Po co w firmie ewidencja przychodów

Podstawowymi zasadami prowadzenia ewidencji jest rzetelność i poprawność oraz prawidłowe przechowywanie dokumentacji i ksiąg. Rzetelność i poprawność oznaczają, że ewidencję musimy prowadzić zgodnie z przepisami, a jej zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Prawo dopuszcza niewielkie błędy, wpisane błędnie kwoty nie mogą jednak przekroczyć 0,5 proc. wartości przychodu w całym roku obrotowym lub do dnia, kiedy to urząd skarbowy stwierdzi te błędy. Większe nieprawidłowości mogą oznaczać karę pieniężną.

Istnieje obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów w miejscu wykonywania działalności gospodarczej albo w biurze rachunkowym, jeżeli to ono prowadzi nam księgowość. Miejsce gromadzenia dokumentacji wskazujemy w formularzu zgłoszeniowym NIP-1 i musi ono być zgodne ze stanem rzeczywistym.

Ewidencję przychodów prowadzimy na podstawie dowodów księgowych, czyli dokumentów potwierdzających sprzedaż. W przypadku dowodów księgowych związanych z przychodem mogą to być faktury, rachunki, paragony, dowody wewnętrzne itp.

[srodtytul]Co musimy wpisać[/srodtytul]

Jak wypełnić ewidencję? Kolumna nr 1 (Numer wpisu) przeznaczona jest do wpisywania kolejnych numerów ewidencjonowanych dokumentów. Faktury lub rachunki należy wpisywać chronologicznie według daty uzyskania przychodu.

W kolumnie „Data wpisu” umieszczamy datę wpisania dokumentu do ewidencji. Pamiętajmy, że przychody uwzględniamy w księdze w dniu ich uzyskania, a najpóźniej w dniu następnym przed uzyskaniem kolejnego przychodu.

Kolumna nr 3 (Data uzyskania przychodu) to nic innego jak data wystawienia dokumentu sprzedaży. Pamiętajmy, że datą uzyskania przychodu nie jest faktyczne otrzymanie pieniędzy za towar czy usługę. Jest nią data wystawienia faktury, rachunku lub paragonu. Jeżeli zatem wystawimy fakturę np. 30 września z terminem płatności 28 dni, czyli na 28 października, podatek będziemy musieli zapłacić od wartości tej faktury do 20 października – zanim jeszcze otrzymamy zapłatę od klienta.

Jeżeli sprzedajemy towar lub usługę bez faktury lub rachunku, również musimy to udokumentować. W takim przypadku wystawiamy tak zwany dowód wewnętrzny. Jest to dokument nie dla klienta, a dla naszych potrzeb ewidencyjnych. Pamiętajmy jednak, że jeżeli jesteśmy płatnikiem VAT, fakturę musimy wystawiać za każdym razem, kiedy dokonujemy sprzedaży. Dowód wewnętrzny powinien zawierać nazwę sprzedanego towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i wartość, a także datę sprzedaży i numer dowodu wewnętrznego.

W kolumnie nr 4 (Numer dokumentu) wpisujemy numery faktur lub rachunków oraz ewentualnie dowodów wewnętrznych.

[srodtytul]Przyporządkujmy do właściwej stawki[/srodtytul]

Kolumna „Kwota przychodów według stawki opodatkowania” jest podzielona na pięć rubryk (nr 5 – 9). Każda rubryka odpowiada innej stawce ryczałtu. Jeżeli sprzedawane przez nas towary lub usługi podlegają stawce na przykład 8,5 proc. kwoty przychodu, wpisujemy w rubryce z nagłówkiem 8,5 proc. Jeżeli jest to inna stawka, np. 17 proc., przychód wpisujemy w rubryce przeznaczonej dla tej stawki.

W kolumnie „Ogółem przychód” sumujemy wartości wpisane w rubrykach nr 5, 6, 7, 8 i 9. Przychód ogółem to wartość ogólna danej faktury bez VAT, rachunku lub dowodu wewnętrznego.

W „Podsumowaniu strony” podajemy sumę wartości kwot wpisanych w tej samej kolumnie powyżej na danej stronie.

Rubrykę „Przeniesienie z poprzedniej strony” wypełniamy w przypadku, gdy nasza ewidencja przychodów z danego miesiąca zawiera więcej niż jedną stronę. Wtedy na każdej następnej stronie wpiszemy stan ze strony poprzedniej odpowiednio w każdej kolumnie.

Kolejna kolumna „Suma przychodów od początku miesiąca” to rubryka, gdzie wpiszemy sumę kwot z dwóch poprzednio omawianych rubryk, czyli „Podsumowania strony” i „Przeniesienia z poprzedniej strony”.

Na podstawie kwot w tej rubryce wyliczymy podatek do zapłaty.

[srodtytul]Zestawienia dzienne[/srodtytul]