Przepisy o VAT, mimo licznych nowelizacji, wciąż wzbudzają kontrowersje, a sądy administracyjne i organy skarbowe wydają liczne, często sprzeczne ze sobą, rozstrzygnięcia w konkretnych sprawach.

Przedsiębiorcy muszą zaś, na tej niepewnej podstawie, podejmować decyzje dotyczące rozliczeń podatkowych, pamiętając o tym, że mogą one być weryfikowane przez fiskusa przez kilka następnych lat.

Trudności przy rozliczaniu VAT pojawiają się nie tylko na etapie ustalenia, czy dana czynność podlega opodatkowaniu lub określenia wysokości podatku (a więc np. ustalenia podstawy opodatkowania i stawki podatku). Często związane są z prawidłowym wypełnieniem obowiązków administracyjnych, których na gruncie obecnie obowiązujących przepisów nie brakuje.

[b]Najczęściej obowiązki te obejmują wystawienie faktury (lub też faktury wewnętrznej), uwzględnienie jej w ewidencji VAT oraz deklaracji podatkowej.[/b]

W niektórych sytuacjach konieczne będzie przygotowanie deklaracji Intrastat oraz informacji podsumowującej. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może pociągać za sobą konieczność prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych.

[srodtytul]Wystawianie faktur[/srodtytul]

Jednym z podstawowych obowiązków spoczywających na podatnikach jest udokumentowanie transakcji za pomocą faktury VAT. Wynika z niej, co do zasady, kwota podatku należnego z tytułu danej czynności opodatkowanej, która stanowi jednocześnie podatek naliczony dla nabywcy.

Faktura umożliwia zatem poprawne ujęcie danej transakcji zarówno po stronie jej wystawcy, jak i odbiorcy. Dodatkowo, z perspektywy nabywcy faktura VAT jest podstawowym dokumentem dającym prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT. Obowiązek taki powstanie wyłącznie w sytuacji, w której osoby takie zażądają wystawienia faktury.

Po spełnieniu odpowiednich warunków możliwe jest skorzystanie z opcji tzw. samofakturowania polegającej na przeniesieniu obowiązku wystawiania faktur dokumentujących transakcje ze sprzedawcy na nabywcę. Zastosowanie tego rozwiązania wymaga m.in. zawarcia odpowiedniej umowy pomiędzy stronami oraz powiadomienia właściwych organów podatkowych.

[srodtytul]Papierowe lub elektroniczne...[/srodtytul]

Przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w formie tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej.

Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy dokument przesłany w wersji elektronicznej może być uznany za fakturę w rozumieniu przepisów o VAT. Aby skorzystać z możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej należy spełnić kilka warunków.

W pierwszej kolejności podatnik VAT zamierzający wystawiać e-faktury musi uzyskać zgodę odbiorcy faktury na taki sposób przesyłania faktur. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Ponadto faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane podpisem elektronicznym (weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub poprzez wymianę danych elektronicznych (w tzw. systemie EDI).

[b]W praktyce organy podatkowe nie uznają za faktury VAT obrazów (np. skanów) dokumentów przesyłanych pocztą elektroniczną lub pobieranych bezpośrednio z serwerów dostawców,[/b] uznając, że nie stanowią one ani faktur tradycyjnych (papierowych) ani ważnych faktur elektronicznych. W konsekwencji często kwestionowane jest prawo nabywców do odliczenia podatku naliczonego z takich dokumentów.

[srodtytul]... a czasem wewnętrzne[/srodtytul]

W określonych sytuacjach podatnicy mają obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej. Dokumentuje ona m.in. podlegające opodatkowaniu czynności nieodpłatnego przekazania towarów oraz nieodpłatnego świadczenia usług, wewnątrz-wspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca oraz importu usług.

Podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w danym okresie rozliczeniowym. Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

[srodtytul]Paragony fiskalne[/srodtytul]

W pewnych przypadkach przedsiębiorcy zobowiązani są do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek ten spoczywa na podatnikach, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Sankcją za niedopełnienie tego obowiązku jest dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Kolejnym z obowiązków administracyjnych związanych z rozliczeniami VAT jest prowadzenie ewidencji, czyli rejestrów zakupu i sprzedaży.

[srodtytul]Odzwierciedlenie transakcji [/srodtytul]

Przepisy nie przewidują żadnego określonego wzoru ewidencji VAT. W przypadku podatników VAT czynnych, [b]ewidencja powinna jednakże gwarantować prawidłowe ustalenie wartości podatku przypadającego do zapłaty lub zwrotu, a także zawierać inne dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowych.[/b]

W przypadku świadczenia usług, których miejscem opodatkowania nie jest Polska (tj. które nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT), ewidencja powinna zawierać nazwę usługi, wartość usługi bez VAT oraz uwzględniać moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju.

[ramka][b]Konieczność wypełnienia i złożenia deklaracji[/b]

Obowiązkiem związanym z rozliczeniem VAT jest wypełnienie oraz złożenie (we właściwym dla podatnika organie podatkowym) odpowiedniej deklaracji podatkowej. Podstawowym terminem rozliczenia VAT jest termin miesięczny. Deklarację VAT podatnik powinien złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.

W tym też terminie powinna zostać dokonana zapłata podatku na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Wyjątkiem od zasady rozliczania VAT miesięcznie są rozliczenia kwartalne. Mogą korzystać z nich zarówno tzw. mali podatnicy, którzy wybrali kasową metodę rozliczeń, jak i wszyscy pozostali, pod warunkiem jednak uprzedniego pisemnego zawiadomienia o tym zamiarze naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Należy jednak pamiętać, że podatnicy rozliczający się kwartalnie – z wyjątkiem małych podatników – są zobowiązani do wpłacania zaliczek na podatek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału.

Podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych (WDT, WNT oraz świadczenia usług, których miejscem opodatkowania są inne kraje UE) są, co do zasady, zobowiązani do składania informacji podsumowujących. Informacje podsumowujące składa się za okresy miesięczne. W pewnych przypadkach podatnicy mogą składać informacje podsumowujące za okresy kwartalne.

Dodatkowo przedsiębiorcy dokonujący obrotu towarowego z podmiotami z innych państw UE są – po przekroczeniu odpowiednich progów obrotów – zobowiązani do dokonywania zgłoszeń Intrastat (składa się je we właściwej izbie celnej).

Ponadto niektóre sytuacje (jak np. import towarów czy wewnątrzwspólnotowe nabycie nowych środków transportu) mogą wymagać wypełnienia dodatkowych czynności związanych z właściwym rozliczeniem VAT.[/ramka]

[i]Autor jest partnerem w dziale doradztwa podatkowego BT&A

Autorka jest tam konsultantką[/i]