Jeżeli chodzi o wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika na cele pracodawcy w podróży służbowej, to należy wziąć pod uwagę przepis mówiący, że z podatku dochodowego zwolniona jest dieta i inne należności z podróży służbowej, jednak tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej

[ramka][b]Gdzie jest uregulowany zwrot kosztów służbowych wyjazdów[/b]

Zasady ustalania należności z tytułu krajowych podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej regulują przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju[/link].

Natomiast art. 775 § 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link] daje pozostałym pracodawcom działającym w sferze pozabudżetowej możliwość dowolnego ustalania należności z tytułu podróży służbowych pracowników.

Tylko w razie braku uregulowania przez pracodawcę kwestii zwrotu należności z tytułu podróży służbowej pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej.[/ramka]

„Gdzie jest uregulowany zwrot kosztów służbowych wyjazdów”. Nadwyżka powinna być opodatkowana według stawki podatkowej właściwej dla dochodów pracownika osiągniętych ze stosunku pracy (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT).

[srodtytul]Zwolnienie w jazdach lokalnych...[/srodtytul]

Z kolei do zwrotu kosztów używania pojazdów na potrzeby zakładu pracy w jazdach lokalnych odnosi się treść art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT.

Z przepisu tego wynika, że wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych, ale tylko jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (dotyczy to np. leśników, pracowników poczty czy samorządowych pracowników socjalnych).

Przy czym zwolnienie przysługuje jedynie do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, musi być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

[srodtytul]...ale nie dla wszystkich[/srodtytul]

Oznacza to de facto, że wypłacane przez większość pracodawców (którzy nie mają takiego ustawowego obowiązku) kwoty tytułem zwrotu kosztów używania samochodów w jazdach lokalnych powinny być doliczone do przychodu pracownika i opodatkowane.

Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 3 grudnia 2008 r. (ITPB1/415-496/08/AK): [/b]

„nie korzystają ze zwolnienia od opodatkowania wypłacone przez pracodawcę kwoty zwrotu kosztów używania samochodów osobowych przez pracowników – w sytuacji gdy zwrot dotyczy kosztów wyjazdów, które nie stanowią podróży służbowej.

Natomiast należności otrzymywane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla celów podróży służbowej korzystają ze zwolnienia na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

[srodtytul]W podróży bez podatku[/srodtytul]

Jak wcześniej wskazałam, organy podatkowe zajmują rozbieżne stanowiska co do obowiązku rozliczania opłat parkingowych w ramach kilometrówki, czyli mają wątpliwości, czy są to koszty używania samochodu/koszty przejazdu w podróży służbowej.

Przypomnę jednak, że akurat w zakresie podróży służbowych zwolnieniem z podatku dochodowego objęty jest również zwrot pracownikowi „innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”.

Przepisy nie określają ich charakteru ani dopuszczalnej wysokości, decyzja w tym zakresie leży po stronie pracodawcy, ale oczywiście nie może być wątpliwości, że są one związane z delegacją i prawidłowo udokumentowane.

Stawiam tezę, że zwrot opłaty za parking jest zwrotem owych innych udokumentowanych wydatków, a nie zwrotem kosztów przejazdu, którego zryczałtowaną wartość oblicza się za pomocą stawek za kilometr przebiegu.

Uważam zatem, że jeżeli zwracana opłata jest związana z podróżą służbową, to korzysta ze zwolnienia od PIT.

Stwierdziła tak również [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 maja 2009 r. (IBPBII/2/415-201/09/JT):[/b]

„Wnioskodawca zwraca więc poniesione już przez pracowników kwoty kosztów, poniesionych przez nich w związku z delegacją i podróżą służbową. Zatem przysporzenie majątku pracownika z tytułu tych wypłat nie występuje, jeżeli wydatek poniesiony przez pracownika miał związek z wykonywaną delegacją i podróżą służbową i jest prawidłowo udokumentowany.

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że kwota zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową (właściwie udokumentowanych), poniesionych na opłaty za korzystanie z parkingu strzeżonego oraz za przejazd płatnymi autostradami podlega zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zatem spółka nie ma obowiązku pobierania od pracowników zaliczek na podatek dochodowy z tytułu tych wypłat”.

Podobne stanowisko izba zajęła też w [b]interpretacji z 19 grudnia 2008 r.(IBPB2/415-1602/08/BD)[/b].

[srodtytul]Garażowanie pod domem[/srodtytul]

Dużo większe problemy są z opłatami parkingowymi ponoszonymi przez pracownika w „jazdach lokalnych”. Wyodrębniłabym tu dwie sytuacje:

- gdy opłata za parkowanie wiąże się z codziennym „garażowaniem” samochodu pracownika (np. na parkingu strzeżonym w okolicach jego miejsca zamieszkania),

- gdy pracownik pojechał załatwić konkretną sprawę zleconą przez pracodawcę i to w związku z nią pojawiły się udokumentowane koszty parkingu.

W pierwszym przypadku wydaje się, że zwrócone pracownikowi z tego tytułu kwoty pracodawca powinien doliczyć do przychodów pracownika i pobrać od nich zaliczkę na PIT oraz w konsekwencji uwzględnić ten przychód przy rozliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne (jeżeli jednak uznamy, że należy je uwzględniać w ramach kilometrówki, to będą dla niektórych pracowników do wysokości tego limitu wolne od podatku i nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla wszystkich).

