Podstawowym dokumentem, jaki po zakończeniu danego roku podatkowego przygotowują pracodawcy w związku z rozliczeniami swoich pracowników, jest informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, czyli PIT-11.

Zgodnie z przepisami [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PI[/link]T termin na przygotowanie i przekazanie tej informacji urzędowi skarbowemu oraz pracownikowi upływa z końcem lutego. Ze względu na to, że koniec lutego przypada w tym roku w niedzielę, a więc dzień wolny, termin na przygotowanie PIT-11 za 2009 r. mija 1 marca 2010 r.

[srodtytul]Dla rozliczających się samodzielnie [/srodtytul]

Informację PIT-11 pracodawca jest zobowiązany sporządzić dla wszystkich tych pracowników, którym nie dokonuje rocznego obliczenia podatku. Pracownicy zainteresowani przygotowaniem zeznania rocznego przez pracodawcę mieli czas na złożenie przed 10 stycznia 2010 r. wniosku PIT-12. Jeśli pracodawca takiego wniosku nie otrzymał, oznacza to, że jest zobowiązany do sporządzenia PIT-11.

PIT-11 powinien być przygotowany dla wszystkich osób, którym zakład pracy wypłacał jakiekolwiek wynagrodzenia lub świadczenia. Obowiązek wystawienia PIT-11 będzie obejmował zatem także osoby, które przebywając na urlopach macierzyńskich, wychowawczych lub bezpłatnych otrzymywały od zakładu pracy świadczenia podlegające opodatkowaniu.

Pracodawca powinien pamiętać, że w razie przejęcia pracowników innego zakładu pracy na podstawie art. 231 kodeksu pracy obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 za cały rok podatkowy spoczywa właśnie na zakładzie przejmującym (zob.[b] interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 października 2008 r., ILPB1/415-588/08/AK[/b]).

[srodtytul]Wystarczy raz [/srodtytul]

Informacja musi być przygotowana również dla osób, które zakończyły stosunek pracy w 2009 r., a więc dla byłych pracowników. Chyba że osoba, której stosunek pracy ustał w 2009 r., złożyła wniosek o wystawienie PIT-11 w trakcie roku.

Wówczas formularz powinien być przygotowany w ciągu 14 dni od złożenia wniosku. W takiej sytuacji nie ma obowiązku ponownego przygotowywania PIT-11 (do końca lutego 2010 r.). Jeśli jednak po wystawieniu informacji PIT-11 pracodawca dokonywał jeszcze dodatkowych wypłat na rzecz byłego pracownika, powinien ją skorygować i ponownie przesłać pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu. Korekta powinna być sporządzona niezwłocznie.

[srodtytul]Sprawdź miejsce zamieszkania [/srodtytul]

W związku z obowiązkiem przekazania informacji PIT-11 do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika wskazane jest potwierdzenie z pracownikami posiadanych przez pracodawcę adresów i właściwego urzędu skarbowego.

Należy pamiętać, że jeśli zatrudniony nie jest polskim rezydentem podatkowym, właściwość urzędu skarbowego ustala się odmiennie, aniżeli w odniesieniu do pracowników lokalnych. PIT-11 trzeba wysłać do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

[srodtytul]Nie tylko pensja [/srodtytul]

W PIT-11 należy uwzględnić należności ze stosunku pracy, stosunku służbowego spółdzielczego i z pracy nakładczej, a także zasiłki z ubezpieczenia społecznego, jeśli były wypłacane przez zakład pracy.

Wpisujemy tam także przychody wypłacane pracownikowi z innych tytułów niż stosunek pracy. Jeśli zatem pracodawca zawarł z pracownikiem w trakcie 2009 r. umowę-zlecenie lub umowę o dzieło, przychody z tego tytułu wraz z pobranymi zaliczkami i składkami na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne powinny być wykazane w tym samym PIT-11, w którym wykazywane są przychody ze stosunku pracy.

Podobnie będzie wtedy, gdy dana osoba oprócz stosunku pracy otrzymuje wynagrodzenie z kontraktu menedżerskiego lub z tytułu zasiadania w zarządzie lub radzie nadzorczej u pracodawcy.

