Zasadniczo wynagrodzenie pracownika obniża się o zryczałtowane koszty jego uzyskania. W 2009 r. wynosiły one, zgodnie z art. 22 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link]:
- gdy podatnik uzyskiwał przychody od jednego zakładu pracy – [b]111 zł 25 gr[/b] miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż [b]1335 zł[/b],
- jeśli pracownik miał przychody z kilku zakładów pracy – łącznie nie więcej niż 2002 zł 05 gr za rok podatkowy,
- gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (i zatrudniony nie otrzymywał dodatku za rozłąkę) – [b]139 zł 06 gr[/b] miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż [b]1668 zł 72 gr[/b],
- gdy pracownik miał przychody z kilku zakładów pracy, a miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (i zatrudniony nie otrzymywał dodatku za rozłąkę) – łącznie nie więcej niż 2502 zł 56 gr za rok podatkowy.
W identycznej wysokości koszty przysługują również w 2010 r.
Jak widać, koszty są limitowane zarówno w skali miesiąca, jak i roku. Nie jest jednak ważne, jak długo trwało zatrudnienie w danym miesiącu (pełny miesiąc czy tylko jego część) ani jaki był wymiar czasu pracy (pełny etat czy jego część).
[srodtytul]Wyższe wydatki trzeba udokumentować[/srodtytul]
Po to, żeby mieć prawo do zryczałtowanych kosztów, pracownik w żaden sposób nie musi udowadniać, jakie faktycznie poniósł wydatki na dojazd do pracy.
Gdyby jednak uznał, że dojazd do pracy kosztował go więcej, niż wynika to z kosztów zryczałtowanych, może odliczyć rzeczywiste wydatki na ten cel.
Zrobi to jednak dopiero w zeznaniu rocznym (nie w trakcie roku), a na dowód, że poniósł te wydatki, musi mieć imienne bilety okresowe. Wynika to jednoznacznie z art. 22 ust. 11 ustawy o PIT.
Pracownik nie odliczy podwyższonych kosztów zryczałtowanych ani kosztów w wysokości faktycznie poniesionej na zakup biletów, jeżeli zakład pracy zwracał mu koszty dojazdu do zakładu pracy, chyba że pracodawca doliczał zwrócone koszty do przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu.
Tak wynika z art. 22 ust. 13 ustawy o PIT.
Z żadnej z tych preferencji nie skorzystają zatem pracownicy objęci odrębnymi przepisami wynikającymi na przykład z prawa o ustroju sądów powszechnych czy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=69736E3E744E308F9EBA2FBB5564CE48?id=255114]ustawy o prokuraturze[/link].
W odniesieniu do nich bowiem zakład pracy ma obowiązek zwracać koszty dojazdu do pracy i zwrot ten jest zwolniony od podatku na mocy samej ustawy (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT).
[srodtytul]Kilka umów o pracę[/srodtytul]
Gdy pracownik jest zatrudniony przez kilku pracodawców, każdy z nich musi zastosować koszty uzyskania przychodu w wysokości wynikającej z ustawy o PIT.
Potwierdziła to [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 24 listopada 2008 r. (ILPB1/415-695/08-2/AK)[/b].
Izba zajmowała się sprawą podatnika zatrudnionego na część etatu u siedmiu pracodawców. Każdy z nich odliczał koszty uzyskania przychodu w zryczałtowanej miesięcznej wysokości.
Licząc się z tym, że suma potrąconych w ten sposób kosztów znacznie przekroczy roczny ich limit wynikający z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT, pracownik spytał izbę, czy może zwrócić się do poszczególnych pracodawców o niestosowanie kosztów uzyskania przychodu przy naliczaniu swojej płacy.
Izba odpowiedziała, że takiej możliwości nie ma.
„Koszty uzyskania przychodów z tytułu wynagrodzenia za pracę nie są stosowane na podstawie wniosku pracownika, lecz w oparciu o przepisy ustawy nakazujące tego rodzaju działania.
To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest w dwóch lub więcej zakładach pracy.
Zatem zwrócenie się na piśmie przez wnioskodawcę do poszczególnych pracodawców o niestosowanie kosztów uzyskania przychodów jest bezpodstawne” – wyjaśniła izba, wskazując nie tylko na art. 22 ust. 2 ustawy o PIT, ale i art. 32 ust. 2 tej ustawy.
