W myśl art. 23 ust. 1 pkt 56 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o PIT[/link] nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47c, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137.

Jeśli zatem koszty związane z przygotowaniem wniosku o dotację podatnik sfinansuje z własnych środków i nie będą one pokryte z dotacji, to nie znajdzie zastosowania wspomniany przepis. Będzie to oznaczało, że wydatki, jakie podatnik poniesie na sporządzenie wniosku o dotację, będą kosztem.

[ramka][b]Przykład[/b]

Janusz P. ubiegał się o dotację na zakup drukarki fleksograficznej na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wniosek sporządziła inna firma, która wystawiła za to fakturę.

Pan Janusz otrzymał od niej również faktury za obsługę w ramach rozliczenia projektu w trakcie realizacji inwestycji. Wydatki te Janusz P. pokrył ze środków własnych. Będzie je mógł zaliczyć do kosztów podatkowych prowadzonej działalności gospodarczej.

Potwierdza to interpretacja [b]Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 sierpnia 2010 r. (ITPB1/415-519/10/AK)[/b].

Izba stwierdziła, że wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej jako koszt związany z prowadzeniem tej działalności (jej funkcjonowaniem) bez względu na to, czy podatnik otrzyma dotację.[/ramka]

Koszty podatkowe dzielą się na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem. Pośrednie to wszystkie te koszty funkcjonowania działalności gospodarczej, których ponoszenie związane jest z prowadzeniem tej działalności. Koszty sporządzenia wniosku o dotację z Unii Europejskiej będą zatem należały do kosztów pośrednich.

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W myśl ust. 5 u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Natomiast koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c).

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

[ramka][b]Trzeba zadbać o dowody[/b]

Podatnik ma obowiązek właściwie udokumentować wydatki. Zdaniem fiskusa nie może się to sprowadzać wyłącznie do posiadania samej faktury, którą wydatek został stwierdzony.

To na podatniku spoczywa bowiem ciężar wykazania istnienia związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, że ich poniesienie ma (lub mogło mieć) wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Podatnik musi być w stanie to wykazać.[/ramka]