Nie wszystkie domowe sprzęty są potrzebne w firmie

Z interpretacji wydawanych przez organy podatkowe wynika, że podatnik, który decyduje się przerobić część swojego mieszkania lub domu na firmowe biuro, może wydatki na jego wyposażenie ująć w kosztach uzyskania przychodów (bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne). Ale nie wszystkie. Rozliczeniu podlegają tylko takie wydatki, których związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości.

Oczywiście obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. I o ile podatnicy niemal w każdym przypadku taki związek widzą, o tyle fiskus często go nie dostrzega i na zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych się nie zgadza.

Regał i biurko bez problemu

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najważniejsze jest to, aby przy rozliczaniu wydatków nie przesadzić. Prowadzenie firmy w domu czy mieszkaniu to łatwa pokusa, aby w firmowych wydatkach ująć również takie, które nie służą prowadzonej działalności gospodarczej, tylko osobistym potrzebom domowników. Pewne jest, że takie rozliczenie organy podatkowe zakwestionują.

Co zatem wolno zaliczyć do kosztów? Nie ma wątpliwości, że wyposażenie mieszkania, w takie przedmioty, jak: szafy na dokumenty, biurko, krzesło, sprzęt komputerowy, drukarki, faksy, aparat telefoniczny, jest niezbędne przy prowadzeniu firmy. Łatwo będzie zatem wykazać ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podatnik powinien wspomniane rzeczy, gdy stanowią jego własność, są kompletne i zdatne do użytku a przewidywany okres używania na potrzeby firmy jest dłuższy niż rok, ująć w ewidencji środków trwałych i dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych. Przy  czym, jeśli jednostkowa wartość zakupionego sprzętu biurowego nie przekracza  3500 zł, może wydatek taki zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych (lub amortyzować, decyzję o tym podejmuje sam).

Potwierdzają to interpretacje izb skarbowych.

Koszt od razu lub poprzez odpisy

Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 2 lutego 2010 (ITPB1/415-838/09/PSZ)

rozpatrywała sprawę podatniczki, która na cele firmowe wyodrębniła jeden pokój w swoim mieszkaniu. Kupiła do niego sprzęty biurowe. Pytała, czy może te wydatki rozliczyć w kosztach.

Izba stwierdziła, że może odliczyć całość opłat za meble i sprzęt biurowy, jeśli wartość zakupionych urządzeń nie przekracza 3500 zł (razem z częściami składowymi i peryferyjnymi). Jeśli natomiast „składniki majątku spełniają przesłanki uznania ich za środki trwałe, wydatki na ich nabycie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu pośrednio, poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od ich wartości początkowej".

Podobnie wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 sierpnia 2010 (ILPB1/415-581/10-4/AG). Podatnik wyposażył lokal (który zamierza wynająć w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) w meble kuchenne, telewizor, szafę, komodę, stół z kompletem krzeseł, wersalkę, lodówkę, zlewozmywak, płytę Amica i lustro. Izba stwierdziła, że może „wydatki o wartości nieprzekraczającej jednostkowo kwoty 3500 zł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności w miesiącach ich poniesienia".

Do takich samych wniosków doszła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 22 maja 2009 (IPPB1/415-113/09-4/EC). Podatniczka planowała wynajęcie pokoju. Zamierzała przeznaczyć go na przygotowywanie się do świadczenia usług stomatologicznych (opracowywanie procesu i strategii leczenia pacjentów) oraz przechowywanie dokumentacji. W związku z tym pokój trzeba było wyposażyć w meble. Konieczny był również zakup telewizora LCD z funkcją dołączenia do DVD z głośnikami (na sprzęcie tym miały być odtwarzane filmy z instruktażem wykonywania odpowiednich zabiegów medycznych).

Izba stwierdziła, że wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym „w przypadku gdy wartość jednostkowa pojedynczego składnika wyposażenia (meble, telewizor, amplituner, głośniki) nie przekracza 3500 zł, wnioskodawczyni może wydatek na zakup takiego wyposażenia – na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, w miesiącu oddania ich do używania, chyba że podejmie decyzję o ich amortyzacji w sposób wskazany w art. 22f ust. 3 ww. ustawy".

Jeszcze warto zaznaczyć, że do środków trwałych można zaliczyć nie tylko nowy sprzęt biurowy, lecz także używany (np. biurko czy komputer, których wcześniej podatnik używał na cele osobiste).

Wcześniejsze używanie to nie przeszkoda

Jeśli jednak wprowadzamy do firmy środek trwały kupiony przed jej założeniem, musimy liczyć się z tym, że trzeba ustalić jego wartość. I to aktualną (uwzględniając oczywiście stopień zużycia) i dopiero od tej wartości naliczać odpisy amortyzacyjne. Nie jest to jednak konieczne, gdy mamy fakturę zakupu np. komputera. Wtedy możemy przyjąć pierwotną cenę (mimo że komputer stracił już na wartości). Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 czerwca 2009 (ITPB1/415-436/ 09/TK). Wprawdzie dotyczyła ona innego środka trwałego niż komputer, jednak można to odnieść również do pozostałych środków trwałych. Izba stwierdziła: „wartość początkową środka trwałego nabytego w  drodze kupna ustala się na podstawie ceny jego nabycia. (...) wartość początkową należy zatem ustalić w wysokości kwoty z faktury potwierdzającej zakup".