PIT-11 powinien zatem obejmować wszystkie przychody uzyskane u płatnika w trakcie 2009 r., choćby były one wypłacane z różnych źródeł.

[srodtytul]Jakie koszty uwzględnić w PIT-11[/srodtytul]

Pracodawca ma obowiązek wykazać w informacji PIT-11 kwoty kosztów uzyskania przychodów, które zostały faktycznie uwzględnione na etapie naliczania zaliczek na podatek. Rodzaj uwzględnionych w trakcie roku kosztów należy wskazać w części D informacji PIT-11, a ich kwotę w części E (poz. 37).

Jeżeli pracownik świadcząc pracę przez pełne 12 miesięcy otrzymał mniej wypłat (ze względu na spóźnienia ze strony pracodawcy czy też zmianę terminów płatności wynagrodzenia), w PIT-11 wykazujemy koszty tylko za miesiące, w których uzyskał przychód. Natomiast koszty za cały rok pracownik będzie mógł uwzględnić w swoim zeznaniu rocznym.

Jeżeli pracownik w trakcie roku złożył oświadczenie, że jego stałe lub czasowe miejsce zamieszkania mieści się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, co przełożyło się na potrącanie przez pracodawcę wyższych kosztów w kolejnych miesiącach, w informacji PIT-11 należy wykazać koszty faktycznie potrącone, a więc zarówno w kwocie podstawowej, jak i podwyższonej, stosowanej od miesiąca następującego po złożeniu oświadczenia.

[srodtytul]Kiedy przysługuje 50 proc.[/srodtytul]

W sytuacji gdy do wynagrodzenia pracownika stosowano 50-proc. koszty uzyskania przychodu z tytułu przeniesienia praw autorskich (art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT), pracodawca jest zobowiązany wykazać kwotę tych kosztów odrębnie, w poz. 42 części E formularza PIT-11.

Zastosowanie 50-proc. kosztów uzyskania przychodu wiąże się jednocześnie z koniecznością odrębnego wykazania kwoty przychodów, objętych tymi kosztami (poz. 41 części E informacji).

Podział na pracę twórczą i wykonywanie obowiązków pracowniczych musi wynikać z umowy o pracę, ustawa o PIT nie przewiduje możliwości szacunkowego ustalania tych wartości (tak np. [b]wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 czerwca 2002 r., I SA/Łd 1991/00)[/b]. Warto też pamiętać, że jeśli 50-proc. koszty nie były stosowane w trakcie roku, pracodawca nie może ustalić ich wartości dopiero na etapie sporządzania PIT-11.

[srodtytul]Odliczamy składkę [/srodtytul]

W poz. 76 – 79 części E informacji PIT-11 pracodawca wpisuje odpowiednio odliczone od dochodu składki na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotne, o które wcześniej obniżył zaliczki na podatek.

Pracodawca powinien ująć w PIT-11 także składki zapłacone do zagranicznego systemu ubezpieczeń społecznych (poz. 77). Jednakże podjęcie decyzji o wpisaniu kwoty takich składek powinno być poprzedzone ustaleniem, czy mogą one być odliczone od podstawy opodatkowania.

Przypomnijmy, że odliczyć można wyłącznie składki zapłacone ze środków podatnika na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne w kraju UE, EOG lub Szwajcarii, o ile:

- podstawą ich naliczenia nie był dochód zwolniony z opodatkowania w Polsce na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania,

- składki te nie zostały odliczone od dochodu lub podatku w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii,

- istnieje podstawa prawna w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania do wymiany informacji między organami podatkowymi Polski i kraju, w którym składki zostały zapłacone.

W większości przypadków może się zatem okazać, że powyższe warunki nie są spełnione i pracodawcy nie przysługuje prawo do wpisania w PIT-11 zagranicznych składek.

Jeśli chodzi o składki na ubezpieczenie zdrowotne, w formularzu PIT-11 należy wykazać je w kwocie nie wyższej niż 7,75 proc. podstawy wymiaru. W odniesieniu do składek wpłaconych do zagranicznego systemu ubezpieczeniowego znajdą zastosowanie regulacje przedstawione wyżej, dotyczące składek na ubezpieczenie społeczne.

