Przedsiębiorcy często mają wątpliwości, jak dokumentować ponoszone wydatki. Miała je również jedna ze spółek, której pracownicy ponoszą – w ramach czynności służbowych – różnego rodzaju wydatki podczas podróży służbowych w kraju i za granicą. Dokumentowane są one paragonami fiskalnymi (np. na paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub parkingi). Pracownik przekazuje spółce paragony wraz z rozliczeniem podróży służbowej. Problem polegał na tym, czy taki paragon wystarczy, aby wydatek zaliczyć do kosztów podatkowych.
[b]Izba Skarbowa w Poznaniu stwierdziła, że tak (interpretacja z 30 stycznia 2009 r., ILPB3/423-729/08-4/MC)[/b]. Zaznaczyła, że paragon, zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta niespełniający wszystkich warunków określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów. Zgodnie bowiem z przepisami można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ustawy, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
[b]Paragon taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat, oraz opisu operacji gospodarczej [/b]przy zastosowaniu ogólnie ustalonych przez przedsiębiorcę zasad.
Izba zaznaczyła, że paragon dodatkowo opisany przez spółkę powinien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, a więc dokumentującym podróże służbowe.
Paragony oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie przez spółkę wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku braku możliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku – czytamy w uzasadnieniu rozstrzygnięcia Izby.
