Wydatki na zieleń wokół firmy mogą być kosztem

To dlatego  że wydatków tych nie traktuje jako reprezentacji.

W myśl art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT) i art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (i odpowiednio art. 16 ustawy o CIT).

Na liście wydatków, których podatnik nie może wrzucić do kosztów prowadzonej działalności, znalazły się m.in. koszty reprezentacji, w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Takiego charakteru nie mają jednak wydatki na zagospodarowanie terenu wokół firmy.

Reprezentacja to wystawność...

Ponieważ przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia „reprezentacja”, trzeba odwołać się do jego słownikowego znaczenia (na co zresztą zwracają uwagę również organy podatkowe). Według słownika języka polskiego reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy.

Zdaniem organów podatkowych reprezentacja – w odniesieniu do działalności gospodarczej – to działania  polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi przedsiębiorcami, które mają na celu kształtowanie i utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków.

O reprezentacji można zatem mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, a więc w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Według Izby Skarbowej w Poznaniu „właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji »obraz przedsiębiorcy» przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług.

Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług” (interpretacja z 13 lutego 2008, ILPB3/423-235/07-2/MC).

...i nadzwyczajna okazałość

Trudno w takich kategoriach traktować inwestycje w zielone otoczenie firmy. Choć i w tym wypadku – co pokazuje praktyka – można upatrywać takich cech jak wystawność.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podkreślają bowiem, że jeśli nakłady na zakup kwiatów czy wysadzenie krzewów – ze względu na swoją okazałość – odbiegają od zwyczajowo przyjętych w danej branży i okolicy (bo są np. bardziej ekskluzywne i wytworne), to takie działania mogą być potraktowane jako reprezentacja. Jeśli tak się stanie, to poniesione wydatki nie będą mogły zwiększyć kosztów podatkowych.

Zwróciła na to uwagę m.in. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 1 lutego 2008 (ITPB3/423-178/07/AM).

Spółka prowadziła inwestycję polegającą na budowie hali magazynowej i rozbudowie budynku handlowo-administracyjnego. W ramach inwestycji przewidziano również zagospodarowanie i uporządkowanie terenu wokół firmy (spółka wycięła kilka drzew, dokonała nowych nasadzeń, kupiła również krzewy, nasiona trawy, ziemię i nawozy).

Zdaniem izby wydatki na stworzenie terenów zielonych mogą zwiększyć koszty podatkowe, chyba że odbiegają od zwyczajowo przyjętych w danej okolicy, wtedy będą traktowane jako reprezentacja i nie uda się ich rozliczyć.

Podobnie było w sprawie, jaką zajmowała się Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja z 29 czerwca 2009, IPPB3/423-253/09-2/KK).

Ona również stwierdziła, że działania spółki nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której prowadzi ona działalność (spółka regularnie ponosi wydatki na zakup kwiatów doniczkowych i ciętych, kompozycji kwiatowych oraz bukietów służących do wystroju recepcji w należących do niej budynkach, a także wydatki związane z udekorowaniem budynków i aranżacją recepcji w sezonach świątecznych).

Ponoszone przez nią wydatki należy zatem potraktować jako koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo-skutkowy z przychodami oraz spełniają wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak czytamy w interpretacji:

„Gdyby ww. dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki spółki, na wystawne dekoracje, nie mogłyby zostać uznane przez spółkę za koszty uzyskania przychodów”.

Racjonalne wolno odliczyć

Z reguły jednak organy podatkowe nie traktują ponoszonych przez firmy wydatków jako reprezentacji i zgadzają się na zaliczenie ich do kosztów prowadzonej działalności. Tak było m.in. w sprawie, jaką zajmowała się Izba Skarbowa w Bydgoszczy.

Spółka pytała, czy wydatki na wystrój firmy i zagospodarowanie terenów zielonych można uznać za koszty uzyskania przychodu. Izba się na to zgodziła.

W interpretacji z 14 listopada 2007 (ITPB3/423-46/07/AT) stwierdziła: „wydatki poniesione na wystrój wnętrza (zakup kompozycji kwiatowych, kwiatów doniczkowych, kwiatów ciętych, usługi serwisu systemu nawadniania)  czy też na zagospodarowanie, odtworzenie i pielęgnację terenów zielonych wokół firmy (sadzenie kwiatów, krzewów, drzew, założenie trawnika oraz nawożenie, przycinanie, wykonanie prac pielęgnacyjnych), jeżeli mają na celu utrzymanie stanu technicznego i estetycznego budynku i terenu, jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami będą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Podobnie wynika również ze wspomnianej wcześniej interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2008. Zdaniem izby wydatki ponoszone na nabycie kwiatów i artykułów dekoracyjnych należy potraktować jako koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów podatkowych. Izba podkreśliła jednak, że wydatki te muszą być racjonalne i wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z przychodami.

Podobnie wynika z innej interpretacji tej samej izby skarbowej. Spółka pytała, czy mogą być kosztem podatkowym wydatki na zagospodarowanie terenu wokół firmowego budynku.

W piśmie z 11 października 2007 (ILPB3/423-27/07-2/HS) izba wyjaśniła, że wydatki na zakup i posadzenie kwiatów, krzewów, drzewek i założenie trawnika oraz na pielęgnację terenów zielonych wokół zakładu dotyczą bieżącej działalności spółki, jeżeli mają na celu utrzymanie stanu technicznego i estetycznego terenu.

Skoro tak, to „jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami będą stanowić koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia”. To samo powtórzyła w uzasadnieniu swojej interpretacji z 14 listopada 2007  Izba Skarbowa w Bydgoszczy (ITPB3/423-46/07/AT).

Jako ogólne koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa potraktowała takie wydatki również Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 25 września 2009 (ILPB3/423-496/09-2/KS).

Stwierdziła, że skoro celem wydatków ponoszonych na zakup kwiatów i ich pielęgnację jest dbanie o schludny i estetyczny wygląd pomieszczeń, w których przebywają kontrahenci przedsiębiorcy, to można zaliczyć je do kosztów podatkowych.

Do takich samych wniosków doszła w kolejnej interpretacji z 27 listopada 2009 (ILPB3/423-743/ 09-2/JG).

Skutki błędnej kwalifikacji poniesie przedsiębiorca

Organy podatkowe przypominają w wydawanych interpretacjach, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, ale też prawidłowym udokumentowaniem.