Organ podatkowy sporządza upomnienie według wzoru określonego w przepisach rozporządzenia z 22 listopada 2001 r. Sporządza się je w dwóch egzemplarzach, z których jeden należy doręczyć zobowiązanemu, drugi natomiast pozostaje w aktach sprawy.

Upomnienie doręcza się podatnikowi lub jego pełnomocnikowi (przedstawicielowi) za pokwitowaniem odbioru. Czynności tej można dokonać za pośrednictwem poczty, przez pracowników wierzyciela, jak również przez inne upoważnione do tego osoby. Można je doręczyć zarówno w miejscu zamieszkania podatnika oraz w miejscu pracy, a także w każdym innym miejscu, w którym dłużnika się zastanie.

[srodtytul]Doręczenie zastępcze[/srodtytul]

Przepisy art. 39 – 49 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F1DFBF8078366EAD4DFC48B4865F999B?id=133093]kodeksu postępowania administracyjnego[/link], określające zasady doręczania pism, przewidują również sytuacje, w których pismo uznaje się za doręczone, pomimo, że adresat odmówił jego przyjęcia. W przypadku gdy podatnik odmówi odbioru upomnienia, uznaje się je za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia. Pamiętać jednak należy, aby na kopercie lub upomnieniu znalazła się sporządzona przez doręczającego adnotacja o odmowie przyjęcia wraz z datą odmowy.

W przypadku doręczeń awizowanych do skuteczności doręczenia muszą być spełnione przesłanki określone w art. 44 k.p.a. Poczta ma w takiej sytuacji obowiązek przechowywać pismo przez 14 dni. O fakcie tym zawiadamia się adresata poprzez pozostawienie mu informacji w pocztowej skrzynce oddawczej, na drzwiach jego mieszkania, biura lub innego należącego do adresata pomieszczenia lub na nieruchomości, w widocznym miejscu. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14. dnia przechowywania pisma przez pocztę.

[srodtytul]Tytuł wykonawczy...[/srodtytul]

O ile terminu wystawienia upomnienia trudno w przepisach znaleźć, to łatwiej jest już z terminem wystawienia tytułu wykonawczego. Mówi o nim art. 15 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=58C1AF9E77DA4D3A278323394AFBD0E0?id=179915]ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji[/link] i wynosi on siedem dni od dnia doręczenia zobowiązanemu upomnienia. Jak bowiem powinno wynikać z zawartego w upomnieniu pouczenia, podatnik w terminie siedmiu dni od otrzymania upomnienia powinien zobowiązanie podatkowe uiścić wraz z ustawowymi odsetkami.

Wzory tytułów wykonawczych określają załączniki wspomnianego już wcześniej rozporządzenia ministra finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

[srodtytul]... do urzędu skarbowego[/srodtytul]

Wystawiając tytuł wykonawczy, pamiętać należy, że kieruje się go do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego, który jest organem prowadzącym egzekucję w zakresie podatków lokalnych. Właściwym miejscowo będzie naczelnik urzędu ze względu na miejsce zameldowania (siedzibę) podatnika. Zaznaczyć w tym miejscu trzeba, że jeżeli gminny organ podatkowy posiada informacje o majątku i źródłach dochodów podatnika, to może je przekazać organowi egzekucyjnemu. Informacje takie mogą bowiem przyśpieszyć egzekucję.

W tytule wykonawczym podaje się kwoty należności z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek groszy. Różnice występujące w rozliczeniu końcowym kwot z egzekucji uzyskanych, wynikające z zaokrąglenia traktuje się jako należne albo umorzone z mocy prawa.

Skierowanie tytułu wykonawczego do organu egzekucyjnego nie powinno kończyć aktywności gminy w tym zakresie.

[srodtytul]Warto żądać informacji[/srodtytul]

Na mocy bowiem § 8 rozporządzenia z 22 listopada 2001 r. wierzyciel jest uprawniony do uzyskania w organie egzekucyjnym informacji o sposobie załatwienia wniosku egzekucyjnego. Obowiązkiem naczelnika urzędu skarbowego jest w takiej sytuacji udzielić wyczerpujących informacji o stanie sprawy.

Warto jest z tego uprawnienia korzystać. Zainteresowanie wierzyciela prowadzonym w jego interesie postępowaniem egzekucyjnym może mieć bowiem wpływ na jego skuteczność. Takie zainteresowanie może mieć również wpływ na to, że należność podatkowa zostanie w ogóle wyegzekwowana, a nie ulegnie przedawnieniu. Zainteresowanie gminy egzekucją może mieć wreszcie taki skutek, że naczelnik urzędu skarbowego po bezskutecznej próbie wyegzekwowania wynikającej z tytułu wykonawczego należności zwróci go gminie. Taki tytuł może być podstawą do zabezpieczenia zobowiązania podatnika, np. na należącej do niego nieruchomości (wpis do hipoteki). Nie prowadzi to co prawda bezpośrednio do wyegzekwowania zaległych podatków, ale przynajmniej zabezpiecza te zaległości przed przedawnieniem.

[ramka][b]Upomnienie nie jest konieczne[/b]

W odniesieniu do gminnych należności podatkowych jest możliwe wszczęcie postępowania egzekucyjnego również bez konieczności doręczania upomnienia. Ma to miejsce w sytuacjach, w których zobowiązany ma obowiązek samodzielnie obliczać i uiszczać należności podatkowe bez wezwania. Ma to miejsce w przypadku podatku od nieruchomości oraz od środków transportowych, o ile podatnik złożył deklarację zawierającą pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu egzekucyjnego. Obowiązek taki ciąży na podatnikach będących osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej (w przypadku podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego) oraz na wszystkich podatnikach podatku od środków transportowych. [/ramka]

[ramka][b]O czym wójt donosi naczelnikowi[/b]

Obowiązkiem gminy jest przekazywanie naczelnikowi urzędu skarbowego informacji dotyczących wszelkich zmian wysokości należności objętych tytułem egzekucyjnym. Należy w nim podać datę zmiany oraz jej przyczynę. Należy w szczególności przekazywać informacje o tym, że kwota zobowiązania uległa zmniejszeniu, ponieważ podatnik część lub całość swego długu uiścił. W przypadku gdy powodem zmiany wysokości należności jest jej umorzenie, to pamiętać należy o tym, aby do informacji dołączyć kopię decyzji w tej sprawie. [/ramka]