Kiedy usługi można refakturować

Ustawa o VAT nie reguluje zasad refakturowania kosztów. Nic więc dziwnego, że podatnicy wciąż mają wątpliwości, kiedy mogą w ten sposób przenieść poniesione koszty na kontrahenta. Świadczą o tym liczne wnioski o interpretacje.

Przykładem jest [b]pismo Izby Skarbowej w Warszawie z 19 stycznia 2009 r. (IPPP1-443-2020/08-2/JB). [/b]Z pytaniem zwrócił się podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wynajmie należących do niego budynków. Jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Najemcami są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w zakresie handlu i usług.

Zgodnie z zawartymi umowami oprócz czynszu zobowiązane są one do zapłaty podatku od nieruchomości oraz opłat za energię elektryczną i dostawę wody. Podatek od nieruchomości rozliczany jest na poszczególnych wynajmujących według zajmowanej powierzchni, natomiast wysokość opłat za media ustalana jest na podstawie faktycznego zużyciu (wskaźnik stanowią liczniki). Do tych dodatkowych opłat nie jest doliczana żadna marża. Na podstawie dokonanych pomiarów lub odczytów wnioskodawca wystawia wynajmującym faktury VAT. Faktury za media i podatek od nieruchomości wystawiane są oddzielnie od faktur z tytułu czynszu. Do kwot netto zawartych w tych fakturach doliczany jest VAT. Od podatku od nieruchomości wynajmujący nalicza podatek według stawki 22 proc.

Refakturując opłaty za media, właściciel stosuje stawki odpowiednie dla danej usługi: dla energii elektrycznej jest to 22 proc., dla dostawy wody 7 proc.

Izba skarbowa potwierdziła, że takie postępowanie jest prawidłowe. Podkreśliła, że [b]sposób rozliczenia dodatkowych opłat i dodatkowych kosztów pomiędzy wynajmującym a najemcą może być różny[/b] w zależności od tego, czy w kwocie ustalonego za najem czynszu zawarte są dodatkowe opłaty lub koszty, czy też z umowy najmu wynika odrębny obowiązek najemcy do ich ponoszenia. Jeśli zatem zgodnie z umową najmu najemca jest obciążony kosztami tych usług odrębnie, niezależnie od samego czynszu, to wówczas wynajmujący powinien wystawiać odrębne faktury na te usługi. Do świadczenia tego typu usług należy zastosować tzw. refakturowanie.

[srodtytul]Co na to dyrektywa[/srodtytul]

Izba skarbowa wskazała, że polskie prawo podatkowe nie definiuje pojęć „refakturowanie kosztów” i „refakturowanie usług”. Regulacje w tym zakresie są natomiast zawarte w dyrektywie 2006/112/WE.

Zgodnie z jej art. 28, w sytuacji kiedy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że podmiot refakturujący daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przerzucenie kosztów na inny podmiot nie może być zatem potraktowane w żaden inny sposób niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem [b]konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi.[/b]

Pomimo że regulacje te nie znalazły bezpośredniego odzwierciedlenia w polskiej ustawie o VAT, to jednak przyjęta praktyka, jak i orzecznictwo, dopuszczają sytuacje, gdy koszty niektórych usług, których odbiorcą jest inny podmiot niż podmiot obciążony przez ich wykonawcę, mogą być w ramach zawartych umów przenoszone na faktycznego odbiorcę.

Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na ten, który z danych usług faktycznie korzystał (mimo że podmiot refakturujący danej usługi nie wykonał). Refaktura jest więc zwykłą fakturą VAT wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi. Należy podkreślić, iż istotą refakturowania jest to, by na fakturze dokumentującej odsprzedaż usług cena jednostkowa netto, wartość netto oraz stawka podatku od towarów i usług były takie jak na fakturze usługodawcy. Oznacza to, że nie ma przeszkód, aby refakturować faktury za media.

[srodtytul]Danina od nieruchomości[/srodtytul]

Podatek od nieruchomości jako zobowiązanie publicznoprawne nie może podlegać dalszej odsprzedaży. Podatek ten ma charakter majątkowy i związany jest z posiadanym majątkiem, a nie uzyskiwanym z tytułu posiadania nieruchomości obrotem. Nie ma podstaw do odrębnego wydzielania tego podatku i jego refakturowania. Kwota ta stanowi część składową czynszu, pozostając w związku ze świadczoną usługą najmu (jest to element kalkulacyjny przy ustalaniu opłaty za usługę główną). Dlatego trzeba do niej stosować stawkę 22 proc. – taką samą, jaka obowiązuje przy świadczeniu usługi najmu lokali użytkowych.

