Podróż służbowa prywatnym autem – rozliczenia PIT i CIT

• Pracownicy spółki z o.o. odbywają podróże służbowe własnymi samochodami. Czy zwrot poniesionych wydatków za przejazdy autostradami i opłat parkingowych jest dla nich przychodem, od którego należy naliczyć zaliczki na PIT oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne? Czy zwrot ten jest kosztem podatkowym pracodawcy?

– pyta czytelnik

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

Przepis ten wskazuje, że chodzi m.in. o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i  wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Nie wszystkie te świadczenia są obciążone podatkiem. Niektóre z nich są zwolnione na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o PIT. Pkt 16 lit. a tego przepisu wskazuje, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach, wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Firma musi zwrócić wydatki

Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zgodnie z kolei z § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) pracownikowi z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów:

Pracownikowi przysługuje nie tylko kwota wynikająca z tzw. kilometrówki, ale również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę

• przejazdów,

• noclegów,

• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do  uzasadnionych potrzeb.

Niezbędne dokumenty

Z § 8a ust. 3 rozporządzenia wynika, że rozliczenie kosztów podróży pracownika następuje na podstawie dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia za przejazd w trakcie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w kwocie wynikającej z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2007 nr 125, poz. 874 ze zm.).

Stawki określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Takie same zasady zawarte są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zwolnienie dla całości

Z przepisów prawa pracy wynika więc, że pracownikowi przysługuje nie tylko kwota wynikająca z tzw. kilometrówki, ale również zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracodawca często jest zatem zobowiązany zwrócić pracownikom poniesione przez nich i udokumentowane opłaty za parkingi i przejazdy autostradami. Zwrot ten będzie zwolniony z PIT. Potwierdza to Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacjach z 6 maja 2011 (ILPB1/415-161/11-4/AP) i z 16 września 2010 (ILPB1/415720/ 10-2/ AO).

Od kwot tych nie pobiera się również składek ZUS. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na  ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Przepis ten mówi, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej – na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwrot wydatków za opłaty parkingowe i przejazdy autostradami w trakcie podróży służbowej jako należność pracownika z tytułu tej podróży nie jest zatem zaliczany do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i emerytalne. Nie pobiera się od niego również składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Wynika to z art. 81 ust. 1 z 27 sierpnia 2004 o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.). Zgodnie z nim do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Tylko w ramach limitu

Firmy muszą jednak pamiętać, że wydatki na opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami mogą być zaliczane do ich kosztów uzyskania przychodu tylko w ramach limitu wynikającego z tzw. kilometrówki. W ten sposób organy podatkowe rozumieją art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT.

Jak ustalić koszty

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Przebieg powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca (art. 16 ust. 5 ustawy o CIT i art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).

Co musi znaleźć się w ewidencji

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu,

• opis trasy (skąd – dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,