Jeśli spóźni się z przekazaniem wynagrodzenia, rozliczy je w kosztach dopiero w miesiącu zapłaty.

Termin wypłaty pensji wynika z przepisów prawa pracy, może też być określony w umowie o pracę, regulaminie wynagrodzenia lub układzie zbiorowym.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka ABC wypłaca pensje do 5. dnia następnego miesiąca (tak wynika z regulaminu wynagrodzenia). Uposażenia za maj przekazała pracownikom 4 czerwca. Może zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych maja. [/ramka]

Jeśli firma nie zdąży z pensją na czas, koszty podatkowe rozliczy dopiero w miesiącu zapłaty.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka XYZ wypłaca wynagrodzenia do 5. dnia następnego miesiąca. Pensje za maj przekazała jednak dopiero 8 czerwca. Będą więc kosztem uzyskania przychodów w czerwcu. [/ramka]

[b]Potwierdzają to organy podatkowe, np. w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 18 marca 2009 r. (IPPB5/423-303/08-2/AS)[/b] czytamy: „Jeżeli zapłata wynagrodzenia, która powinna nastąpić do 10. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, którego wynagrodzenie dotyczy – nastąpi z opóźnieniem (np. 15 lutego 2009 roku zamiast do 10 lutego 2009 roku), to wydatek taki stanie się kosztem podatkowym w chwili jego poniesienia, zgodnie z metodą kasową”.

[srodtytul]Co mówią przepisy [/srodtytul]

Większe problemy są z rozliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika (oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Składki mogą być kosztem w miesiącu, za który są należne wynagrodzenia, pod warunkiem że zostaną opłacone:

- z tytułu należności wypłacanych w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

- z tytułu należności wypłacanych w miesiącu następnym (w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony) – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Jeśli pracodawca spóźni się ze składkami, zaliczy je do kosztów dopiero w momencie zapłaty.

[srodtytul]Jak jest w praktyce[/srodtytul]

Jeśli pensje są przekazywane w tym samym miesiącu, za który są należne, to składki powinny być zapłacone do 15. dnia następnego miesiąca (tak wynika z art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wtedy będą kosztem tego miesiąca, za który są należne wynagrodzenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka AAA przekazuje pensje do 28. dnia danego miesiąca. Tak też zrobiła z należnościami za maj. Składki w części finansowanej przez pracodawcę zapłaciła 8 czerwca. Może je zaliczyć do kosztów w maju.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka BBB wypłaca wynagrodzenia do końca miesiąca. Uposażenia za maj wypłaciła 29 maja. Składki odprowadziła jednak dopiero 19 czerwca. Tak więc może je zaliczyć do kosztów w czerwcu. [/ramka]

Jeśli wynagrodzenia płacimy w następnym miesiącu, składki też mogą być kosztem w miesiącu, za który są należne pensje. Ale pod warunkiem, że zapłacimy je do 15. dnia miesiąca, w którym poszły wynagrodzenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka ZZZ wypłaca wynagrodzenia do 5. dnia następnego miesiąca. Pensje za maj przekazała 4 czerwca. Składki od tych wynagrodzeń zapłaciła 10 czerwca (chociaż termin upływa dopiero 15 lipca). Może je zaliczyć do kosztów w maju. [/ramka]

Jak więc widać, w tym ostatnim przypadku firma, która chce memoriałowo rozliczyć składki, musi je zapłacić dużo wcześniej, niż powinna. Zgodnie z przepisami są one bowiem płacone do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli więc przedsiębiorca wypłaca należności za maj w czerwcu, to składki powinien odprowadzić do 15 lipca. Aby zaliczyć je do kosztów maja, musi jednak przekazać je do ZUS do 15 czerwca.

Jak bowiem czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 30 marca 2009 r. (IPPB1/415-54/09-2/AG)[/b]: „aby składki ZUS od wynagrodzeń należnych za styczeń 2009 r., wypłaconych 8 lutego 2009 r., w terminie wynikającym z umowy o pracę, mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2009 r., składki te powinny być opłacone do ZUS nie później niż do 16 lutego 2009 r. (15 lutego 2009 r. przypada w niedzielę)”.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka WWW przekazuje pensje do 5 dnia następnego miesiąca.

Wynagrodzenia za maj wypłaciła 3 czerwca. Składki odprowadziła w terminie ustawowym, czyli 15 lipca. Będą kosztem dopiero w lipcu. [/ramka]

[srodtytul]Kiedy decyduje zapłata [/srodtytul]

Wynagrodzenia za umowy o dzieło, zlecenia, członków zarządu, rad nadzorczych są zaliczane do kosztów w miesiącu, w którym zostaną wypłacone.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma X podpisała umowę o dzieło na wykonanie strony internetowej.

Usługa została zrealizowana w maju, spółka zapłaciła wynagrodzenie w czerwcu. Dopiero wtedy może je zaliczyć do kosztów. [/ramka]

[ramka][b]Wypłaty na przełomie roku[/b]

Zmienione zasady rozliczania wynagrodzeń obowiązują od 1 stycznia 2009 r. Wcześniej przepisy mówiły, że niewypłacone wynagrodzenia nie są kosztem. Zdaniem fiskusa oznaczało to, że pensje są kosztem w tym miesiącu, w którym zostały zapłacone. Jak wobec tego rozliczyć wynagrodzenia za grudzień 2008 r., które zgodnie z umową o pracę lub regulaminem wynagradzania zostały wypłacone na początku stycznia? [b]Na to pytanie odpowiedziała Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 30 marca 2009 r. (IPPB1/415-54/09-2/AG)[/b]. Jej zdaniem wynagrodzenia za grudzień 2008 r. wypłacone w styczniu 2009 r. są kosztem w styczniu 2009 r. [/ramka]

masz pytanie, wyślij e-mail do autora [link=mailto:p.wojtasik@rp.pl]p.wojtasik@rp.pl[/link]