Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika

– w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia jego ewidencji.

Art. 23 ust. 3b ustawy o PIT stanowi jednak, że ograniczenie to nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego (takiej, która spełnia warunki odkreślone w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT).

[srodtytul]Ograniczenia dotyczące pracowników[/srodtytul]

Ewidencja przebiegu jest istotna także w sytuacji, gdy pracownicy używają swoich samochodów do celów służbowych. W myśl art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT nie zalicza się do kosztów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za kilometr przebiegu pojazdu,

- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za kilometr przebiegu pojazdu

– określonych w odrębnych przepisach.

[srodtytul]Kto musi prowadzić[/srodtytul]

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Do jej prowadzenia zobowiązana jest osoba używająca pojazdu.

W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby firmy nie mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

[srodtytul]Gdy wspólnik jeździ swoim autem[/srodtytul]

Często się zdarza, że wspólnicy spółek osobowych używają prywatnych samochodów do celów służbowych.

W [b]interpretacji z 9 marca 2009 r. Izba Skarbowa w Katowicach (IBPBI/1/415-981/08/BK)[/b] potwierdziła, że w takiej sytuacji nie ma potrzeby zawierania żadnych umów między wspólnikiem a spółką. To dlatego, że nie dochodzi do najmu czy użyczenia pojazdu.

Wykorzystanie prywatnego samochodu wspólnika do odbycia przez niego podróży jest jego wyborem sposobu realizacji zadań służbowych w ramach działalności spółki.

[srodtytul]Samochód z wypożyczalni[/srodtytul]

Przyczyną sporów podatników z fiskusem są faktury z wypożyczalni samochodów. Organy podatkowe twierdzą, że można je rozliczać tylko w ramach prowadzonej ewidencji przebiegu.

Za taką wykładnią przepisów opowiedziała się m.in.[b] Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 9 marca 2009 r. (IBPBI/2/423-1169/08/PC)[/b].

Z pytaniem zwróciła się spółka, która wysłała swoich pracowników w podróż służbową do Włoch. Tam konieczne było skorzystanie z samochodu osobowego. Pracownicy wynajęli go więc w wypożyczalni. Faktura została wystawiona na spółkę. Poniosła ona także dodatkowe koszty, m.in. wydatki na zakup paliwa, opłaty za parking i za autostradę.

Firma spytała, czy kwoty te są w całości kosztem uzyskania przychodów spółki.

Zdaniem wnioskodawcy w tej sytuacji nie mają zastosowania przepisy o obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i związane z tym ograniczenia w zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Jej zdaniem w opisanej sytuacji trzeba uwzględnić art. 16 ust. 1 pkt 51 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link].

Zgodnie z nim nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków (z zastrzeżeniem pkt 30) z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za kilometr określonej w odrębnych przepisach. Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Z kolei w myśl ust. 1 pkt 30 tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za kilometr przebiegu pojazdu.

Z przepisów tych wynika więc, że [b]w razie najmu samochodów osobowych za granicą spółka może zaliczyć do kosztów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania tych pojazdów do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za kilometr przebiegu. Niezbędna jest więc ewidencja przebiegu.[/b]

[ramka][b]Stawki za kilometr[/b]

Wysokość stawki za kilometr przebiegu samochodu osobowego uzależnionajest od wielkości silnika.

Wynosi ona:- 0,5214 zł – gdy pojemność skokowa nie przekracza 900 cm sześc.,

- 0,8358 zł – w pozostałych autach.

- Stawka dla motocykla to 0,2302 zł, a motoroweru – 0,1382 zł.[/ramka]

[ramka][b]Niektóre dane są niezbędne[/b]

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.[/ramka]