Minął termin obowiązkowego sporządzenia sprawozdań finansowych. Jednak zdarza się, że u podatników, zwłaszcza tych, którzy rozliczeń podatkowych dokonują do 30 kwietnia, pojawiają się wątpliwości, które rzutują nie tylko na zeznania podatkowe, ale także na informacje zawarte w sprawozdaniach.

Zdarza się, że koszty sprzedaży (np. sprzedaży mieszkań) dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, a rozliczenie proporcjonalne do okresu, którego dotyczą, też jest trudne, ponieważ nie wiadomo, kiedy zostanie zakończona produkcja i sprzedaż (np. budowa mieszkań i ich sprzedaż).

[srodtytul]Jak ewidencjonować[/srodtytul]

Koszty związane z działalnością produkcyjną często ewidencjonowane są z podziałem na:

- koszty bezpośrednie (koszty robót i materiałów),

- koszty sprzedaży (koszty reklam, ogłoszeń, udziału w targach, prowizji dla biur nieruchomości),

- koszty ogólnego zarządu (koszty utrzymania jednostki jako całości).

Koszt wytworzenia w księgach nie obejmuje wówczas ani kosztów sprzedaży, ani kosztów ogólnego zarządu. Koszty te odnoszone są na wynik finansowy roku obrotowego, w którym zostały poniesione. Skoro koszt wytworzenia nie obejmuje kosztów sprzedaży, to można je odnieść na wynik finansowy roku obrotowego, w którym powstały. Może powstać wątpliwość, czy można uznać je za koszty uzyskania przychodów.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma w styczniu 2008 roku rozpoczęła budowę mieszkań z przeznaczeniem na sprzedaż na warunkach przeniesienia prawa własności. Jest to jedna z dziedzin jej działalności traktowana jako szczególna odmiana produkcji budowlano-montażowej. Uzyskane w wyniku budowy mieszkania w stanie zdatnym do sprzedaży uznawane są w firmie za produkty gotowe, natomiast lokale, które wymagają wykończenia – jako produkcja budowlano-montażowa w toku. Do końca 2008 r. mieszkań nie wykończono do stanu deweloperskiego i nie zostały sprzedane (nie powstał z tego tytułu przychód ze sprzedaży).Mimo że na dzień 31 grudnia 2008 r. nie powstał przychód ze sprzedaży mieszkań, koszty sprzedaży mogą być odniesione na wynik finansowy roku obrotowego 2008, w którym powstały i będą stanowiły koszt uzyskania przychodu.[/ramka]

[srodtytul]Musi być związek[/srodtytul]

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 i 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w przepisach obu ustaw jako nieuznawane za te koszty.

Konstrukcja tych przepisów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz odpowiednio art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w katalogu wydatków nieuznawanych za te koszty.

Aby zatem określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy.

[srodtytul]Bezpośrednio i pośrednio wpływają [/srodtytul]

Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody.

Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

[b]Wobec tego kosztami będą również koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że były poniesione w sposób racjonalny w celu uzyskania przychodów[/b] (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby określić, czy dany koszt jest bezpośrednio, czy pośrednio związany z przychodem, należy rozstrzygnąć, czy istnieje możliwość powiązania tego wydatku z przychodem osiągniętym w roku podatkowym.

Wracając zatem do sytuacji przedstawionej w przykładzie, stwierdzić należy, że wydatki związane ze sprzedażą mieszkań, np. koszty reklamy, ogłoszeń, udziału w targach i prowizje dla biur nieruchomości, stanowią koszty uzyskania przychodów pośrednio związane z przychodami.

[srodtytul]Moment poniesienia [/srodtytul]

Moment ten określa art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i odpowiednio w art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W myśl tych przepisów koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się natomiast dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

[srodtytul]Księgowa dekretacja dokumentu[/srodtytul]

Ponadto, zgodnie z ustawą o rachunkowości, podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). Zapis księgowy powinien natomiast zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.

Tym samym o [b]zadekretowaniu dokumentu do danego miesiąca decyduje data dokonania operacji gospodarczej.[/b] Dekret na fakturze powinien wskazywać jako datę ujęcia w kosztach właśnie ten miesiąc, na który przypada data dokonania operacji. Data zapisu księgowego jest tylko datą techniczną wprowadzenia informacji do systemu.

Pod pojęciem „dzień poniesienia kosztu” rozumieć należy dzień, na który spółka uwzględniła koszt w swoich księgach rachunkowych. Jest to dzień, który spółka wskazała jako dzień (okres), do którego dany wydatek został przypisany.

[ramka][b]Uwaga[/b]

Jeśli koszty sprzedaży (obejmujące np. koszty reklam, ogłoszeń, udziału w targach) poniesione zostały w 2008 r., to w tym samym czasie przedsiębiorca zaliczy je do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych. Rozwiązanie takie akceptują organy skarbowe.[/ramka]