[srodtytul]Nie ma korzyści, nie ma przychodu[/srodtytul]

Inaczej natomiast powinny być, moim zdaniem, potraktowane sytuacje incydentalne, gdy opłaty za parking wiążą się z wykonywaniem konkretnego zadania dla pracodawcy i zarówno pracodawca, jak i pracownik są w stanie to udowodnić.

Wtedy bowiem należy sobie postawić pytanie o zasadność uznawania za przychód pracownika zwracanych mu przez pracodawcę wydatków, które są ponoszone w interesie pracodawcy, w związku z wykonywaniem pracy.

Faktycznie bowiem jest to wydatek ponoszony przez pracownika niejako za pracodawcę, a w takim wypadku nie powinien on obciążać podatkowo pracownika.

Nie można bowiem uznawać kategorycznie, że w każdym przypadku otrzymywania przez pracownika środków pieniężnych od pracodawcy automatycznie mamy do czynienia z powstaniem przychodu podatkowego; ttrzeba zawsze rozważyć, jaka jest podstawa wypłaty tych środków i czy stanowią one przysporzenie dla pracownika (zwłaszcza jeżeli przepisy podatkowe nie mówią wprost, że mamy do czynienia z przychodem).

Jeżeli pracownik, realizując zadanie zlecone przez pracodawcę, ponosi w związku z nim określone wydatki, pokrywane z własnej kieszeni (zmniejsza swój majątek), a następnie pracodawca mu je zwraca, to trudno zaakceptować stwierdzenie, że dochodzi w związku z tym zwrotem do przysporzenia majątkowego (wyrównany jest tylko uszczerbek w majątku pracownika, poniesiony „dla korzyści” pracodawcy).

Pracownik, realizując zadania zlecone przez pracodawcę, raczej nie osiąga żadnych osobistych korzyści, z którymi wiążą się jakieś koszty obciążające co do zasady pracownika, a które pracodawca bez uzasadnionego powodu zdecydował się mu zrefundować.

[ramka][b]Bez składek ZUS[/b]

Od wypłacanych pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej, także odbywanej samochodem osobowym, nie potrąca się składek na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe[/link].

Takie zwolnienie od składek ZUS dotyczy jednak wypłaconej kwoty nieprzekraczającej „urzędowych” limitów.

Także zwrotu kosztów używania samochodów w jazdach lokalnych nie uznajemy za podstawę wymiaru składek ZUS. Kwotą „wolną” jest kwota przyznanego ryczałtu pieniężnego lub kwota nieprzekraczająca „urzędowego” limitu.

Co istotne, w zakresie składek ZUS nie ma warunku, że obowiązek zwrotu kosztów w jazdach lokalnych ma wyraźnie wynikać z przepisów ustaw. [/ramka]

[ramka][b]Komentarz:[/b]

Uważam, że co do zasady opłaty parkingowe ponoszone w związku z używaniem samochodu pracownika na cele pracodawcy nie powinny być ujmowane w tzw. kosztach używania samochodów.

W konsekwencji – nawet jeżeli nie mieszczą się one w tzw. limicie kilometrówki, a można wykazać, że zostały poniesione przy realizacji konkretnego zadania przez pracownika, czy to w podróży służbowej, czy jeździe miejscowej – są kosztami uzyskania przychodów w razie ich zwrotu przez pracodawcę pracownikowi (jako inne wydatki związane w podróżą służbową lub inne wydatki pośrednio związane z przychodami z działalności gospodarczej).

Natomiast z punktu widzenia pracowników, jeżeli opłata parkingowa wiąże się z podróżą służbową, to w świetle ustawy o PIT mamy do czynienia z przychodem zwolnionym z podatku dochodowego.

Gdy chodzi o opłaty parkingowe ponoszone przy wykonywaniu zadań zleconych przez pracodawcę na miejscu, to jeśli możliwe jest wykazanie związku konkretnej opłaty poniesionej przez pracownika z realizacją celów służbowych, a jej wysokość jest udokumentowana, jej zwrot nie powinien być w ogóle oceniany w kontekście przychodu pracownika.

Jeżeli nie da się wykazać związku zwracanych pracownikowi opłat parkingowych/postojowych z realizowaniem konkretnych zadań zleconych przez pracodawcę, to opowiedziałabym się za uznawaniem ich za przychody pracownika, bo de facto nie jest możliwe udowodnienie, na ile lub w jakim zakresie codzienne utrzymywanie samochodu związane jest z jego używaniem w celach służbowych, wyłącznie w interesie pracodawcy.[/ramka]

[i]Autorka jest doradcą podatkowym, wspólnikiem w Spółce Doradztwa Podatkowego „Manugiewicz, Trzaska i Wspólnicy”[/i]

[ramka][b]Czytaj też [link=http://www.rp.pl/artykul/159928,441550_Pracownik_parkuje__pracodawca_placi__ale_nie_zawsze_ma_koszt.html]"Pracownik parkuje, pracodawca płaci, ale nie zawsze ma koszt"[/link] [/b][/ramka]