[b]Jeden z czytelników był w 2008 r.objęty ryczałtem ewidencjonowanym. W 2009 r. wybrał jako korzystniejsze opodatkowanie na zasadach ogólnych według stawki liniowej 19 proc. Musi więc prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. W urzędzie skarbowym polecono mu prowadzić również książkę eksploatacji samochodu. Czytelnik bardzo często korzysta na potrzeby działalności gospodarczej z własnego samochodu osobowego. Wydatki na jego eksploatację to poważna pozycja w jego kosztach. Wydatki związane z firmą wynoszą ok. 30 proc. jego przychodów z tej działalności. Pytał, czy przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów musi wliczać do kosztów faktycznie poniesione wydatki, czy istnieje możliwość ustalenia jakiegoś limitu kosztów własnych?[/b]
[srodtytul]Potrzebne będą dowody[/srodtytul]
Odpowiedź na to pytanie brzmi: nie. Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie mają żadnego ogólnego limitu kosztów. Zasadą jest, że zaliczają w koszty i wpisują do księgi wszelkie wydatki faktycznie poniesione w celu osiągnięcia przychodów (z pewnymi wyjątkami, o czym dalej), a także zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Wpisów do księgi – także gdy chodzi o koszty – dokonuje się na podstawie dowodów księgowych. Nie sposób tutaj opisać, jak prowadzić księgi przychodów i rozchodów. Kwestię tę normuje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=CA31144BCAFCDAAF98E523C9DFFD0780?id=170518]rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[/link]. Akt ten został opublikowany w Dzienniku Ustaw z 2003 r. nr 152, poz. 1475, ale był potem kilkakrotnie korygowany.
W rozporządzeniu tym wskazuje się m.in., jakie dokumenty są dowodami księgowymi i w jaki sposób dokonywać zapisów w księdze, jakie ewidencje obowiązany jest prowadzić podatnik. Przedsiębiorcy rozliczający się z fiskusem za pomocą księgi przychodów i rozchodów prowadzą m.in. ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych, ewidencję wyposażenia oraz – w razie zatrudniania pracowników – indywidualne (imienne) karty ich wynagrodzeń.
Istnieje przy tym możliwość zlecenia – oczywiście odpłatnego – prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe.
[srodtytul]Uwaga na wyjątki...[/srodtytul]
Zasadą jest, że podatnik prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych, według skali podatkowej, rozliczający się za pomocą księgi podatkowej przychodów i rozchodów, zalicza w koszty zakładu wszelkie, odpowiednio udokumentowane, wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Jednakże sama ustawa o PIT wprowadza wyjątki od tej zasady. W art. 23 tej ustawy zamieszczono liczącą ponad 60 pozycji listę wydatków (i limitów wydatków), które chociaż w sensie ekonomicznym są kosztem działalności gospodarczej, to do celów podatkowych nie są uważane za taki koszt.
Niektóre z tych postanowień dotyczą kosztów używania do celów firmy niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych prywatnego samochodu osobowego stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą lub jej małżonka oraz zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. W świetle tych przepisów warunkiem zaliczania w koszty wydatków związanych z korzystaniem na potrzeby firmy z auta osobowego jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów.
[srodtytul]... i sposób prowadzenia zapisów[/srodtytul]
Warto zaznaczyć, iż podatnik ma obowiązek prowadzenia ksiąg rzetelnie, a także niewadliwie, czyli prawidłowo pod względem formalnym. Rzetelna, czyli prawidłowa merytorycznie, jest księga prowadzona zgodnie ze stanem rzeczywistym. Natomiast za niewadliwą, czyli prawidłową pod względem formalnym, uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami, a więc gdy chodzi o księgę przychodów i rozchodów – z przepisami wskazanego wcześniej rozporządzenia z 2003 r. i objaśnieniami do wzoru księgi.
Księga prowadzona rzetelnie i niewadliwie jest dowodem w ewentualnym postępowaniu podatkowym (art. 193 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EBCC9E31C2AAE6D83F4A60D9B80952A8?id=176376]ordynacji podatkowej[/link]). W tym sensie chroni przedsiębiorcę przed przykrymi niespodziankami ze strony fiskusa.