Zawiera bowiem wskazanie, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności ich treści.
W praktyce stosowane są m.in. takie rozwiązania, jak:
- przesyłanie faktur w formacie elektronicznym (PDF, XML) za pośrednictwem korespondencji elektronicznej (jako załącznik),
- zamieszczanie faktur na stronie internetowej, bądź
- wysyłka faktur bezpośrednio z poziomu systemu finansowo-księgowego/operacyjnego stosowanego przez daną firmę.
Korzystne interpretacje
Aktualne interpretacje organów podatkowych wskazują na relatywnie dużą dowolność, gdy chodzi o stosowanie metod elektronicznego fakturowania. Wiele z nich potwierdza, że, zasadniczo, fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem plików w formacie PDF przesyłanych pocztą elektroniczną jest traktowane jako zgodne z przepisami prawa (np. interpretacje Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 maja 2011 r., ILPP4/443-103/11-2/EWW oraz z 3 października 2011 r., ILPP4/443-484/11-4/ ISN, interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 maja 2011 r., IPPP3/443-467/11-2/JF).
Organy podatkowe przywiązują jednak dużą uwagę do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Poniżej wskazujemy, jak w praktyce należy rozumieć te pojęcia.
Rozporządzenie zawiera ich definicje, zgodnie z którymi:
- przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
- przez integralności treści faktury – rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
Niestety, minister finansów nie uwzględnił w rozporządzeniu przykładów metod zapewniających autentyczność pochodzenia oraz integralność treści e-faktur w przypadku wyboru rozwiązań technologicznych innych niż podpis elektroniczny czy EDI, w tym w szczególności najpopularniejszego rozwiązania, tj. e-faktur w formacie PDF przesyłanych w załączeniu do korespondencji elektronicznej.
Wskazówek interpretacyjnych dostarcza m.in. dyrektywa, w której podkreślono, że faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego należy zapewnić ich autentyczność, integralność i czytelność. Zgodnie z dyrektywą „do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami można wykorzystywać kontrole biznesowe”, zapewniając tym samym, że każda faktura (czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej) spełnia te wymogi.
W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur, „podmioty decydujące się na wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur powinny zapewnić stosowne procedury i kontrole biznesowe, pozwalające na połączenie danego zamówienia z dostawą, odbiorcą i fakturą dokumentującą daną transakcję, a także gwarantujące, iż dane zawarte na fakturze nie zostaną zmienione po jej wystawieniu”.
Procedury kontrolne
Wprowadzenie przez ustawodawcę możliwości stosowania „procedur i kontroli biznesowych” w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury jest jedną z najistotniejszych zmian wynikających z nowych regulacji. Oznacza to, że powstała alternatywna metoda dochowania autentyczności pochodzenia i integralności treści, niezwiązana stricte ze sposobem wymiany faktur (takim jak, EDI lub podpis elektroniczny), lecz całokształtem procesów i procedur fakturowania w danej firmie.
Nowe przepisy umożliwiają, co do zasady, np. przesyłanie faktur jako załączników PDF do korespondencji e-mailowej bez konieczności opatrzenia ich podpisem elektronicznym. Wystarczającym sposobem zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, w świetle nowych regulacji, jest funkcjonowanie odpowiednich procedur i kontroli biznesowych (odpowiedź na pytanie, co to oznacza w praktyce, dajemy na str. 5).
W większości firm część takich procedur już istnieje, gdyż dotyczą one również obiegu papierowego faktur. W szczególności mogą być to procedury integrujące dokument zamówienia, dokument przyjęcia na magazyn/wydania z magazynu i płatność, procedury związane z wykrywaniem błędów, kontrolą wewnętrzną itp.
Dodatkowe zabezpieczenia
Ponadto organy podatkowe w wydawanych interpretacjach wskazują na takie dodatkowe elementy, jak:
- zabezpieczenie dostępu do faktur dedykowanym indywidualnym loginem i hasłem,
- dodatkowe szyfrowania,
- zastosowanie cechy read-only uniemożliwiającej edycję dokumentu,
- ustalenie adresów e-mail z których/na które będą przesyłane faktury,
- spisanie (np. w formie umowy) konkretnych reguł wymiany faktur elektronicznych pomiędzy stronami.
