Jak obliczyć wysokość takiego kosztu? Jak go udokumentować, by organy podatkowe tego nie zakwestionowały?

Odpowiedzi na pierwsze pytanie nie znajdziemy wprost w przepisach.

[srodtytul]Według klucza powierzchniowego[/srodtytul]

W praktyce przyjęło się, że wysokość wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych ustalana jest według klucza powierzchniowego, tzn. powinniśmy najpierw ustalić, jaki jest udział powierzchni przeznaczonej na działalność gospodarczą w powierzchni mieszkania ogółem i według takiego współczynnika rozliczyć wydatki związane z utrzymaniem mieszkania, opłaty za media czy koszty zakupu opału. Taki sposób postępowania jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Jego prawidłowość potwierdzają m.in. [b]pismo Urzędu Skarbowego Warszawa-Targówek z 9 maja 2007 r. [/b][b](1437/ZDD/6/OB/ 423/ 19/2007), pismo Urzędu Skarbowego w Pruszkowie z 10 sierpnia2007 r. (1421/BF/415-45/GJ/07) a także interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 lutego 2009 r. (ILPB1/415-1013/08-7/AG).[/b]

[ramka][b]Przykład[/b]

Pani X prowadzi we własnym mieszkaniu gabinet stomatologiczny. Przeznaczone na tę działalność pokoje mają łącznie powierzchnię 25 mkw. Powierzchnia całego mieszkania to 100 mkw. Miesięczny czynsz za mieszkanie (w którym zawarte są m.in. takie składniki, jak centralne ogrzewanie, woda, wywóz śmieci) wynosi 800 zł. Za prąd pani X płaci raz na dwa miesiące 300 zł. Kwotę opłat, które są kosztem działalności gospodarczej, wyliczy następująco:

- udział procentowy powierzchni zajętej na działalność gospodarczą w powierzchni ogółem (25 mkw. : 100 mkw.) x 100 = 25 proc.

- koszt podatkowy z tytułu opłat za mieszkanie (800 zł x 25 proc.) = 200 zł

- koszt podatkowy z tytułu opłat za prąd (300 zł x 25 proc.) = 75 zł

[/ramka]

[srodtytul]Według faktycznego zużycia[/srodtytul]

Zdarza się jednak, że ten sposób rozliczenia zużycia mediów ze względu na specyfikę prowadzonej działalności jest nieadekwatny do rzeczywistości. Przykładowo jeśli dla celów firmy wykorzystujemy urządzenia/maszyny zużywające dużą ilość prądu (np. magiel, solarium), podział opłat za prąd według klucza powierzchniowego z pewnością będzie niekorzystny. W takiej sytuacji można próbować ustalić, jaka część opłat (procentowo) odpowiada kosztom zużycia energii do działalności gospodarczej (np. porównując zużycie prądu za okres sprzed prowadzenia działalności czy oszacowując zużycie na podstawie liczby godzin pracy urządzenia). Oczywiście trzeba mieć przy tym na uwadze, że w razie kontroli ciężar udowodnienia, że przyjęty sposób rozliczenia odpowiada rzeczywistości, ciąży na podatniku.

Dlatego jeśli chcemy uwzględnić w kosztach podatkowych wydatki odpowiadające faktycznemu zużyciu bez obawy o zakwestionowanie ich przez organy podatkowe, najlepiej jest zainstalować podliczniki w „firmowych” pomieszczeniach, które wskażą, ile dokładnie prądu, wody czy gazu zużyliśmy na potrzeby działalności.

[srodtytul]Trzeba sporządzić dowód wewnętrzny[/srodtytul]

Wszystkie koszty przedsiębiorcy muszą być odpowiednio udokumentowane. Dotyczy to również wyliczanych szacunkowo opłat za utrzymanie nieruchomości i zużycie mediów, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Na podstawie faktury wystawionej na właściciela nieruchomości, książeczki opłat za mieszkanie spółdzielcze czy uchwały wspólnoty mieszkaniowej – z których wynika pełna kwota opłat – trzeba sporządzić dowód wewnętrzny, który będzie podstawą ujęcia tych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (tak wynika z § 14 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=60B3169AFB2BD7304426EF50253F6760?id=169038]rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r., regulującego zasady prowadzenia tej księgi[/link]).

Na dowodzie tym określamy przedmiot operacji gospodarczej (czyli po prostu rodzaj wydatku) i wysokość kosztu (wskazując sposób wyliczenia), następnie opatrujemy go datą i podpisujemy. Przechowujemy wraz z „podkładką”, czyli dokumentem potwierdzającym wysokość wydatków odnoszących się do całego mieszkania, na podstawie którego wystawiliśmy dowód wewnętrzny.

[srodtytul]Co z odliczeniem VAT[/srodtytul]

Czy z faktury za prąd do mieszkania albo zakup opału, której część uwzględniliśmy w kosztach firmy, możemy odliczyć VAT? Tak, ale też tylko w takiej części, jaka przypada na wydatek związany z działalnością gospodarczą. Z ustawy o VAT wynika bowiem, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych. VAT od części wydatku służącego potrzebom osobistym odliczony być nie może. Oczywiście aby skorzystać z odliczenia, trzeba być czynnym podatnikiem VAT i mieć fakturę dokumentującą wydatek wystawioną „na firmę” (z podaniem NIP).

