Zasady, na jakich doręczane są wezwania czy inne pisma, określają art. 144 – 154c ordynacji podatkowej (dalej op). Nie warto ich bagatelizować, bo ustanowione w nich reguły wywołują dla podatników istotne konsekwencje.

Na bardzo wiele sposobów...

Fiskus doręcza pisma przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. Jeśli w roli organu podatkowego występuje wójt, to pisma może doręczać sołtys.

Przy czym, na co warto zwrócić uwagę, pocztą może być nie tylko publiczny operator pocztowy. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że „firmy kurierskie upoważnione zleceniem doręczenia przesyłki organu podatkowego spełniają niewątpliwie funkcje poczty” (wyrok z 23 czerwca 2010 r., II FSK 358/ 09).

O tym, w jaki sposób pismo zostanie dostarczone do adresata, decyduje oczywiście fiskus. To on ma bowiem prawo wyboru sposobu doręczenia (potwierdził to NSA w wyroku z 25 lutego 2011 r., I FSK 264/10).

To jednak nie oznacza, że może on doręczać pisma równocześnie za pośrednictwem kilku podmiotów wymienionych w art. 144 op (czyli np. przesyłając pismo za pośrednictwem poczty i dodatkowo przekazując je przez swojego pracownika), a następnie uznawać za skuteczne doręczenie w wybrany sposób (stosownie do okoliczności). Zwrócił na to uwagę Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 7 maja 2008 r. (I SA/Gl 923/07).

Fiskus, na mocy art. 144a op, ma jeszcze jedną możliwość. Może doręczyć pisma (z wyjątkiem jednak zaświadczeń) za pomocą środków komunikacji elektronicznej (czyli pocztą e-mailową). Pozwala mu na to art. 144a op. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest wcześniejsze wystąpienie przez podatnika do organu podatkowego o zastosowanie takiego sposobu doręczania (we wniosku trzeba wtedy podać adres poczty elektronicznej) albo wyrażenie na to zgody (gdy z taką inicjatywą występuje fiskus).

Nie ma natomiast możliwości przesyłania pism podatkowych za pośrednictwem faksu. Przepisy op nie przewidują takiego sposobu (wyrok WSA w Warszawie z 11 czerwca 2007 r., III SA/Wa 3823/06).

...ale zawsze za pokwitowaniem

Po tym, że pismo zostało doręczone, musi pozostać jakiś ślad. W myśl bowiem op organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem (czyli pisemnym potwierdzeniem odbioru pisma). Osoba odbierająca pismo powinna zatem potwierdzić fakt doręczenia podpisem. WSA we Wrocławiu podkreślił w wyroku z 17 lutego 2010 r. (I SA/Wr 1625/09), że również data doręczenia powinna zostać własnoręcznie wpisana przez osobę odbierającą pismo.

W opinii WSA w Kielcach (wyrok z 17 września 2009 r., I SA/ Ke 268/09) „wpisanie daty nie jest jednak warunkiem koniecznym uznania skuteczności doręczenia, o ile odbierający potwierdził jego odbiór własnoręcznym podpisem. W takim przypadku ustalenie daty jest możliwe przy zastosowaniu innych środków dowodowych. Podpis adresata jest przesłanką uznania skuteczności doręczenia niezależnie od tego, czy wpisano datę jego doręczenia”.

Osoba, która odbiera pismo,` powinna własnoręcznie wpisać w pokwitowaniu datę jego doręczenia

Pokwitowanie jest dowodem doręczenia. Istnieje bowiem domniemanie, że „dniem doręczenia pisma jest dzień, w którym adresat potwierdził własnoręcznym podpisem jego doręczenie na zwrotnym potwierdzeniu odbioru” (wyrok WSA w Szczecinie z 3 listopada 2010 r., I SA/Sz 628/10).

Jeśli zatem brak go, to oznacza – co do zasady – że organ podatkowy nie ma dowodu na okoliczność faktycznego doręczenia pisma (wyrok WSA w Krakowie z 5 kwietnia 2011 r., I SA/Kr 151/11). Z drugiej jednak strony – co podkreślane jest w orzecznictwie – pokwitowanie traktowane jest jak każdy dowód w sprawie. Wynikające zatem z niego domniemanie może być obalone przez zainteresowanego wszelkimi innymi dowodami (inna sprawa, że w praktyce może być to bardzo trudne).

Gdy odbierający pismo nie może się z jakiegoś powodu podpisać i tym samym potwierdzić doręczenia (np. z uwagi na ułomność fizyczną), doręczający powinien sam stwierdzić datę doręczenia oraz wskazać osobę, która pismo odebrała. Dodatkowo powinien podać przyczynę braku jej podpisu.

Siedem dni na potwierdzenie

Nieco inne zasady obowiązują w przypadku doręczania pism za pomocą poczty elektronicznej. W tym przypadku – aby doręczenie było skuteczne – fiskus również musi otrzymać potwierdzenie doręczenia pisma. Otrzymuje je w formie elektronicznej. Jest na to siedem dni od wysłania pisma.

Jeśli zatem w tym terminie organ podatkowy nie otrzyma potwierdzenia, to doręczy pismo w sposób określony w art. 144 op (czyli za pośrednictwem poczty, swojego pracownika lub osób uprawnionych na podstawie odrębnych przepisów).

Jak podatnik potwierdza takie doręczenie? Precyzuje to art. 152a op. Zgodnie z nim organ podatkowy – w celu doręczenia – przesyła na adres e-mailowy podatnika informację wskazującą adres elektroniczny, z którego adresat może odebrać pismo i pod którym powinien potwierdzić jego doręczenie.

Informacja ta powinna dodatkowo zawierać pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a zwłaszcza sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym organu podatkowego oraz obowiązku podpisania urzędowego poświadczenia odbioru.

Adresat ma 14 dni na odbiór

Gdy nie ma możliwości doręczenia pisma w siedzibie spółki, w miejscu prowadzenia działalności lub w siedzibie organu podatkowego, możliwe jest doręczenie zastępcze (na podstawie art. 150 op, który choć dotyczy osób fizycznych, to na mocy art. 151 stosuje się odpowiednio do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej). Pismo będzie zatem mogło zostać złożone:

- przy doręczeniu za pośrednictwem poczty – w placówce pocztowej na okres 14 dni,

- przy doręczaniu przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę – w urzędzie miasta (gminy) również na 14 dni.

Aby takie doręczenie było skuteczne, konieczne jest zawiadomienie o pozostawaniu pisma w jednym z wymienionych miejsc. Zostawia się je w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach lokalu siedziby lub lokalu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. O pozostawaniu pisma w jednym z wymienionych miejsc adresata zawiadamia się dwukrotnie. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie siedmiu dni.

Jeśli pismo nie zostanie w tym terminie odebrane, skutek doręczenia powstanie po upływie 14 dni od złożenia pisma na poczcie lub w urzędzie miasta. Jeśli zaś przed jego upływem adresat pismo odbierze, to datą doręczenia jest dzień odbioru pisma.

Listonosz nie zostawi listu w sąsiedniej firmie

Przy doręczaniu pism spółkom warto pamiętać o pewnych ograniczeniach. W przeciwieństwie bowiem do osoby fizycznej, dla której pismo można pozostawić u sąsiada, możliwości takiej nie ma w odniesieniu do osoby prawnej.

„Dlatego też pokwitowanie odbioru decyzji przez inny podmiot prawny, mający siedzibę w tym samym budynku, nie stanowi skutecznego doręczenia" (wyrok NSA z 28 lutego 2001 r., III SA 3393/99).