Pracodawca musi jednak pamiętać o warunkach zastosowania zwolnienia.
Przede wszystkim zakup prezentu musi być sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który może utworzyć każdy pracodawca. Zasoby funduszu mają być przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej.
Definicję pojęcia „działalność socjalna" można znaleźć w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 2 tej ustawy, działalność ta oznacza m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.
Z funduszu firma może więc też ufundować pracownikom wielkanocne upominki. To, że realizuje w ten sposób działalność socjalną, powinno wynikać z regulaminu funduszu. Trzeba więc w nim zapisać, na jakie cele można przeznaczyć świadczenia i komu przysługują.
Nieopodatkowane będą również przekazane pracownikowi pieniądze, a także świadczenia z funduszy związków zawodowych. Trzeba jednak pamiętać o wspólnym dla wszystkich form wsparcia (zarówno rzeczowego, jak i pieniężnego) rocznym limicie 380 zł. Jeśli świadczenia przekroczą tę kwotę, pracodawca musi opodatkować nadwyżkę.