Czy w tym wypadku, aby wyodrębnić część podatku związaną z działalnością opodatkowaną VAT, możemy przyjąć taki sam wskaźnik procentowy, jak dla rozliczenia kosztów (proporcjonalny do powierzchni zajętej na działalność)? Wydaje się, że nie powinno być przeciwwskazań. Na pewno jednak ustalenie proporcji odliczenia nie może być zupełnie dowolne.

Zwrócił na to uwagę [b]Urząd Skarbowy w Olsztynie w piśmie z 20 grudnia 2005 r. (US IV/I/443-129/05)[/b]. Podatnik otrzymywał faktury (wystawiane na jego nazwisko) dokumentujące zakup energii elektrycznej zużywanej na potrzeby gospodarstwa domowego i gospodarstwa rolnego. Stwierdził, że w gospodarstwie rolnym zużywa więcej prądu niż w domowym, dlatego powinien odliczać 85 proc. kwoty VAT, wynikającej z faktur, tj. w części związanej z prowadzeniem gospodarstwa rolnego. Urząd zakwestionował przyjętą przez podatnika metodę. Stwierdził, że związek zakupionych towarów i usług z wykorzystywaniem ich do czynności opodatkowanych powinien być udokumentowany. W tym celu można wykorzystać np. podliczniki lub inne metody pozwalające jednoznacznie wy- kazać ten związek.

[ramka][b]Lokum na służbowe wyjazdy przedsiębiorcy[/b]

W firmowych kosztach rozliczymy też (w tym wypadku w całości) wydatki związane z utrzymaniem mieszkania, które służy jako hotel (miejsce zakwaterowania) podczas służbowego wyjazdu. Oto przykład.

Przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej prowadzi nadzory inwestorskie obejmujące budowę dużych kompleksów położonych nad morzem. Inwestycje te będą realizowane dłuższy czas i nadzór na miejscu jest niezbędny. Ze względu na dużą odległość do miejsca zamieszkania codziennie dojazdy są wykluczone. Wynajem mieszkania czy pokoju hotelowego jest dość kosztowny, dlatego przedsiębiorca uznał, że najkorzystniejszy finansowo będzie zakup mieszkania w tej okolicy. Pytał, czy wydatki związane z eksploatacją mieszkania wykorzystywanego w celu prowadzenia działalności gospodarczej (czynsz i media) mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jako koszty wyjazdów służbowych.

[b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 marca 2009 r. (IBPBI/1/415-975/08/AP) [/b]zgodziła się na zaliczenie całości tych wydatków do kosztów podatkowych w okresie wykorzystywania mieszkania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Stwierdziła, że są one „elementem niezbędnym w prowadzonej działalności gospodarczej”, choć „nie mogą być jednoznacznie powiązane z jednym, konkretnym przychodem. Ich ponoszenie wiąże się z funkcjonowaniem podmiotu jako całości i tylko pośrednio mają związek z osiąganym przychodem”.

Zwróciła jednak uwagę na konieczność ich właściwego udokumentowania. Jak czytamy w tym piśmie: „Zgromadzone dowody nie mogą ograniczać się tylko do faktury wystawionej przez określonych wierzycieli wnioskodawcy (spółdzielnię, zakład energetyczny itp.) czy też innego dokumentu stwierdzającego wyłącznie wysokość poniesionych z tego tytułu wydatków. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o pełnieniu nadzoru inwestorskiego nad budową kompleksów w okolicach zakupionego lokalu mieszkalnego, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków”. [/ramka]

[ramka][b]Lokal wynajęty lub użyczony na mieszkanie i na siedzibę [/b]

Do kosztów firmy można też – na wskazanych obok zasadach – zaliczyć wydatki związane z utrzymaniem mieszkania wynajętego czy użyczonego, w którym mieszkamy i jednocześnie mamy siedzibę firmy. Dowód wewnętrzny może być wtedy sporządzony na podstawie faktur i innych dokumentów wystawionych na właściciela mieszkania. W wypadku najmu kosztem będzie też odpowiednia część czynszu płaconego wynajmującemu (wynikającego z umowy).

Jeśli mieszkanie zostało nam użyczone na siedzibę firmy przez członka rodziny będącego osobą zaliczaną do tzw. I lub II grupy podatkowej, nie będziemy musieli zapłacić podatku od tego nieodpłatnego świadczenia. Chodzi tu o małżonka a także o zstępnych (dzieci, wnukowie), wstępnych (rodzice, dziadkowie), pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę, teściów, zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych (art. 21 ust. 1 pkt 125 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2112BF68C90309934F801D6C39011AA3?id=80474]ustawy o PIT[/link]). Użyczenie lokalu przez inne osoby (np. konkubenta) powoduje, że na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT musimy wykazać przychód z działalności gospodarczej w wysokości równowartości czynszu, jaki przy wynajmie musielibyśmy zapłacić. [/ramka]