Potwierdza to m.in. [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 października 2008 r. (ILPP1/443-708/08-5/AT).[/b]

[srodtytul]Ubezpieczenie budynku[/srodtytul]

Zdarza się, że wynajmujący próbują przenieść na najemcę koszty ubezpieczenia budynku, wystawiając refakturę zwolnioną z VAT. [b]W interpretacji z 31 lipca 2008 r. (ILPP2/443-396/08-2/EN) Izba Skarbowa w Poznaniu [/b]uznała, że takie postępowanie jest nieprawidłowe. Wskazała, że celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na ten, który z danych usług faktycznie korzystał. Tymczasem opłaty z tytułu ubezpieczenia są niezależne od tego, czy nieruchomość jest wynajmowana. Są to więc koszty utrzymania obciążające wynajmującego. Oznacza to, że usługa ubezpieczenia nieruchomości nie może podlegać dalszej odsprzedaży. Wynajmujący powinien uwzględnić koszty ubezpieczenia w czynszu płaconym przez najemcę. To oznacza, że są one obciążone 22 proc. VAT.

[srodtytul]Kiedy najemca odlicza VAT[/srodtytul]

Najemca otrzymujący refakturę dotyczącą opłat za media musi pamiętać, że w przypadku takich usług obowiązują szczególne zasady określania terminu, kiedy można odliczyć podatek. Problemem tym zajmowała się [b] Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 5 stycznia 2009 r. (IPPP1/443-2043/08-2/AW). [/b]

Z pytaniem wystąpiła spółka, która jest najemcą lokalu. Znajduje się w nim licznik energii elektrycznej i telefon zarejestrowany na wynajmującego. Zgodnie z zawartą umową najmu koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych są przenoszone na najemcę na podstawie faktury pierwotnej i płatne po wystawieniu faktury przez wynajmującego. Wynajmujący na refakturze określa termin płatności, który nie pokrywa się z terminem płatności z faktury pierwotnej (pozostaje ona w dokumentach wynajmującego i jest dla niego podstawą odliczenia VAT).

Izba skarbowa potwierdziła, że [b]spółka powinna odliczać VAT zawarty w refakturze wystawionej przez wynajmującego w miesiącu, w którym przypada termin płatności określony w tej refakturze.[/b] Wynika to z art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w przypadku m.in. nabycia energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz usług telekomunikacyjnych, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy – w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności.

[srodtytul]Opłaty skarbowe i sądowe[/srodtytul]

Aby przenieść na kontrahenta część poniesionych kosztów bez naliczania VAT, firmy pytają także o możliwość refakturowania opłat sądowych i skarbowych. Taką sytuacją zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w odpowiedzi z 20 lutego 2009 r. (ILPP1/443-1113/08-4/AT)[/b]. Wnioskodawca zawarł z kontrahentem umowę, w której określone jest stałe miesięczne wynagrodzenie za zarządzanie lokalami użytkowymi. Ponadto z umowy tej wynika, że kontrahent pokrywa dodatkowe koszty poniesione przez podatnika z tytułu realizacji zlecenia, np. opłaty sądowe, skarbowe, za pełnomocnictwa, opłaty poniesione w urzędach miasta, starostwach powiatowych (za wyrysy, wypisy, ksera map itd.). Opłaty te nie stanowiły elementu kalkulacji ceny za usługę. Zdaniem wnioskodawcy może je przenieść na kontrahenta, nie naliczając VAT.

Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Zwróciła uwagę na brzmienie art. 29 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podstawą opodatkowania jest obrót, czyli kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o zawarty w cenie VAT. Wykonywane przez spółkę czynności, opisane we wniosku, stanowią więc część usługi głównej i podlegają opodatkowaniu według 22-proc. stawki (właściwej dla usługi głównej, czyli zarządzania lokalami użytkowymi).

[ramka][b]W jakiej sytuacji stawka pozostaje bez zmian[/b]

Zgodnie z zaakceptowaną przez orzecznictwo praktyką koszty można refakturować, gdy:

- przedmiotem są usługi, z których nie korzysta przedsięborca (albo korzysta tylko w części), na który wystawiona jest pierwotna faktura,

- odsprzedaży dokonuje się po cenie zakupu, bez marży doliczonej przez odsprzedającego,

- przedsiębiorca, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT (bądź stosuje zwolnienie), która jest na fakturze pierwotnej,