Ten drugi przepis określa zasady poboru zaliczki na podatek dochodowy m.in. od przychodów ze stosunku pracy i nakazuje właśnie pracodawcy odliczyć koszty uzyskania przychodów.
Przy okazji warto pamiętać, że całkiem inaczej jest z kwotą, o którą zmniejsza się podatek (w 2009 r. 46,33 zł miesięcznie, 556,02 zł rocznie; tak samo w 2010 r.). Kwotę tę odliczamy tylko raz.
Dlatego zasadą jest, że pracodawca, jeszcze przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia, powinien dostać oświadczenie od pracownika, że właśnie on jest właściwy do zmniejszenia miesięcznej zaliczki na podatek o tę kwotę (PIT-2).
[srodtytul]Dwie umowy z jednym pracodawcą[/srodtytul]
Zasadę, że zryczałtowane koszty uzyskania przychodów dotyczą każdej z umów o pracę osobno, stosuje się również w sytuacji, gdy pracownik zawarł te umowy z własnym pracodawcą.
Wprawdzie w takiej sytuacji nie ponosi on podwójnych czy potrójnych kosztów dojazdu do pracy (a to właśnie ma zrekompensować mu możliwość odliczenia zryczałtowanych kosztów), ale pięć lat temu [b]Ministerstwo Finansów[/b] zajęło tu korzystne dla podatników stanowisko.
W [b]piśmie z 29 kwietnia 2005 r. (PB5/MC-033-50-736/05)[/b] stwierdziło, że „pracownikowi przysługują odrębne koszty uzyskania przychodów od przychodów z każdego stosunku pracy (stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy, pracy nakładczej), a co za tym idzie, prawdziwe jest twierdzenie, iż »w przypadku gdy pracownika łączą z jednym pracodawcą dwie umowy, przy obliczaniu zaliczki na podatek, zakład pracy jest zobowiązany uwzględnić koszty uzyskania od obydwu stosunków w pełnej wysokości, bez względu na przekroczenie limitu rocznego«”.
Identyczne stanowisko zajęły m.in.[b] Urząd Skarbowy w Nysie (interpretacja z 23 lutego 2007 r., PDB/415-28/AR/07), Urząd Skarbowy w Jaśle (interpretacja z 25 lipca 2006 r., PD-415/32/ 06), Urząd Skarbowy w Wejherowie (interpretacja z 20 lutego 2006 r., PB/OPD/415-59/05/ EC), Izba Skarbowa w Poznaniu (interpretacja z 30 czerwca 2005 r., BD-F/ 415-22/05/p).[/b]
[srodtytul]Pracownik koryguje[/srodtytul]
W każdej z tych sytuacji, gdy pracownik zawarł więcej niż jedną umowę o pracę, pracodawca wykazuje w informacji PIT-11 koszty uzyskania przychodu w zryczałtowanej wysokości odnoszącej się do każdej z umów z osobna.
Natomiast pracownik, wypełniając zeznanie roczne, musi uwzględnić koszty jedynie do wysokości wynikającej z rocznego limitu.
Rozliczając się zatem z podatku za 2009 r., odliczy nie więcej niż 2002,05 zł, a jeżeli mieszkał poza miejscowością położenia zakładu pracy, to nie więcej niż 2502,56 zł.
[srodtytul]Gdy wypłat było mniej[/srodtytul]
Może się też zdarzyć odwrotnie, w zeznaniu rocznym pracownik odliczy koszty w wysokości wynikającej z rocznego limitu, chociaż z formularza PIT-11 wynika kwota niższa. Z taką sytuacją mamy do czynienia wtedy, gdy w danym roku pracodawca nie wypłacił należnego wynagrodzenia za każdy przepracowany miesiąc.
Taki właśnie przypadek rozpatrzyła [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 29 stycznia 2009 r. (IPPB2/415-1533/ 08-2/MK).[/b]
Zakład pracy przesunął na później termin wypłaty i w efekcie pracownicy dostali w 2008 r. 11 wypłat, mimo że pracowali przez 12 miesięcy. W informacji PIT-11 pracodawca musiał wykazać faktycznie uwzględnione koszty uzyskania przychodów, a więc za 11 miesięcy.
