Jak opodatkować takie świadczenie? Jaka jest jego wartość? Kiedy podatek jest należny? Czy przejazdy z miejsca zamieszkania do miejsca pracy też powinny być opodatkowane?

Dochód z pracy

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z przepisów ustawy o PIT wszelkie świadczenia otrzymane lub postawione do dyspozycji pracownika w danym roku kalendarzowym są jego przychodem. Co do zasady podlegają PIT, o ile nie zostały przez ustawodawcę zwolnione z opodatkowania na podstawie przepisów szczególnych.

Najistotniejszy jest tu art. 12 ustawy o PIT, dotyczący przychodów ze stosunku pracy, w tym świadczeń, które otrzymuje zatrudniony w związku z wykonywaniem pracy na rzecz danego pracodawcy.

Są nimi wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, wszelkie inne świadczenia pieniężne ponoszone w imieniu pracownika, jak również świadczenia nieodpłatne lub częściowo odpłatne, do których zalicza się też możliwość użytkowania przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych.

Prywatny użytek opodatkowany

Należy oczywiście podkreślić, że korzystanie z samochodów służbowych wyłącznie w celu wykonywania obowiązków związanych z pracą nie kreuje przychodu pracownika i nie podlega PIT.

Sytuacja wygląda jednak inaczej, gdy pracodawca w przepisach o wynagradzaniu daje pracownikowi możliwość korzystania z samochodów służbowych również na własny użytek i kiedy pracownik z tej możliwości korzysta np. podczas urlopu. Wówczas użytkowanie samochodu służbowego (w części stanowiącej użytek na cele prywatne), co do zasady, jest nieodpłatnym świadczeniem, będącym przychodem pracownika podlegającym PIT.

Dwie metody

Jak opodatkować przychód pracownika, gdy korzysta on z samochodu służbowego w celach prywatnych?

Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 czerwca 1998 r., I SA/Ka 1719/96), zapewniając pracownikowi dodatkowe świadczenie w postaci użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych pracodawca ma obowiązek odpowiednio rozliczyć i opodatkować jego wartość (a w razie braku odpowiednich zapisów w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym odprowadzić od jego wartości składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne).

W takim przypadku pracodawca dolicza określoną wartość świadczenia do pozostałych przychodów z pracy, opodatkowując ją PIT oraz, co do zasady, pobierając składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Należny podatek od doliczonej wartości świadczenia jest dla pracownika dodatkowym obciążeniem finansowym. Pracodawca może jednak temu zapobiec, ubruttowiając dochód o te obciążenia. W efekcie pracownik nie będzie ponosił żadnych bezpośrednich kosztów użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych.

Pracodawca może również potrącić wartość świadczenia z dochodu netto pracownika, w wyniku czego pracownik poniesie całkowity koszt użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych i przychód do opodatkowania nie powstanie.

Należy jednak pamiętać, że kwestia rozliczeń użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych powinna być uregulowana z pracownikiem w umowie o pracę lub w odrębnej umowie zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Trudności z wyceną

Jedną z najtrudniejszych, a zarazem najbardziej istotnych kwestii przy opodatkowaniu użytkowania samochodów służbowych w celach prywatnych jest prawidłowa wycena wartości tego świadczenia.

Generalnie, zgodnie z ogólnymi przepisami mającymi zastosowanie do wszystkich nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 2a ustawy o PIT), ich wartość pieniężną określa się według:

- cen stosowanych wobec innych odbiorców (jeżeli świadczenie jest przedmiotem działalności gospodarczej spółki),

- cen zakupu (jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi zakupione) lub

- cen rynkowych (w innych przypadkach).

Obecnie przepisy ustawy o PIT nie przewidują szczególnej metody ustalania wartości świadczenia w postaci prywatnego użytkowania samochodów służbowych, a obowiązujące zasady ogólne są niestety trudne do zastosowania w praktyce. Brak szczegółowych wytycznych powoduje wątpliwości pracodawców oraz stwarza ryzyko zakwestionowania danej metody kalkulacji przez urzędy skarbowe.

