W całości jednak tylko wtedy, gdy telefon jest zarejestrowany „na firmę” i oczywiście nie wykorzystujemy go do prowadzenia rozmów prywatnych, bo do tego służy odrębny aparat.

Utrzymywanie dwóch telefonów to jednak mało praktyczne rozwiązanie. Dlatego często tylko jedna linia (przy telefonie stacjonarnym) służy potrzebom przedsiębiorcy i domowników. Czy podobnie jak w wypadku faktur za prąd lub rozliczenia czynszu można szacunkowo ustalić, jaki procent wydatków na telefon to rozmowy służbowe, a jaki prywatne?

[srodtytul]Służbowe rozmowy z domowego telefonu[/srodtytul]

Organy podatkowe na to się nie zgadzają. Są zdania, że koszt połączeń w sprawach firmowych należy ustalić na podstawie billingu rozmów, a nie przyjętego ryczałtu. Natomiast abonamentu telefonicznego w ogóle nie można rozliczyć w takim wypadku w kosztach firmy. Oto jak na ten temat wypowiedział się [b]Pierwszy Urząd Skarbowy w Poznaniu w piśmie z 21 września 2007 r. (PD-2/415-149/ 07[/b]): „Telefon stacjonarny znajdujący się w lokalu mieszkalnym nie jest wykorzystywany wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z tym opłaty za rozmowy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, tylko w takiej wysokości, jaka dotyczy rozmów związanych z prowadzoną działalnością."

Podstawę do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może stanowić dowód wewnętrzny sporządzony zgodnie z § 14 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=60B3169AFB2BD7304426EF50253F6760?id=169038]rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[/link] (...) wraz z fakturą za telefon i szczegółowym wyodrębnieniem z niej (na podstawie billingów telefonicznych) części wydatków przypadających na działalność gospodarczą, gdyż to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, iż poniesione wydatki związane z rozmowami telefonicznymi pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganym przychodem.

Abonament telefoniczny, będący stałą opłatą za możliwość korzystania z telefonu i obciążający dysponenta numeru, stanowi w całości koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jedynie wówczas, gdy telefon stacjonarny zarejestrowany jest na podmiot gospodarczy i wykorzystywany wyłącznie do rozmów prowadzonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku gdy abonament telefoniczny dotyczy telefonu prywatnego, wówczas zapłata abonamentu nie stanowi kosztów uzyskania przychodów”.

[srodtytul]Prywatne połączenia z firmowego aparatu[/srodtytul]

Identyczne stanowisko zajął [b]Urząd Skarbowy w Pruszczu Gdańskim w interpretacji z 4 grudnia 2006 r. (DF/415-27/06)[/b]. Określił też zasady rozliczenia rozmów z firmowego telefonu: „Odnośnie opłat za telefoniczne rozmowy prywatne wykonane z telefonu zarejestrowanego do celów prowadzonej działalności gospodarczej tut. organ wskazuje, że powinny one przed kwalifikacją wydatków do kosztów uzyskania przychodów zostać wyodrębnione od opłat za rozmowy służbowe, w oparciu o wydruki komputerowe tzw. billingi uzyskane od operatora telefonicznego, gdyż nie stanowią kosztów uzyskania przychodów”.

A jak wygląda sprawa kosztów używania telefonu komórkowego? Podobnie. W cytowanym wyżej piśmie poznańskiego urzędu skarbowego czytamy: „W kwestii natomiast kosztów użytkowania telefonu komórkowego (abonament, koszt rozmów) warunkiem bezwzględnym zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów jest zarejestrowanie telefonu na podmiot gospodarczy i wykorzystywanie go wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Wówczas to w pełnej wysokości na podstawie faktury wystawionej przez operatora sieci wydatek ten może stanowić koszt uzyskania w prowadzonej działalności gospodarczej”.

Pogląd o konieczności udokumentowania, że z prywatnego aparatu były faktycznie przeprowadzane rozmowy służbowe, podzielają też sądy administracyjne (tak np. [b]NSA w wyroku z 13 sierpnia 2002 r., III SA 750/01, WSA w Szczecinie w wyroku z 21 grudnia 2005 r., I SA/Sz 428/05)[/b]. W tym ostatnim orzeczeniu czytamy: „organy podatkowe zasadnie nie uznały za koszty uzyskania przychodów części wydatków związanych z używaniem prywatnego telefonu. Skarżący – poza twierdzeniami o charakterze ogólnym – nie wskazali bowiem żadnych dowodów, okoliczności lub zdarzeń (korespondencji, notatek, billingu itp.), które pozwoliłyby choćby w sposób przybliżony ustalić rozmówców i konieczność prowadzenia negocjacji w prywatnym mieszkaniu i przy użyciu prywatnego telefonu”.

[srodtytul]VAT do odliczenia[/srodtytul]

Wyodrębnienie rozmów prywatnych i tych związanych z prowadzoną działalnością pozwala też na odliczenie od tych drugich VAT. Do tego trzeba być jednak czynnym podatnikiem VAT i mieć wystawioną na siebie (a nie np. na żonę) fakturę za usługi telekomunikacyjne.