„Pracownicy mają jednak prawo uwzględnić pełne koszty uzyskania przychodów, należne za wszystkie przepracowane miesiące, tj. w sytuacji opisanej we wniosku za 12 miesięcy, w zeznaniu podatkowym PIT-37 lub PIT-36 (art. 45 ust. 1 ww. ustawy).
Również w przypadku dokonania rocznego obliczenia podatku przez płatnika (PIT-40), na podstawie art. 37 ustawy – płatnik uwzględnia przysługujące koszty uzyskania przychodów za wszystkie miesiące, w których pracownik świadczył pracę.
Koszty uzyskania przychodów przysługują bowiem pracownikowi za 12 miesięcy, bez względu na regulamin wynagradzania w części dotyczącej systemu wypłaty wynagrodzeń, o ile tylko w tym okresie pracownik zgodnie z umową świadczył pracę na rzecz zakładu pracy” – wyjaśniła warszawska izba.
[srodtytul]Wypłata z opóźnieniem[/srodtytul]
[b]A co w sytuacji, gdy pracodawca przesunął wypłatę na następny miesiąc, lecz jeszcze w tym samym roku podatkowym?[/b]
W świetle wspomnianego już art. 32 ust. 2 ustawy o PIT szef, wypłacając pensję w podwójnej wysokości, nie mógł uwzględnić podwójnych kosztów uzyskania przychodu.
Zgodnie z tym przepisem koszty uzyskania przychodów mogły być bowiem uwzględnione przez płatnika jedynie w miesiącu, w którym pracownik uzyskuje przychody ze stosunku pracy, a ich wysokość nie może przekroczyć kwoty określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3.
[wyimek]Gdy pracownik jest zatrudniony przez kilku pracodawców, każdy z nich musi zastosować koszty uzyskania przychodu w wysokości wynikającej z ustawy o PIT[/wyimek]
W tym wypadku pracownik uzyskuje przychód w miesiącu, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone lub postawione do jego dyspozycji. Nawet jeśli zatrudniony dostał w miesiącu kilka zaległych wypłat na raz, pracodawca mógł uwzględnić koszty uzyskania przychodu tylko w wysokości wynikającej z art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o PIT.
Nie zmieni się natomiast to, że w zeznaniu rocznym za 2009 r. pracownik uwzględni koszty za każdy przepracowany miesiąc, a więc w rocznej wysokości nieprzekraczającej 2002 zł 05 gr (lub 2502 zł 56 gr, gdy pracownik miał przychody z kilku zakładów pracy).
[srodtytul]Bez przychodu z pracy[/srodtytul]
Gdy w danym miesiącu pracownik nie osiągał przychodu z pracy, pracodawca nie mógł odliczyć kosztów uzyskania przychodu. Tak będzie na przykład w sytuacji, gdy pracownik przez cały miesiąc otrzymywał zasiłek chorobowy.
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o PIT zasiłki z ubezpieczenia społecznego są przychodem z innych źródeł.
Natomiast zryczałtowane koszty, o których mowa w art. 22 ust. 2, mogą pomniejszać tylko przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Nie można ich odjąć od przychodu z innych źródeł.
Czy zatem koszty za ten miesiąc pozostaną nierozliczone także w zeznaniu rocznym? Tak, jeśli pracownik nie osiągnął w tym miesiącu żadnego przychodu z pracy.
Potwierdza to [b]interpretacja Urzędu Skarbowego w Sopocie z 9 lutego 2007 r. (PDDW/415-32/06). [/b]
Wprawdzie odnosząc się do podobnej sytuacji urząd stwierdził, że koszty uzyskania przychodu będą mogły być odliczone w rozliczeniu rocznym w pełnej wysokości, ale – jak zaznaczył w interpretacji – tylko za miesiąc, w którym wystąpił przychód ze stosunku pracy (w tym wypadku mimo choroby pracownik otrzymał przychód z pracy w postaci opłacanej przez pracodawcę miesięcznej składki na ubezpieczenie na życie; świadczenie to było dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, do którego mają zastosowanie zryczałtowane koszty uzyskania przychodów).