Możliwe rozwiązania

Jednak na podstawie interpretacji indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe oraz orzecznictwa sądów administracyjnych można wskazać kilka możliwych do zastosowania metod wyceny tego świadczenia, akceptowalnych przez polskie władze skarbowe. W praktyce spotyka się najczęściej dwie metody:

- pracodawca ustala limit kilometrów, które pracownik ma prawo przejechać samochodem służbowym w celach prywatnych w danym miesiącu; wartością przychodu jest iloczyn liczby kilometrów przyznanych w ramach limitu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu;

- wartość świadczenia ustalana jest na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu; podobnie jak w przypadku metody określającej limit kilometrów przychód kalkuluje się poprzez pomnożenie liczby przejechanych w celach prywatnych kilometrów (z tym, że tym razem nie jest to ustalony przez pracodawcę limit, lecz liczba kilometrów odnotowanych przez pracownika w odpowiedniej ewidencji) przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu najczęściej:

- przyjmowana jest w wysokości określonej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, lub

- kalkulowana na podstawie rzeczywistych kosztów utrzymania samochodów, ponoszonych przez pracodawcę (w przypadku których bazą może być wartość księgowa samochodu, a w przypadku samochodów w leasingu – rata leasingowa powiększona o dodatkowe opłaty) lub wartości rynkowej usługi wyliczonej np. na podstawie ceny wypożyczenia samochodu z wypożyczalni.

Dojazdy z pracy do domu i z powrotem

Jak traktować dojazdy pracownika z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z powrotem? Organy podatkowe, odpowiadając na to pytanie, w licznych interpretacjach wydanych w ostatnim czasie zajmują dość jednolite stanowisko.

W tym przypadku także najważniejszy jest cel udostępnienia pracownikowi pojazdu służbowego.

Jeżeli możliwość dojazdów z domu do pracy i z powrotem podyktowana jest jedynie wygodą pracownika i nie jest związana z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych, pracodawca powinien rozpoznać przychód w postaci nieodpłatnego świadczenia, obliczyć jego wartość i odpowiednio go opodatkować.

Zdarza się jednak, że konieczność dojazdów z domu do pracy samochodem służbowym związana jest z realizacją powierzonych pracownikowi obowiązków. Przykładem może być tu konieczność garażowania (parkowania) samochodu w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika z uwagi na brak dostępnych firmie miejsc parkingowych.

Organy podatkowe uznają wówczas, że na pracowniku spoczywa obowiązek zabezpieczenia mienia firmy. Ponieważ pracownik poprzez parkowanie samochodu w bezpiecznym miejscu realizuje cel służbowy, korzystanie z samochodu w celu dojazdu do pracy nie jest dodatkowym świadczeniem i nie podlega opodatkowaniu (np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lutego 2012 r., IPPB4/415-890/11-4/JK2).

Uzasadnieniem dla parkowania w pobliżu domu może być też chęć zminimalizowania kosztów paliwa ponoszonych przez pracodawcę w przypadku, gdy pracownik świadczy pracę w miejscu położonym bliżej jego miejsca zamieszkania niż siedziby firmy (nawet jeśli istnieją możliwości bezpiecznego zaparkowania samochodu w pobliżu siedziby pracodawcy).

Wówczas korzystanie z samochodu służbowego w celu dojazdów do i z miejsca świadczenia pracy nie będzie opodatkowane (tak np. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 października 2011 r., ILPB1/415-844/11-4/AG).

Komentuje Agata Biernat, konsultantka w dziale prawnopodatkowym PwC

O konieczności opodatkowania korzystania z samochodów służbowych przez pracownika przesądza cel, w jakim pojazd jest używany. Jeżeli pracownik korzysta z niego jedynie w celach służbowych, nieodpłatne świadczenie i obowiązek podatkowy nie powstają. Natomiast jeżeli samochód został mu udostępniony przez pracodawcę również w celach prywatnych, powstały w ten sposób przychód należy opodatkować.

O ile sama konieczność opodatkowania nie budzi większych wątpliwości, to pojawiają się one przy próbie przyjęcia metody kalkulacji wartości takiego świadczenia. Obowiązujące przepisy ustawy o PIT nie regulują wystarczająco tego zagadnienia.

Co prawda w ostatnich latach pojawiały się sygnały o planowanych zmianach w ustawie, które miały wprowadzić jasne reguły wyceny świadczenia w postaci korzystania z samochodów służbowych w celach prywatnych, jednak niestety nie weszły one w życie.

W związku z powszechną praktyką udostępniania pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych wprowadzenie stosownych reguł powinno się pojawić na liście priorytetów polskiego ustawodawcy.