Przez dotacje szefostwa można stracić podwyższone koszty

Owe ekstraprofity to podwyższone koszty uzyskania przychodu stosowane co miesiąc przy naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz uprawnienie do odliczenia w rozliczeniu rocznym pod pewnymi warunkami wyższych kosztów niż ryczałtowe potrącane co miesiąc.

Wyższe niż ryczałtowe o 25 proc.

Pracownikowi, który mieszka stale albo czasowo poza miejscowością siedziby zakładu i nie dostaje dodatku za rozłąkę, należą się zwiększone miesięczne koszty uzyskania przychodu (139,06 zł). Są one wyższe o 25 proc. od podstawowych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy 111,25 zł miesięcznie.

Rocznie podwyższone zryczałtowane koszty nie mogą przekroczyć:

- 1668,72 zł, jeśli zatrudniony pozostaje w jednym stosunku pracy,

- 2502,56 zł – w przynajmniej dwóch zatrudnieniach (art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o PIT).

Jednak art. 22 ust. 13 ustawy o PIT odbiera prawo do wyższych kosztów zatrudnionemu, któremu firma zwraca koszty dojazdu do pracy, z wyjątkiem refundacji doliczonej do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Przykład

W trakcie powodzi wojewoda skierował panią Elżbietę, pracownicę zakładu opieki zdrowotnej, do pracy przy zwalczaniu epidemii, do innego szpitala w danym województwie. Kobieta mieszka w innej miejscowości niż ta, gdzie leży ten szpital, i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Otrzymuje za to zwrot kosztów dojazdu do nowej pracy zgodnie z art. 47 ust. 11 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Taka refundacja jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. A skoro tak, to pani Elżbiecie nie należą się podwyższone miesięczne koszty uzyskania przychodów (139,06 zł).

Przykład

Spółka oddaje pracownikom co miesiąc wartość biletów nabytych na dojazd do pracy albo benzyny według ewidencji przebiegu pojazdu zużytej na ten cel.

Pan Antoni należy do podwładnych podróżujących do pracy własnym autem. Mieszka w innej miejscowości niż ta, gdzie znajduje się zakład pracy.

Refundację kosztów benzyny kupionej na potrzeby przejazdu do pracy firma dolicza co miesiąc do jego przychodów oraz pobiera od niej składki i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Pracodawca ma zatem prawo stosować do jego przychodów wyższe koszty podatkowe (139,06 zł). Potwierdził to dyrektor IS w Katowicach w indywidualnej interpretacji z 25 lutego 2009 (IBPBII/1/415-118/08/BJ).

Faktyczne opłaty tylko w rocznym PIT

Otrzymywane od zakładu refundacje wydatków na dotarcie do miejsca pracy pozbawiają pracownika również innego profitu – możliwości ujęcia w zeznaniu rocznym faktycznych kosztów poniesionych w tym celu na środki transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, gdy okazały się większe od zryczałtowanych kosztów.

Rzeczywiste koszty może w takim wypadku rozliczyć sam zatrudniony bądź pracodawca za niego w PIT-40 po łącznym spełnieniu warunków:

- wydatki dotyczą dojazdu do zakładu pracy lub zakładów pracy wskazanymi środkami transportu;

- pracownik poniósł je faktycznie w kwotach wyższych od  określonych ustawowo kosztów zryczałtowanych;

- udokumentował je wyłącznie imiennymi biletami okresowymi, czyli

– określającymi oznaczoną osobę przez jej imię i nazwisko,

– obejmującymi pewien okres (indywidualna interpretacja dyrektora IS w Poznaniu z 2 czerwca 2010, ILPB2/415-297/ 10-4/WS);

- zainteresowany nie uzyskuje zwrotu kosztów dojazdu do  pracy, z wyłączeniem refundacji podlegających opodatkowaniu.

Jeśli więc podwładny dostaje zwroty wydatków na dojazd do pracy w jakiejkolwiek formie, nie ma mowy o skorzystaniu z możliwości rozliczenia faktycznych kosztów w rocznym zeznaniu podatkowym.

Firma zwiększy własne wydatki

Dofinansowanie pracownikom kosztów dojazdu do pracy zakład może wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Wynika tak m.in. z indywidualnej interpretacji dyrektora IS w Katowicach z 20 kwietnia 2011 (IBPBI/2/423-135/ 11/MS).

Należą one do kategorii kosztów pracowniczych, które pośrednio wpływają na osiągnięcie przychodów przez zakład.

Dzięki ich poniesieniu zatrudnieni punktualnie stawiają się do pracy, co poprawia wydajność i efektywność wykonywanych zadań służbowych. To podstawa, a oprócz tego wydatek musi spełniać jeszcze ogólne warunki zaliczalności do kosztów uzyskania przychodu, czyli

- został poniesiony przez pracodawcę, tj. w ostatecznym rozrachunku pokrył je zakład z własnych zasobów majątkowych,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. pracodawca nie odzyskał w jakikolwiek sposób poniesionego wydatku,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie figuruje w grupie wydatków z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zobacz serwis:

Podatek dochodowy » Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Koszty uzyskania przychodu