Pensja jest kosztem miesiąca, za który się należy, chyba że nie została wypłacona w terminie – taka jest podstawowa zasada rozliczania pracowniczych wynagrodzeń.

– Czy dotyczy też wypłaconych w styczniu i lutym rocznych premii? Przecież nie należą się one za dany miesiąc, tylko za cały rok? – pyta czytelniczka.

– Z przepisów to wprost nie wynika, ale ponieważ roczne (lub kwartalne) premie stanowią element wynagrodzenia, należy rozliczać je tak jak miesięczne pensje – tłumaczy Dorota Bokszczanin, starszy konsultant w PwC. – Przede wszystkim więc musimy ustalić, w którym momencie stały się należne. Powinno to wynikać z umowy o pracę albo regulaminu wynagradzania. Jeśli jest w nich zapisane, że pracownikowi przysługuje roczna premia bez żadnych dodatkowych warunków, zalicza się ją do kosztów podatkowych w grudniu.

Kiedy wypłata

Ważny jest też moment przekazania pieniędzy. Jeśli pracodawca nie zmieści się w terminie (ustalonym w umowie lub regulaminie), wydatek może zaliczyć do kosztów dopiero w miesiącu wypłaty.

Taki sposób rozliczenia potwierdzają interpretacje fiskusa, np. Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBI/2/423-1434/10/MO). Jej zdaniem, skoro premie przyznawane są za kwartał, to są należne na jego koniec (tj. w ostatnim miesiącu).

Jakie warunki

Co wtedy, gdy premia uzależniona jest od spełnienia określonych warunków? O to zapytała spółka, która ma dwa rodzaje premii: zadaniowe i czasowo-zadaniowe. Podkreśliła jednocześnie, że nie mają one charakteru uznaniowego, ponieważ ich wypłata uzależniona jest jedynie od spełnienia określonych w regulaminie czynników, a nie wyłącznie od decyzji osób zarządzających.

Zdaniem warszawskiej Izby Skarbowej (interpretacja nr IP-PB5/423-382/11-2/AS) także takie premie powinny być rozliczone na koniec okresu, za który są należne.

– Inaczej będzie z należnościami uznaniowymi – mówi Dorota Bokszczanin. – Będą one podatkowym kosztem w miesiącu, w którym zapadła decyzja o ich przyznaniu. – Istotne jest, aby dokument potwierdzający przyznanie premii precyzował, w jakim terminie zostanie ona wypłacona. Jeśli więc pracodawca w lutym uhonorował rocznymi premiami wybrane osoby, odliczy je od przychodów za ten miesiąc. Chyba że przekroczy ustalony termin wypłaty (np. do 10 marca), bo wtedy koszt naliczy dopiero w miesiącu przekazania pieniędzy.

Takie wnioski można też wyciągnąć z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB5/423-267/10-2/AJ). Dotyczyła rozliczenia uznaniowych premii, które po zakończeniu roku ustala bezpośredni przełożony na podstawie wyników pracy zatrudnionych. Zdaniem fiskusa, skoro premie nie są automatyczne, stają się należne dopiero w miesiącu, w którym pracodawca o nich poinformował. Wtedy też można zaliczyć je do kosztów (jeśli zostały wypłacone w terminie).

masz pytanie, wyślij e-mail do autora p.wojtasik@rp.pl

Opinia:

Artur Kowalski, doradca podatkowy, współwłaściciel kancelarii podatkowo-rachunkowej we Wrocławiu

Przed podatkowym rozliczeniem premii musimy rozstrzygnąć, czy jest obowiązkowa (pracownik ma wobec pracodawcy roszczenie) czy też uznaniowa. Obowiązkowa będzie wtedy, gdy prawo do niej wynika z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania lub innego aktu prawa pracy łączącego strony. Także wtedy, gdy jest uzależniona od określonych warunków, np. wyników finansowych firmy, i zostały one spełnione. Pracownik ma prawo domagać się wtedy wypłaty, a pracodawca może naliczyć koszt w miesiącu, w którym premia stała się należna. Jeśli jednak mamy do czynienia z premiami uznaniowymi (bardziej nagrodami), uzależnionymi od decyzji przełożonego, odliczymy je najwcześniej w miesiącu, w którym podjął taką decyzję.