[b]– Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, świadczę usługi biurowe. Działalność mam zarejestrowaną w domu. Czy mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na ekspres ciśnieniowy do kawy, filiżanki i kawę?[/b] – pyta czytelniczka.
Prowadzenie działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania pozwala na zaliczenie części ponoszonych wydatków, np. opłat za media, do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma jednak przepisów, które by określały szczegółowe zasady rozliczenia takich wydatków.
Podatnicy muszą kierować się jedynie ogólną regułą określoną w art. 22 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o PIT[/link], zgodnie z którą do kosztów zalicza się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Innymi słowy przedsiębiorca musi zastanowić się, czy ponoszone wydatki są celowe i czy mają związek z prowadzoną działalnością, uwzględniając przy tym jej specyfikę.
[srodtytul]Ważne dobre uzasadnienie...[/srodtytul]
Choć przepisy nie zabraniają wprost ujęcia wydatków, o które pyta czytelniczka, w kosztach uzyskania przychodów, to jest wielce prawdopodobne, że ich zaliczenie do kosztów będzie budzić zastrzeżenia ze strony organów podatkowych.
Szczególnie przyglądają się one bowiem wydatkom, które z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą mieć niewiele wspólnego. Czytelniczka może być pewna, że w razie ewentualnej kontroli zostanie zapytana o uzasadnienie zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na zakup ekspresu czy kawy.
Warto pamiętać, że podatnik samodzielnie decyduje o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, i to na nim spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w razie wystąpienia sporu w tej kwestii.
[srodtytul]...i cel wydatku[/srodtytul]
Decydując się na ewentualne zaliczenie do kosztów omawianych wydatków, należy moim zdaniem zwrócić przede wszystkim uwagę na to, czy ekspres będzie wykorzystywany wyłącznie do celów działalności czytelniczki, czy będzie służył także zaspokajaniu jej prywatnych potrzeb. W pierwszym przypadku czytelniczka mogłaby zaliczyć do kosztów całość wydatków, tj. na zakup ekspresu, filiżanek i kawy, pamiętając oczywiście o odpowiednim umotywowaniu zasadności takiego postępowania.
Jeśli jednak ekspres byłby wykorzystywany także do celów prywatnych, wówczas koszt jego zakupu i filiżanek należałoby wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów, bo z całą pewnością zostałby zakwestionowany przez organy podatkowe w trakcie ewentualnej kontroli.
Jeśli chodzi o wydatki na kawę, można by je zaliczyć do kosztów podatkowych, ale jedynie w tej części, w której zostałaby zużyta na cele biznesowe (najlepiej byłoby kupować na cele prowadzonej działalności osobną paczkę kawy).
[srodtytul]Reprezentacja wyłączona z kosztów[/srodtytul]
Należy też w tym miejscu wspomnieć o treści art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych.
Chociaż trudno uznać, aby wydatek związany z poczęstowaniem kontrahenta kawą miał charakter reprezentacyjny, istnieje jednak ryzyko, że organy podatkowe mogłyby zakwestionować możliwość zaliczenia do kosztów omawianych wydatków właśnie na tej podstawie (zob. artykuł „[link=http://www.rp.pl/artykul/502249.html]Reprezentacja niekoniecznie musi wiązać się z luksusem[/link]” – przyp. red.).
[i]Autor jest doradcą podatkowym, właścicielem kancelarii doradztwa podatkowego TuboTax[/i]
