

Zlecenia płatnicze na rzecz organów podatkowych mogą być składane w formie elektronicznej przy użyciu programu informatycznego udostępnionego przez banki lub innego dostawcę usług płatniczych, uprawnionego do przyjmowania zleceń płatniczych albo w inny sposób uzgodniony z bankiem lub innym dostawcą przyjmującym zlecenie (art. 60 § 4 ordynacji podatkowej).

Zlecenie musi zawierać dane identyfikujące wpłacającego (w tym NIP przedsiębiorcy) oraz wskazywać tytuł wpłaty lub zostać zatwierdzone podaniem unikatowego identyfikatora. Bank może odmówić realizacji polecenia przelewu w razie niepodania lub błędnego podania tych informacji, tak samo przy podaniu błędnego identyfikatora (art. 23 uup). Bank nie zrealizuje polecenia także wtedy, gdy nie będzie odpowiednich środków na koncie firmy zlecającej.

Obowiązki płatnika

Przedsiębiorca jako płatnik ma obowiązek obliczyć i pobrać od podatnika podatek i wpłacić go we właściwym terminie do urzędu skarbowego (art. 8 ordynacji podatkowej, dalej: op). Jeżeli nie wykona swoich obowiązków, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany, a nie wpłacony (art. 30 § 1 op).

Terminem płatności dla płatnika jest ostatni dzień, w którym powinna nastąpić wpłata należności z tytułu podatku. W przypadku zaliczek na podatek dochodowy ze stosunku pracy jest to 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano te zaliczki (art. 38 ust. 1 ustawy o PIT). Jeżeli jednak ostatni dzień na uregulowanie podatku przypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, to płatności można dokonać w pierwszy dzień roboczy po tym dniu (art. 12 § 5 op).

Moment zapłaty podatku

Termin zapłaty w obrocie bezgotówkowym to dzień obciążenia rachunku bankowego (lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo rachunku płatniczego w instytucji płatniczej) przedsiębiorcy/płatnika na podstawie polecenia przelewu (art. 60 § 1 pkt 2 i § 2 op).

Co istotne, „nie jest dniem zapłaty podatku w obrocie bezgotówkowym dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, jeżeli w wyniku tej czynności nie doszło do uznania rachunku bankowego urzędu skarbowego i pobrana kwota została zwrócona na rachunek podatnika (art. 60 § 2 op i art. 63c prawa bankowego; wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 lutego 2004 r., III SA 1314/02). Uznanie rachunku bankowego wierzyciela (urzędu skarbowego) następuje zaś po uzyskaniu przez jego bank od banku dłużnika (przedsiębiorcy) środków wystarczających na pokrycie polecenia zapłaty (art. 63d ust. 4 prawa bankowego).