Sklep może przyjąć zwrot, nawet gdy klient zgubił paragon

- Spółka jawna prowadzi sklep z odzieżą. Wprowadziliśmy zasadę, że klient może zwrócić towary w ciągu siedmiu dni od zakupu pod warunkiem przedstawienia paragonu. W celu kształtowania dobrego wizerunku firmy chcielibyśmy jednak niekiedy pozwolić na zwrot, mimo że nabywca zgubił dowód zakupu. Czy przepisy podatkowe na to pozwalają? Czy będziemy mogli skorygować VAT należny i przychód w podatku dochodowym?

– pyta czytelnik

Przepisy podatkowe nie uzależniają prawa do skorygowania przychodów ze sprzedaży od posiadania przez przedsiębiorcę paragonu dokumentującego sprzedaż. Jeśli go nie ma, to przedsiębiorca może udokumentować przyjęcie zwrotu towaru protokołem zawierającym oświadczenie klienta. Potwierdzają to interpretacje indywidualne.

Błąd nowego pracownika

Przykładem jest odpowiedź Izby Skarbowej w Katowicach z 17 stycznia 2008 r. (IBPB1/415-30/08/UB). Wynika z niej, że mimo braku paragonu można skorygować przychód błędnie ujęty dla celów PIT.

Pytanie zadał przedsiębiorca, który prowadzi sklep i rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Jedna z nowych pracownic przez nieuwagę dwukrotnie wprowadziła cenę: 20 zł.

W wyniku tego błędu wystawiła paragon na 2020 zł. Zamiast go zatrzymać i wystawić nowy, wydała go klientce, wprowadzając poprawkę długopisem. Izba zgodziła się, że w takiej sytuacji na podstawie oświadczenia pracownicy można skorygować przychód wynikający z miesięcznego raportu fiskalnego.

Klient składa oświadczenie

Tak samo powinno być w firmach prowadzących pełną księgowość. Tu jednak interpretacje są mniej jednoznaczne, bo organy podatkowe nie chcą wypowiadać się co do wykładni ustawy o rachunkowości

. Problemem zwrotu towarów zajmowała się

Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z 10 sierpnia 2011 r. (ILPB3/423-212/11-2/MM)

.

Z wnioskiem o interpretację wystąpiła spółka z o.o. prowadząca sieć sklepów z damską odzieżą. W każdym z nich sprzedaż była rejestrowana w kasach fiskalnych. Dążąc do zachowania dobrego wizerunku, spółka opracowała wewnętrzną procedurę zwrotów i reklamacji. Co do zasady, dowodem zakupu, który uprawnia klienta do zwrotu lub reklamacji, jest paragon fiskalny.

W uzasadnionych sytuacjach spółka zgadza się jednak na zwrot także, gdy klient zgubił paragon. Wtedy dowodem jest „Oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego”. Zawiera ono: datę zwrotu lub reklamacji, oznaczenie punktu sprzedaży, informacje o towarze (nr koloru, rozmiar, nazwa koloru, nr artykułu), oświadczenie klienta o dacie zagubienia paragonu, dane klienta (nazwisko, imię, adres zamieszkania, PESEL, nr dokumentu tożsamości). Oświadczenie opatrzone jest podpisem klienta potwierdzającym zwrot.

Izba się zgadza, ale...

Izba skarbowa zgodziła się, że w takim wypadku możliwa jest korekta przychodu dla celów CIT. Wyjaśniła, że zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, przychodami są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe. Przepis ten wskazuje, że przychód podatkowy rozpoznawany jest według zasady kasowej.

Wyjątek od tej reguły wprowadza art. 12 ust. 3 tej ustawy. Mówi on, że za przychody związane z działalnością gospodarczą i z działami specjalnymi produkcji rolnej, osiągnięte w roku podatkowym, uważa się także należne przychody, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Wartość zwróconych towarów obniża więc przychody.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy ustawy o CIT podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji zgodnej z ustawą o rachunkowości. Z jej art. 20 wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

• zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

• korygujące poprzednie zapisy,

• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

...powołuje się na ustawę o rachunkowości

Izba zwróciła także uwagę na art. 180 § 1 ordynacji podatkowej. Zgodnie z nim jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Dalej izba wyjaśniła, że „kwestię dokumentowania przychodów normują odrębne przepisy”. Jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości przedstawione oświadczenie jest prawidłowe, to „taki sposób udokumentowania jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych”.

VAT można zmniejszyć

Ta sama spółka zapytała także o możliwość korekty VAT. Tu odpowiedź (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 sierpnia 2011 r., ILPP2/443-799/11-2/EN) jest jednoznaczna. Izba wyjaśniła, że obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w przypadku faktur VAT).

Podkreśliła jednak, że brak regulacji w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości zmniejszenia obrotu i podatku naliczonego, jeżeli potrafi on wykazać, iż „obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie bądź dokonano zwrotu lub reklamacji zakupionego towaru”.

Zakaz zmiany treści paragonu nie może wpływać na zasadę wynikającą z art. 29 ust. 1 i 4 ustawy o VAT. Z przepisu tego jednoznacznie wynika, że obrotem jest kwota rzeczywiście należna, a nie kwota figurująca na paragonie fiskalnym.

Skoro zatem kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to powinna zostać ona przeprowadzona za pomocą innych urządzeń księgowych.

Izba podkreśla, że należy „prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego”.

Takie same wnioski wynikają z innych interpretacji. Najnowsze z nich to odpowiedzi: Izby Skarbowej w Katowicach z 21 kwietnia 2011 r. (IBPP4/443-108/11/KG) i Izby Skarbowej w Warszawie z 15 kwietnia 2011 r. (IPPP2/443-932/10-4/JW).

Informacje niezbędne na dowodzie księgowym

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy, co do zasady, powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony

pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jakie są skutki błędu w stawce

Artykuł 108 ust. 1 ustawy o VAT mówi, że jeśli osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, to jest zobowiązana do jego zapłaty.

Z ust. 2 tego przepisu wynika, że zasada ta ma odpowiednie zastosowanie, jeśli podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego. Na szczęście regulacje te nie mają zastosowania do paragonów. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 października 2011 r. (IPTPP2/443-393/11-2/AW). Z pytaniem zwrócił się podatnik, który otworzył salon sprzedaży sukien ślubnych.

Jego roczne obroty są niższe niż 150 tys. zł, więc jest zwolniony podmiotowo z VAT. Musiał jednak zainstalować kasę fiskalną (tu limit zwolnienia podmiotowego to tylko 40 tys. zł, a dla nowych firm połowa tej kwoty). Problem w tym, że serwisant błędnie zaprogramował kasę. Wystawiała więc ona paragony ze stawką podstawową zamiast zwolnienia.

Izba wskazała, że podatnikowi „przysługuje uprawnienie do korekty wszystkich błędnie wystawionych paragonów w specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt, jeżeli podstawą przysługującego uprawnienia do korekty sprzedaży i podatku należnego jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczych udokumentowany wiarygodnymi dowodami.”

Dalej podkreśliła, że ust. 1 i 2 art. 108 ustawy o VAT „mają charakter sankcyjny i stosowane są w przypadku wystawienia przez podmiot faktury VAT, mimo że dana czynność była zwolniona lub niepodlegająca opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Obowiązek zapłaty wykazanego podatku dotyczy jednak tylko tych przypadków, w których kwota podatku wykazana została na fakturze”.