Nie każdy wydatek przedsiębiorca może wrzucić w koszty

Duża część sporów z organami podatkowymi dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Fiskus często kwestionuje niektóre rozliczenia, twierdząc, że podatnik nie miał prawa zaliczyć konkretnych wydatków do kosztów podatkowych.

Jakie zatem wydatki można uznać za koszty?

[srodtytul]Co mówią przepisy[/srodtytul]

Z ustaw podatkowych ([link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]o podatku dochodowym od osób fizycznych[/link] oraz [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]o podatku dochodowym od osób prawnych[/link]) wynika, że są nimi [b]koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów[/b] (z wyjątkiem dokładnie wyliczonych w przepisach).

Tyle sama definicja. Resztę weryfikuje praktyka, w tym bogate orzecznictwo sądów administracyjnych, a także interpretacje organów podatkowych.

Jak wynika np. z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 26 kwietnia 2010 r. (IPPB4/415-75/10-4/SP)[/b], kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z uzyskanymi przychodami.

„Z oceny związku z uzyskanym przychodem winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie mógł się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła” – czytamy w uzasadnieniu.

[srodtytul]Konieczna indywidualna ocena...[/srodtytul]

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeśli są one racjonalnie uzasadnione. Trzeba jednak pamiętać, że każdy wydatek, poza wskazanymi w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodem bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów i racjonalności działania dla określonego celu.

Jak orzekł [b]WSA w Rzeszowie w wyroku z 28 stycznia 2010 r. (I SA/Rz 852/09), warunkiem uznania określonego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest wykazanie przez podatnika, że był on celowy i potrzebny w prowadzonej działalności, tj. był racjonalny co do zasady i co do wysokości. [/b]

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Podobnie uważają organy podatkowe.

W interpretacji z 22 kwietnia 2010 r. (dotyczącej rozliczania wydatków związanych z eksploatacją motocykla) Izba Skarbowa w Warszawie zaznaczyła, że „do stwierdzenia, czy poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, istotne jest ustalenie, czy wydatki związane z eksploatacją motocykla są potrzebne w prowadzonej działalności i mają związek z tą działalnością, czy też wydatki te nie są związane z działalnością gospodarczą, a więc takie, które co do zasady mają charakter osobisty”.

[srodtytul]... i związek z przychodami[/srodtytul]

Czym zatem powinni się kierować przedsiębiorcy przy podejmowaniu decyzji?

[b]WSA w Gdańsku w wyroku z 19 stycznia 2010 r. (I SA/Gd 857/09)[/b] orzekł, że „kosztem uzyskania przychodów są według ustawy nie wszelkie wydatki związane z osiągnięciem przychodów z działalności gospodarczej, lecz jedynie te wydatki, które poniesione zostały w celu osiągnięcia określonego przychodu, a więc w sytuacji, gdy między wydatkiem a przychodem istnieje bezpośredni lub pośredni związek”.

To samo wynika z wyroku [b]WSA we Wrocławiu z 15 grudnia 2010 r. (I SA/Wr 1662/09):[/b]

„O tym, aby określony wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, musi zaistnieć pomiędzy tym wydatkiem a przychodem związek przyczynowo-skutkowy”.

[b]WSA w Kielcach w wyroku z 28 stycznia 2010 r. (I SA/Ke 403/09) stwierdził, że przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodem i racjonalnego działania dla osiągnięcia przychodu[/b].

„Nie można zatem w sposób abstrakcyjny, oderwany od materiału dowodowego, przyjąć, że usługi prawnicze, doradcze zawsze stanowić będą w prowadzonej działalności koszt podatkowy. (...) Podnieść należy, że koszty pomocy doradcy podatkowego trudno powiązać w każdym przypadku z jednym konkretnym zdarzeniem gospodarczym realizowanym przez podatnika, a zatem z konkretnym przychodem.

Dlatego w przypadku usług, których nie da się powiązać z przychodem bezpośrednio, kluczowe znaczenie dla oceny, czy zachodzi związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a powstaniem bądź zwiększeniem przychodu, ma właściwe udokumentowanie ich wykonania”.

[srodtytul]Zamiar nie zawsze łatwy do przewidzenia[/srodtytul]

Przy kwalifikowaniu wydatków do kosztów podatkowych istotny jest zatem zamiar podatnika. Ale – jak to podkreślił WSA w Rzeszowie we wspomnianym wcześniej wyroku – „zamiar ten jest jednak kategorią subiektywną, trudną do jednoznacznego zdefiniowania.

Mogą bowiem wystąpić sytuacje, że mimo uzasadnionych ekonomicznie działań nie dojdzie do powstania bądź zwiększenia przychodu”.

Każdy zatem przypadek trzeba oceniać odrębnie. Trafnie podsumował to [b]WSA w Kielcach w cytowanym już wyroku:[/b] „Okoliczności te winny być oceniane indywidualnie u każdego podatnika”.

Przedsiębiorcy rozliczający ponoszone wydatki w kosztach podatkowych powinni również pamiętać o obowiązku ich udokumentowania. Bez tego rozliczenia nie są możliwe.

[srodtytul]Potrzebne będą dokumenty[/srodtytul]

Jak podkreślił WSA w Kielcach: „Podatnik winien zachować należytą staranność, nie tylko w zakresie udokumentowania wydatków, ale także gromadzenia wszelkich dokumentów obrazujących wykonanie usług.

W interesie podatnika jest, by faktury dokumentujące wydatek znalazły materialny substrat, aby podatnik mógł wykazać związek z przychodem. Nie oznacza to, że usługi te muszą mieć formę dokumentu pisemnego, tj. opinii, konsultacji, wyjaśnień, mogą być w formie ustnej, ale dla [b]uznania wydatku za koszt podatkowy podatnik musi przedstawić dowody potwierdzające, że, i w jakim zakresie, usługi te były faktycznie świadczone. W przeciwnym wypadku organy podatkowe pozbawione są możliwości oceny przydatności tych wydatków dla osiągnięcia przychodu[/b].

Wydatki związane z doradztwem co do zasady mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jednakże podatnik powinien wykazać w sposób wiarygodny potwierdzenie jego wykonania i cel, jakiemu służyło”.

Podobnie orzekł WSA w Gdańsku w wyroku z 19 stycznia 2010 r.

Czytamy w nim: „Każdy podatnik, a w szczególności podatnik prowadzący działalność gospodarczą, obowiązany jest wykazać maksimum staranności, by dokonywane przez niego czynności, które mają odnieść skutek w prawie podatkowym (nie każdy bowiem wydatek podatnika może korzystać z przywileju zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodu), w sposób jednoznaczny dokumentowały lub udowadniały daną czynność i nie stwarzały żadnych wątpliwości”.