VAT: jak dokumentować wpłatę zaliczek

- Prowadzę biuro rachunkowe. Jeden z moich klientów jest odbiorcą produktów rolnych. Wystawia więc faktury VAT RR. Inny klient prowadzi biuro turystyczne i rozlicza się według procedury VAT marża. W obu tych wypadkach mam problem z zaliczkami. Czy ich wypłata powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT i skutkuje obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w dacie jej otrzymania. Zaliczka, wobec której powstał obowiązek podatkowy, powinna być udokumentowaną fakturą. Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 w sprawie m.in. wystawiania faktur należy to uczynić nie później niż siódmego dnia, licząc od dnia otrzymania zaliczki.

Rolnik ryczałtowy

Co do zasady VAT podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. Obowiązek podatkowy dla otrzymanej zaliczki jest więc wyjątkiem od reguł ogólnych, ponieważ powstaje w momencie poprzedzającym dostawę towaru lub świadczenie usługi.

Procedurę szczególną rozliczenia VAT od dostaw produktów rolnych przez rolnika ryczałtowego regulują art. 115 – 118 ustawy o VAT. Specyfiką tej procedury jest to, że obowiązek rozliczenia VAT oraz wystawienia faktury oznaczonej jako VAT RR został przerzucony na nabywcę produktów rolnych.

Jeśli nabywca przekaże rolnikowi zaliczkę na poczet przyszłej dostawy produktów rolnych, to czynność ta nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT. Przepisy, które regulują procedurę dostaw przez rolników ryczałtowych, nie dają w tej sytuacji podstawy do wystawienia faktury zaliczkowej.

Potwierdzają to także organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 30 czerwca 2011 (IPPP2/443-289/11-4/KG). Wyjaśniła ona, że w procedurze szczególnej dotyczącej rolników ryczałtowych nie stosuje się § 10 rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur zaliczkowych VAT RR.

Organ podatkowy stwierdził: „Wbrew twierdzeniu spółki nie znajdzie zastosowania w przedmiotowej sprawie przepis § 10 rozporządzenia dotyczącego wystawiania faktur zaliczkowych VAT RR. Dla potwierdzenia wpłaconej zaliczki należy sporządzić dokument zgodnie z art. 116 ust. 9b ustawy o VAT, a fakturę VAT RR należy wystawić po dokonaniu dostawy produktów rolnych lub wykonaniu usług rolniczych z uwzględnieniem danych identyfikujących sporządzony dokument.

Dokument wewnętrzny zawierający kwotę wypłaconej zaliczki oraz kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku stanowić będzie podstawę do  dokonania przez spółkę jego odliczenia”.

Dopiero gdy rolnik ryczałtowy dokona dostawy produktów rolnych na rzecz podatnika VAT, nabywca ma obowiązek wystawienia faktury VAT RR potwierdzającej całą jej wartość. Nabywca, wystawiając fakturę VAT RR, powinien podać w jej treści dane identyfikacyjne dokumentu potwierdzającego przekazanie zaliczki. Wówczas, po  spełnieniu pozostałych warunków podanych w art. 116 ust. 9b ustawy o VAT, kwota zryczałtowanego zwrotu podatku wynikająca z wystawionej faktury VAT RR będzie stanowiła dla nabywcy kwotę podatku naliczonego, która podlega odliczeniu.

Usługi rozliczane od marży

Świadczenie usług turystyki jest opodatkowane według szczególnej procedury uregulowanej w art. 119 ustawy o VAT. Podstawą opodatkowania VAT jest marża, czyli różnica między kwotą należności, którą ma zapłacić nabywca usługi, a ceną nabycia usługi przez sprzedawcę od innych podatników. W ten sposób rozliczane są usługi dla bezpośredniej korzyści turysty. Rozumie się przez nie usługi stanowiące składnik świadczonej usługi turystyki, a w szczególności transport, zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie.

Ustalona w ten sposób marża, po pomniejszeniu o kwotę podatku VAT, jest podstawą opodatkowania. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów o VAT w  przypadku świadczenia usług turystyki opodatkowanych według szczególnej procedury, o której mowa w art. 119 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą ustalenia marży, nie później jednak niż 15 dnia od dnia wykonania usługi.

