Uczelnie wyższe świadczą, na podstawie zawieranych pisemnych bądź ustnych umów, usługi edukacyjne na rzecz osób fizycznych. W praktyce bardzo często otrzymują od studentów pisma, w których zostają poinformowane, że pracodawca zgodził się na dofinansowanie części kosztów nauki (np. 30 proc.). Warunkiem otrzymania dofinansowania jest jednak dostarczenie pracodawcy faktury VAT wystawionej przez uczelnię tytułem pokrycia części kosztów usługi edukacyjnej. Przykładowo, kwota całego czesnego za studia podyplomowe wynosi 7800 zł. Pierwsza rata należności jest już uiszczona (przed rozpoczęciem studiów). Druga oczekuje na wpłatę. Przy czym czesne płaci sam student. Natomiast pracodawca na podstawie otrzymanej faktury VAT zwraca mu na jego prywatny rachunek 30 proc. należności.

Uczelnie uważają, że nie ma podstawy prawnej, aby w takim wypadku wystawić fakturę na pracodawcę (nabywcą usługi jest bowiem konkretna osoba fizyczna, a nie jej pracodawca). Odmowa wystawienia faktury napotyka zdecydowany sprzeciw studentów i ich pracodawców. Kto ma rację w tym sporze?

[srodtytul]Co mówią przepisy[/srodtytul]

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podatkiem podlega m.in. odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Natomiast w myśl art. 8 ust. 1 ustawy przez świadczenie usług należy rozumieć każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy obowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Zgodnie zaś z § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia ministra finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.

Przy wystawianiu zatem faktury z tytułu świadczonych przez uczelnię usług konieczne jest wykazanie ich nabywcy.

W sytuacji przedstawionej na początku faktycznym nabywcą usługi edukacyjnej jest osoba fizyczna (student, uczestnik studiów). Uczelnia zawiera z nią, a nie z jej pracodawcą, pisemnie bądź ustnie umowę o świadczenie tych usług. Tym samym w sytuacji, gdy pracodawca zobowiązał się do dofinansowania/sfinansowania w części lub całości studiów swojego pracownika, jednakże stroną umowy o usługi edukacyjne jest z jednej strony pracownik (a nie pracodawca), a z drugiej uczelnia, zamiarem firmy/pracodawcy był jedynie zwrot kosztów studiów pracownika, a nie nabycie na jego rzecz części lub całości usługi edukacyjnej. Faktycznym nabywcą usługi edukacyjnej pozostaje nadal pracownik, który uczestniczy w zajęciach w ramach studiów organizowanych przez uczelnię.

[srodtytul]Jak rozwiązać problem[/srodtytul]

W konsekwencji uczelnia nie ma możliwości wystawienia faktury dokumentującej świadczenie usług edukacyjnych na podmiot inny niż faktyczny nabywca (pracownik/student). Faktycznym nabywcą usługi jest bowiem student, natomiast jego pracodawca nie jest stroną transakcji zawartej pomiędzy uczelnią a studentem (pracownikiem).

Nie ma również możliwości, aby uczelnia wystawiła fakturę, gdzie jako nabywcę wskaże rzeczywistą stronę transakcji (pracownika), a jako płatnika umieści pracodawcę. Należność z tytułu dofinansowania nie zostanie bowiem wpłacona na konto uczelni (będzie bezpośrednio zwrócona pracownikowi).

Pamiętajmy jednak, że – co do zasady – nie ma przeszkód, aby fakturę VAT wystawić na pracodawcę. W takiej jednak sytuacji pracodawca musi być nabywcą świadczonej przez uczelnię usługi edukacyjnej. Pomiędzy uczelnią a pracodawcą powinna być zawarta umowa cywilnoprawna.[b] W umowie takiej należy precyzyjnie określić, że nabywcą usługi edukacyjnej będzie pracodawca, który kieruje/oddelegowuje swojego pracownika do bezpośredniego skorzystania z kupionej usługi. [/b]

W pozostałych wypadkach, kiedy nabywcą usługi jest pracownik (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej), a pracodawca finansuje naukę i kwotę należności wpłaca bezpośrednio na konto uczelni, można wystawić fakturę, gdzie tego ostatniego wpisze się jako płatnika. Jeżeli dofinansowanie jest częściowe, wówczas w treści faktury należy uczynić odpowiednią adnotację.

[srodtytul]Trzeba pamiętać o terminach[/srodtytul]

Nie zapominajmy, że faktury VAT nie mogą być wystawiane w dowolnym (oderwanym od transakcji i przepisów prawa) terminie. Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur VAT fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10 i 12. Natomiast jak wskazuje § 10 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

W przedstawionej na początku sytuacji nie wykonano całości usługi, nie uiszczono również obecnie kwoty zaliczki/kolejnej zaliczki. W konsekwencji wystawiona teraz faktura będzie dokumentem wadliwym. Tymczasem z kodeksu karnego skarbowego wynika, że ten, kto wystawia fakturę w sposób wadliwy (czyli niezgodny z przepisami prawa), podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

[srodtytul]Co stanowi podstawę refundacji [/srodtytul]

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Wydatki na finansowanie lub współfinansowanie nauki pracowników nie podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy. Należy zatem zbadać, czy spełniają przesłanki związku z przychodami pracodawcy.

Przedsiębiorca, podejmując decyzję o współfinansowaniu udziału pracownika w różnego rodzaju studiach, niewątpliwie kieruje się chęcią jego ukierunkowanego rozwoju, który ma na celu zwiększenie jego wiedzy oraz umiejętności. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na stanowisku, na którym wymagana jest wiedza z danego zakresu, nie ma przeszkód, aby wydatek ten pracodawca mógł uznać za koszt uzyskania przychodów.

[ramka][b]Wystarczy umowa i wyciąg z rachunku[/b]

Każdy wydatek, który pracodawca wrzuca w koszty prowadzonej działalności, musi być prawidłowo udokumentowany. Wymóg ten będzie spełniony, gdy pracodawca będzie dysponował umową zawartą z pracownikiem, w której zobowiązuje się do dofinansowania jego studiów, wyciągiem z rachunku bankowego potwierdzającym dokonanie przelewu środków pieniężnych na konto pracownika oraz zaświadczeniem wydanym przez uczelnię potwierdzającym wpisanie pracownika na listę studentów. Nie ma potrzeby, aby fakt dofinansowania został udokumentowany fakturą. Więcej – nawet gdyby faktura była wystawiona na pracodawcę, nie stanowiłaby ona samodzielnie przesłanki do uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodów. [/ramka]

[i]Autorka jest ekspertem w ECDDP[/i]