[b]Uwaga![/b] W kwocie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne nie powinny znaleźć się te, których podstawą wymiaru był dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o PIT lub od którego na podstawie ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

[srodtytul]Dochody z pomocy zagranicznej[/srodtytul]

Odrębnie trzeba wykazać w PIT-11 wypłacone przez pracodawcę wynagrodzenia ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej, korzystające ze zwolnienia podatkowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Zwolnienie to odnosi się do przychodów, jeżeli:

a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra lub agencje rządowe, w tym również w przypadkach gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz

b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca – bez względu na rodzaj umowy – wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem.

[ramka][b]Elektronicznie tylko z e-podpisem[/b]

PIT-11 można również sporządzić i złożyć w formie elektronicznej. Co prawda rozporządzenie ministra finansów z 29 grudnia 2009 r. umożliwiło składanie niektórych deklaracji (PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39) bez podpisu elektronicznego, jednakże przy wysyłaniu drogą elektroniczną informacji PIT-11 pozostał ten obowiązek.

Oczywiście PIT-11 można wysłać także drogą tradycyjną, np. za pośrednictwem poczty.[/ramka]

[b]Pieniądze z funduszu są zwolnione[/b]

Firmy muszą pamiętać, że od 22 sierpnia 2009 r. zwolnione z PIT są także świadczenia pieniężne wypłacane pracownikom ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

Zmianę wprowadzono z mocą od 1 stycznia 2009 r. Kwota zwolnienia wynosi 380 zł rocznie i odnosi się łącznie do świadczeń pieniężnych i rzeczowych. Jeśli zatem u danego pracodawcy przed 22 sierpnia 2009 r. wypłacono pracownikowi świadczenie, od którego pobrano podatek, a później okazało się, że jest zwolnione, pracodawca musi uwzględnić to przy sporządzaniu informacji PIT-11.

W kwocie przychodów wykazywanych w informacji nie uwzględnia się bowiem zwolnionych z PIT. Pracodawca powinien zatem sprawdzić, jakie świadczenia z funduszu były przekazane pracownikom w ubiegłym roku.

Wartość wypłaconej i uprzednio opodatkowanej kwoty, która została zwolniona z PIT, powinna być wyłączona z kwoty przychodów wykazanych w informacji. Jeśli kwota wypłaconego pracownikowi świadczenia przekracza ustawowy limit (380 zł), płatnik wykazuje w informacji PIT-11 – jako przychód podlegający opodatkowaniu – jedynie nadwyżkę.

Korekta nie dotyczy jednak potrąconych i odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczek na podatek. Zaliczki powinny być wykazane w kwocie faktycznie zapłaconej, a powstała z tego tytułu nadpłata będzie rozliczona przez pracownika w zeznaniu rocznym.

[ramka][b]Przykład[/b]

W maju 2009 r. pracodawca wypłacił pracownikowi 500 zł ze środków zfśs jako dodatek do wczasów pod gruszą. Dodatek został opodatkowany. W związku ze zmianą przepisów pracodawca, po zakończeniu roku, sporządzając informację PIT-11 dla tego pracownika, wykaże w niej jedynie kwotę przychodu podlegającego opodatkowaniu w wysokości 120 zł (jako nadwyżkę ponad kwotę przysługującego zwolnienia), dochód w tej samej kwocie oraz pobraną zaliczkę w kwocie 90 zł (zaliczka liczona od całkowitej kwoty świadczenia).

Korekta PIT-11 będzie konieczna także wtedy, gdy pracodawca wystawił byłemu pracownikowi informację PIT-11 w trakcie 2009 r., a w wykazanych przychodach mieściła się wartość świadczenia, które zostało opodatkowane przed 22 sierpnia, a po tej dacie korzystałoby ze zwolnienia. [/ramka]

[i]Anna Misiak jest doradcą podatkowym

Joanna Aleksiejczuk jest konsultantką

Kamil Jastrzębski jest starszym asystentem w firmie doradczej MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy[/i]