Jakie obowiązki ma firma wysyłająca pracownika za granicę

Firmy coraz częściej wysyłają pracowników do pracy za granicę, czy to u zagranicznych kontrahentów czy w spółkach powiązanych kapitałowo z polskim podmiotem. Obecność pracownika za granicą może przybrać formę podróży służbowej, lub – w przypadku dłuższych projektów – oddelegowania (które wymaga zmiany umowy o pracę poprzez wskazanie nowego miejsca świadczenia pracy).

Wyjazd może oznaczać zmianę rezydencji

W trakcie zagranicznego oddelegowania pracownik może stracić status polskiego rezydenta podatkowego. Takie konsekwencje może powodować długość pobytu poza granicami kraju bądź przeniesienie się za granicę członków najbliższej rodziny pracownika.

W takiej sytuacji pracownik będzie podlegał w Polsce jedynie tzw. ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Oznacza to, że jedynie jego dochód osiągany w Polsce (np. z najmu) będzie podlegał opodatkowaniu polskim podatkiem dochodowym.

W rezultacie dochód wypłacony przez polskiego pracodawcę na mocy polskiej umowy, ale za pracę wykonywaną na terytorium innego kraju, nie będzie podlegał opodatkowaniu w Polsce. W konsekwencji polska firma nie będzie miała obowiązku potrącania zaliczek na podatek dochodowy od takiego wynagrodzenia.

Gdy rodzina zostaje w Polsce

Jeśli pracownik w trakcie oddelegowania pozostaje polskim rezydentem podatkowym, to nadal podlega tzw. nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Co do zasady wynagrodzenie uzyskane od polskiego pracodawcy za pracę świadczoną poza granicami Polski jest dochodem podlegającym opodatkowaniu w Polsce.

Ten sam dochód może jednak również podlegać opodatkowaniu w kraju świadczenia pracy. W praktyce sytuacja taka występuje najczęściej, gdy:

• fizyczny pobyt pracownika w tym kraju przekracza okres wskazany w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania (zazwyczaj jest to 183 dni w ramach albo danego roku podatkowego, albo 12-miesięcznego okresu), lub

• jeśli spółka goszcząca, do której pracownik został oddelegowany, zostanie rozpoznana jako tzw. ekonomiczny pracodawca pracownika (mimo braku formalnej umowy między polskim pracownikiem a spółką zagraniczną).

Jeśli pracownik został oddelegowany do kraju, z którym Polska nie ma zawartej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, to jego wynagrodzenie za pracę fizycznie świadczoną w takim kraju może być opodatkowane od pierwszego dnia pobytu (zależy to od wewnętrznych przepisów tam obowiązujących).

Czy pracodawca odprowadza zaliczki

Jeśli pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, to czasem jego wynagrodzenie wypłacone przez polską firmę jest dochodem podlegającym opodatkowaniu zarówno w Polsce (ze względu na status rezydencji podatkowej pracownika), jak również w kraju świadczenia pracy (tam znajduje się źródło takiego dochodu).

W takiej sytuacji umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (jak również przepisy polskiej ustawy o PIT) przewidują możliwość zastosowania jednej z dwóch metod uniknięcia podwójnego opodatkowania tego samego dochodu.

Co do zasady stosuje się je w zeznaniu rocznym. Od kilku lat polska ustawa o PIT przewiduje jednak możliwość uniknięcia podwójnego opodatkowania już na poziomie miesięcznych zaliczek.

Wynika z niej, że płatnik nie powinien pobrać zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia wypłacanego swojemu pracownikowi za pracę wykonywaną poza terytorium Polski, pod warunkiem że takie wynagrodzenie podlega lub będzie podlegać opodatkowaniu za granicą.  W takim przypadku ewentualna zaliczka powinna być pobrana jedynie na wniosek podatnika.

Przykład 1

Pan Stanisław został na trzy lata oddelegowany przez swojego polskiego pracodawcę do spółki siostry w Niemczech. Ze względu na długi okres oddelegowania panu Stanisławowi w Niemczech towarzyszyć będzie żona oraz dziecko, które tam będzie uczęszczało do szkoły. Oznacza to przeniesienie do Niemiec tzw. ośrodka interesów życiowych.

Na tej podstawie Niemcy uznają pana Stanisława za niemieckiego rezydenta podatkowego. W Polsce pan Stanisław będzie więc podlegał jedynie ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Wynagrodzenie wypłacane przez polską spółkę oddelegowanemu pracownikowi za pracę świadczoną w Niemczech będzie stanowiło zagraniczne źródło przychodów.

Nie powinno więc być rozpoznane jako dochód podlegający opodatkowaniu w Polsce. Polski pracodawca nie będzie zatem miał obowiązku potrącenia zaliczek od wynagrodzenia pracownika wypłacanego za pracę fizycznie świadczoną poza granicami Polski.Jeśli jednak rodzina pana Stanisława zdecydowałaby się pozostać w Polsce, to należałoby uznać, że centrum interesów osobistych pracownika pozostaje w Polsce. W takiej sytuacji, niezależnie od długości oddelegowania, pan Stanisław pozostałby polskim rezydentem podatkowym.

Co do zasady zatem wynagrodzenie wypłacane mu przez polskiego pracodawcę podlegałoby opodatkowaniu w Polsce. Jednak ze względu na długość oddelegowania niemieckie władze podatkowe miałyby prawo opodatkować wynagrodzenie pracownika w takim zakresie, w jakim odnosiłoby się do pracy wykonywanej fizycznie w Niemczech. W konsekwencji, polski płatnik nie powinien potrącać zaliczek na podatek.