Otrzymanie zaliczki na poczet usługi turystyki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, bo w chwili jej otrzymania marża nie jest jeszcze znana a przepisy o VAT regulujące tę procedurę nie ustalają dla zaliczki daty powstania obowiązku podatkowego. Wobec tego otrzymanie zaliczki nie prowadzi do powstania obowiązku podatkowego w procedurze opodatkowania w systemie marży, co powoduje, że jest ono neutralne dla podatnika świadczącego te usługi.

Fiskus: trzeba wystawić fakturę

Kwota otrzymanej zaliczki nie jest więc opodatkowana. Mimo to organy podatkowe twierdzą, że otrzymanie zaliczki w ramach procedury szczególnej VAT marża powoduje obowiązek wystawienia faktury. Uważają, że faktura ta powinna uwzględniać kwotę brutto otrzymanej zaliczki, a jeżeli zaliczkę przekazała osoba prywatna, to obrót ten powinien zostać zewidencjonowany także za pomocą kasy rejestrującej. Tak stwierdziła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacjach z 15 marca 2010 (ILPP2/443-44/ 10-2/AK) i z 7 maja 2010 (ILPP2/443-248/10-2/MR).

W tej ostatniej czytamy: „W przypadku zatem gdy nabywcami usługi turystycznej są osoby fizyczne, podatnik jest zobowiązany do zewidencjonowania otrzymanej zaliczki przy zastosowaniu kasy rejestrującej (ewentualnie wystawienia także na ich żądanie faktury VAT marża).

Natomiast w przypadku pozostałych kontrahentów, którzy wpłacą zaliczkę bądź dokonają przedpłaty, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę na zasadach ogólnych”. Podobnie uznała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 6 stycznia 2010 (IPPP3/443-1035/ 09-5/SM).

To nie obrót

Uważam, że stanowisko organów podatkowych jest w tym zakresie nieuzasadnione, ponieważ pomija cel opodatkowania zaliczek. Ani w procedurze związanej z opodatkowaniem rolników ryczałtowych, ani w procedurze związanej z opodatkowaniem usług turystycznych w systemie marży przepisy określające te procedury szczególne nie ustalają obowiązku podatkowego dla zaliczek.

Skutki w zakresie udokumentowania ich przekazania powinny być więc takie same. Faktura zaliczkowa ma potwierdzać otrzymanie zaliczki, wobec której powstaje obowiązek podatkowy (zaliczki opodatkowanej). Jeżeli wobec otrzymanej zaliczki nie powstaje obowiązek podatkowy, co ma miejsce w przypadku zaliczki otrzymanej na poczet usługi turystyki opodatkowanej w systemie marży, to taka zaliczka powinna być potwierdzona innymi dokumentami niż faktura VAT marża.

Za nieuzasadniony uważam również obowiązek ewidencjonowania tych zaliczek za pomocą kasy rejestrującej. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 w związku z ust. 2 ustawy o VAT obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Aby obrót i podatek mogły zostać uznane za „należne” w rozumieniu przepisów o VAT, musi powstać w stosunku do nich obowiązek podatkowy.

Dopiero kwota obrotu i kwota podatku, w stosunku do których powstał obowiązek podatkowy, są kwotami należnymi, które podlegają ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Skoro wobec zaliczki otrzymanej na poczet usługi turystyki opodatkowanej w systemie marży ten obowiązek podatkowy nie powstaje, to tym samym nie występuje obowiązek jej zewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej.

Gdy wpłata nie dotyczy konkretnej transakcji

Europejski Trybunał Sprawiedliwości w orzeczeniu z 21 lutego 2006 w połączonych sprawach Halifax (C-255/02), University of Huddersfield (C-223/03), BUPA Hospitals (C-419/02)

podkreślił, że nie każda zaliczka podlega opodatkowaniu. Obowiązek podatkowy w stosunku do otrzymanej kwoty powstaje wtedy, gdy w momencie jej otrzymania znane są elementy dostawy lub usługi, których ta zaliczka dotyczy.

Może się więc zdarzyć, że podatnik przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzyma należność, która nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, wobec czego jej otrzymanie jest neutralne dla VAT i nie wymaga udokumentowania fakturą zaliczkową.

Oznacza to, że otrzymanie zaliczki powinno być stwierdzone fakturą lub zostać zewidencjonowane za pomocą kasy rejestrującej tylko wówczas, gdy przepisy o VAT wyraźnie na to wskazują, precyzując datę powstania obowiązku podatkowego.

Zobacz serwisy:

VAT » Zaliczki i zadatki