• Pracownicy spółki z o.o. odbywają podróże służbowe własnymi samochodami. Czy zwrot poniesionych wydatków za przejazdy autostradami i opłat parkingowych jest dla nich przychodem, od którego należy naliczyć zaliczki na PIT oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne? Czy zwrot ten jest kosztem podatkowym pracodawcy?
– pyta czytelnik
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
Przepis ten wskazuje, że chodzi m.in. o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Nie wszystkie te świadczenia są obciążone podatkiem. Niektóre z nich są zwolnione na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o PIT. Pkt 16 lit. a tego przepisu wskazuje, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach, wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Firma musi zwrócić wydatki
Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
Zgodnie z kolei z § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) pracownikowi z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:
Pracownikowi przysługuje nie tylko kwota wynikająca z tzw. kilometrówki, ale również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę
• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Niezbędne dokumenty
Z § 8a ust. 3 rozporządzenia wynika, że rozliczenie kosztów podróży pracownika następuje na podstawie dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia za przejazd w trakcie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w kwocie wynikającej z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 nr 125, poz. 874 ze zm.).
Zwolnienie dla całości
Z przepisów prawa pracy wynika więc, że pracownikowi przysługuje nie tylko kwota wynikająca z tzw. kilometrówki, ale również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracodawca często jest zatem zobowiązany zwrócić pracownikom poniesione przez nich i udokumentowane opłaty za parkingi i przejazdy autostradami. Zwrot ten będzie zwolniony z PIT. Potwierdza to Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacjach z 6 maja 2011 (ILPB1/415-161/11-4/AP) i z 16 września 2010 (ILPB1/415720/ 10-2/ AO).
Od kwot tych nie pobiera się również składek ZUS. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Przepis ten mówi, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej – na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwrot wydatków za opłaty parkingowe i przejazdy autostradami w trakcie podróży służbowej jako należność pracownika z tytułu tej podróży nie jest zatem zaliczany do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i emerytalne. Nie pobiera się od niego również składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Wynika to z art. 81 ust. 1 z 27 sierpnia 2004 o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.). Zgodnie z nim do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Tylko w ramach limitu
Firmy muszą jednak pamiętać, że wydatki na opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami mogą być zaliczane do ich kosztów uzyskania przychodu tylko w ramach limitu wynikającego z tzw. kilometrówki. W ten sposób organy podatkowe rozumieją art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT.
Jak ustalić koszty
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Przebieg powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca (art. 16 ust. 5 ustawy o CIT i art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).
Co musi znaleźć się w ewidencji
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu zobowiązana jest osoba używająca pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie są kosztem uzyskania przychodów.
Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 1 sierpnia 2011 (IBPBI/2/423-431/11/PC).
Stwierdziła ona, że do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki poniesione w związku zarówno z uprawnieniem do posługiwania się (np. czynsz najmu), jak i z samym posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy), a więc również wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą i opłat za parkingi.
Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi są wydatkami z tytułu używania samochodu dla celów działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.
Sądy po stronie fiskusa
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 8 kwietnia 2011 (I SA/Po 913/10)
wskazał, że podatnik nie ma podstaw do zaliczenia opłat za przejazd płatną autostradą oraz opłat parkingowych do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, czyli tylko na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zdaniem sądu mają do nich zastosowanie ograniczenia wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT.
Opłaty za autostradę lub za parking nierozerwalnie wiążą się bowiem z używaniem samochodu. Mogą więc zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w ramach limitu wynikającego z tzw. kilometrówki.Takie same są wnioski z orzeczeń WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 (III SA/Wa 1502/09) oraz WSA w Poznaniu z 9 listopada 2010 (I SA/Po 626/10).
—kpt