Należy pamiętać, że ciężar dowodu, że warunek autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktur został zachowany, będzie spoczywał na podatniku. W szczególności odbiorcy e-faktur, odliczający wykazany na nich VAT naliczony, ponoszą ryzyko związane z możliwością zakwestionowania prawidłowości takiego dokumentu. -
Tomasz Kassel dyrektor w dziale prawnopodatkowym PwC
Komentuje Tomasz Kassel, dyrektor w dziale prawnopodatkowym PwC
Biorąc pod uwagę treść obowiązujących obecnie przepisów w zakresie e-faktur oraz przychylne podatnikom podejście aparatu skarbowego, wydaje się, że jest to właściwy moment na podjęcie działań zmierzających do wprowadzenia fakturowania elektronicznego.
Swoboda w wyborze metody e-fakturowania pozwala przedsiębiorcom dostosować rozwiązania technologiczne obsługujące fakturowanie do rozmiarów firmy oraz jej możliwości finansowych. Wykorzystanie istniejących zasobów technologicznych (takich jak drukarki PDF i poczta elektroniczna) w znacznym stopniu powinno zredukować ciężar ekonomiczny wdrożenia e-faktur.
Nowe regulacje prawne umożliwiają również tworzenie zaawansowanych rozwiązań w zakresie e-fakturowania, integrujących przepływ e-faktur z poszczególnymi modułami systemów klasy ERP. Niezależnie od obranej drogi do e-faktur pamiętać należy, że rozporządzenie zawiera również listę obowiązków, które podatnik musi spełnić, by móc w sposób bezpieczny (z perspektywy prawa podatkowego) korzystać z fakturowania elektronicznego.
Konsekwencje płynące z ewentualnego zakwestionowania prawidłowości e-faktur wydają się na tyle istotne, by nie podchodzić w sposób lekceważący do wymogów postawionych przez polskiego ustawodawcę.Na koniec należy zwrócić uwagę, że e-fakturowanie jest rozwiązaniem odpowiadającym wymaganiom nowoczesnego środowiska biznesowego.
Możliwości związane z optymalizacją procesów fakturowania oraz potencjalne korzyści z tego wynikające (zarówno w aspekcie finansowym, jak i organizacyjnym) powinny być istotnym punktem analizy funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Dobrze zreorganizowane procesy fakturowania mogą wpłynąć na poprawę pozycji konkurencyjnej firmy. Nie bez znaczenia jest również proekologiczny charakter e-faktur.
Akceptacja na piśmie lub e-mailem
Zgodnie z przepisami rozporządzenia zgoda na elektroniczny obieg faktur (tzw. akceptacja) może zostać wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Zgodę powinna wyrazić osoba upoważniona do reprezentowania danego podmiotu (np. zgodnie z wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym).
Warto zauważyć, że w obowiązującym do końca 2010 r. rozporządzeniu ministra finansów dotyczącym przesyłania e-faktur wskazano, że mogą być one wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Nowe przepisy nie stawiają takiego wymogu.
Konsekwentnie e-faktury można wysyłać tego samego dnia, w którym ich wystawca otrzymał akceptację od kontrahenta.Ponadto zgodnie z § 9 nowego rozporządzenia akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych (tj. obowiązujących do końca 2010 r.) przepisów, zachowuje ważność.
Konieczna odpowiednia dokumentacja
Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie, warto zadbać o odpowiednią dokumentację procesów z tym związanych.
Dokumentacja taka powinna obejmować w szczególności:
- uzgodnienia podjęte z kontrahentem dotyczące wybranej metody elektronicznego fakturowania,
- oświadczenie odbiorcy zawierające akceptację tej formy fakturowania,
- opis procedur mających zabezpieczyć dostęp do wysyłanych i przechowywanych e-faktur,
- instrukcje wewnętrzne skierowane do pracowników.
Przy okazji dokonywania ustaleń co do e-fakturowania strony mogą również podejmować inne uzgodnienia (np. dotyczące sposobu potwierdzania odbioru faktur elektronicznych), mające na celu dodatkowe usprawnienie funkcjonujących w firmie procesów (w tym m.in. usprawnienie rozliczeń w zakresie VAT). -