Gorzej z pralką i żelazkiem

Nie wszystkie jednak wydatki wolno zaliczyć do kosztów. To, że kupiliśmy ostatnio nowe żelazko, nie oznacza jeszcze, że możemy poniesione wydatki ująć w kosztach. Trudno bowiem uzasadnić związek tego wydatku z prowadzoną działalnością. Wyjaśnienia, że podatnik musi dobrze wyglądać i że żelazko będzie używane do prasowania rzeczy, w których będzie przyjmował kontrahentów, z pewnością nie przekonają urzędników.

Potwierdza to również orzecznictwo sądów administracyjnych.

Przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 14 października 2005 (I SA/Kr 261/03) orzekł, że „z samego faktu zarejestrowania działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym nie wynika możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu całości poniesionych wydatków na jego wyposażenie, w szczególności takich wydatków jak zakup chłodziarki, żelazka, pralki". Zdaniem sądu „to podatnik winien udowodnić związek poniesionych wydatków na wyposażenie lokalu mieszkalnego z uzyskiwanymi przychodami z działalności gospodarczej".

Również Naczelny Sąd Administracyjny przypomniał, że „o zaliczeniu wydatków do  kosztów uzyskania przychodów decydują dwie przesłanki: związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i wpływ kosztów na fakt osiągnięcia przychodów. Ciężar dowodu co do istnienia tego związku przyczynowego spoczywa (...) na podatniku, ponieważ to on z tego faktu wywodzi skutki prawne" (wyrok z 10 października  2006, II FSK  1224/05). NSA orzekł, że „podatnicy nie wykazali, jak słusznie twierdzą organy podatkowe, aby zakup takich urządzeń jak: frytkownica, grill, golarka, wieża Sony, żelazko, które znajdowały się w ich mieszkaniu prywatnym, miały służyć prowadzonej działalności gospodarczej. Charakter tego sprzętu i umiejscowienie wskazują na jego wykorzystywanie do osobistych celów przez podatników".

Jednak WSA w Krakowie we wspomnianym wcześniej wyroku zauważył, że „określenie udziału wykorzystania lokalu mieszkalnego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej nawet w niewielkim procencie, nie może jednak wykluczać (...) zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej części wyposażenia lokalu, co do którego organ podatkowy nie potrafi uzasadnić braku możliwości wykorzystania go w działalności gospodarczej. W uzasadnieniach swoich decyzji organ II instancji akcentował brak związku z przychodem zakupów sprzętu agd, pomijając w uzasadnieniu, dlaczego nie uznał takiego związku przy zakupach wyposażenia meblowego".

Przyporządkuj do właściwego źródła

Uwzględniając ponoszone wydatki w kosztach podatkowych, warto też pamiętać, jakie wydatki i od jakich przychodów odliczamy. Przekonał się o tym jeden z podatników. Prowadzi działalność w zakresie projektowania budowlanego i urbanistycznego oraz badania i analizy technicznej na terenie całego kraju. Kupił nieruchomość (lokal jednopokojowy z aneksem) z zamiarem wykonywania tam działalności i wynajmu tego lokalu. Wyposażył mieszkanie w meble, telewizor, lodówkę, a  wydatki na te urządzenia zaliczył do  kosztów uzyskania przychodu bieżącej działalności.

Fiskus stwierdził, że nie może ich w ten sposób rozliczyć. To dlatego że związane będą z najmem lokalu, nie z pozarolniczą działalnością gospodarczą. Tak samo orzekł WSA w Łodzi w wyroku z 9 marca 2010 (I SA/Łd  1060/09), do którego trafiła skarga podatnika. W uzasadnieniu wyroku czytamy, że „koszty uzyskania przychodu muszą wiązać się ze źródłem tego przychodu. Wynika to z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który to przepis stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo

Urzędnik może złożyć wizytę

Kwalifikując ponoszone wydatki do kosztów podatkowych, należy liczyć się z tym, że organy podatkowe mogą sprawdzić, czy sprzęty i urządzenia, które podatnik ujął w kosztach, rzeczywiście znajdują się w mieszkaniu lub domu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, i czy rzeczywiście wykorzystywane są na potrzeby firmy, a nie np. domowników. Efekty takiej kontroli mogą być brzemienne w skutki (fiskus zakwestionuje rozliczenia podatkowe). To z uwagi na treść art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT. Zgodnie z nim nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych do środków trwałych, w przypadku stwierdzenia, że:

- składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób,

- bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa (w tym wypadku poza mieszkaniem lub domem podatnika, w którym prowadzi firmę).

Czytaj też artykuły:

Zobacz więcej w serwisie:

Co można wrzucić w koszty

»

Firma w domu