Niezależnie od tego, czy zaliczki od wynagrodzenia wypłaconego w trakcie roku pracownikowi, który stracił status polskiego rezydenta podatkowego za pracę świadczoną za granicą, zostały potrącone i przekazane do urzędu skarbowego czy nie, znaczna grupa płatników delegująca pracowników za granicę ma wątpliwości, czy powinna wykazać wysokość takiego wynagrodzenia w formularzu PIT-11.

Jak wypełnić druk o dochodach

Analizując układ tego druku i zawarte w nim objaśnienia, można dojść do wniosku, że należy w nim wykazywać jedynie te kwoty, które są istotne dla obliczenia zobowiązania podatkowego pracownika.

Wynagrodzenie, jakie wypłacił płatnik osobie, która nie jest polskim rezydentem podatkowym za pracę świadczoną poza granicami kraju, nie powinno być zgłoszone polskim władzom podatkowym w rocznym zeznaniu podatkowym pracownika. W konsekwencji można uznać, że płatnik nie powinien również ujmować tego wynagrodzenia w informacji PIT-11.

Niektórzy wpisują na wszelki wypadek

Problem w tym, że nie wszyscy płatnicy są w stanie precyzyjnie ustalić status rezydencji podatkowej swojego pracownika, czy też sprawdzić, czy wynagrodzenie za pracę świadczoną za granicą zostało lub zostanie tam opodatkowane. Wolą więc, przyjmując ostrożnościowe podejście, wykazać kwotę wynagrodzenia wypłaconą nierezydentowi podatkowemu za pracę wykonywaną za granicą w pozycji nr 35 (przychód) informacji PIT-11.

Takie podejście nie ułatwia podatnikowi rozliczenia swoich dochodów w zeznaniu rocznym składanym do urzędu skarbowego. W takiej sytuacji podatnik powinien bowiem w tym zeznaniu wykazać jako przychód inną kwotę, niż wynika z druku PIT-11. Urząd skarbowy z pewnością zainteresuje się tymi rozbieżnościami i będzie dążył do ich wyjaśnienia.

W efekcie może wystąpić zarówno do podatnika, jak i płatnika o przedstawienie wyjaśnień i dokumentów jednoznacznie wskazujących na: świadczenie przez podatnika pracy przez cały lub część roku podatkowego poza granicami Polski, jego status podatkowy oraz fakt opodatkowania odpowiedniej części wynagrodzenia przez zagraniczne władze podatkowe.

Trzeba pamiętać o dietach

Płatnik znajdzie się w bardziej komfortowej sytuacji, jeżeli pracownik w trakcie swojego zagranicznego oddelegowania pozostanie polskim rezydentem. Wtedy całość wynagrodzenia powinna być zadeklarowana w informacji PIT-11.

Jednak nawet w takiej sytuacji prawidłowe wypełnienie tego dokumentu jest uzależnione od tego, czy pracownik został oddelegowany do kraju, z którym Polska ma zawartą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, a jeśli tak, to czy taka umowa przewiduje tzw. kredyt podatkowy, czy wyłączenie z progresją jako metodę unikania podwójnego opodatkowania.

Jeżeli pracownik został oddelegowany do kraju, z którym Polska nie posiada umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub istniejąca umowa przewiduje kredyt jako metodę unikania podwójnego opodatkowania, to płatnik powinien wykazać całość wynagrodzenia w kolumnie przychód (pozycja 35 lub 40 informacji PIT-11). Należy jednak zwrócić uwagę, że powinna być to kwota wynagrodzenia po wyłączeniu kwot zwolnionych od podatku na mocy ustawy o PIT.

Jeśli więc pracownik wykonuje swoje obowiązki pracownicze poza granicami kraju w ramach podróży służbowej, to wynagrodzenie wykazane w informacji PIT-11 nie powinno uwzględniać diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, które zostały zwolnione z opodatkowania. Podobnie w przypadku oddelegowania kwota wynagrodzenia wykazana w informacji PIT-11 nie powinna uwzględniać części przychodu pracownika, która odpowiada 30 proc. diety wypłacanej, gdyby pracownik był w podróży służbowej.

Jeżeli pracownik został oddelegowany do kraju, z którym łączy Polskę umowa zakładająca tzw. wyłączenie z progresją jako metodę unikania podwójnego opodatkowania, to, część wynagrodzenia, jaka dotyczy pracy wykonanej w takim kraju (po  uprzednim pomniejszeniu tego wynagrodzenia o wysokość diet lub 30 proc. ich równowartości, jak również kosztów uzyskania przychodu) powinna być wykazana w pozycji 38 informacji

PIT-11 (dochód zwolniony od podatku). Taka konstrukcja informacji PIT-11 ma ułatwić pracownikowi samodzielne wyliczenie ostatecznej kwoty zobowiązania podatkowego przy zastosowaniu odpowiedniej metody unikania podwójnego opodatkowania.

Przykład 2

W styczniu i w lutym 2011 r. pani Anna pracowała w Polsce. W tym okresie jej przychód brutto wyniósł 11 tys. zł. Natomiast od 1 marca 2011 r. do 15 marca 2012 r. pani Anna została oddelegowana do Francji.