Jednym z podstawowych obowiązków rozliczających VAT jest właściwe dokumentowanie czynności, które są opodatkowane. Art. 106 ust. 1 ustawy o VAT mówi bowiem, że podatnicy są obowiązani do wystawiania faktury stwierdzającej sprzedaż, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
W praktyce pojawia się jednak pytanie, kto tak naprawdę może fakturę wystawić. Czy tylko przedsiębiorca (osobiście) czy także zatrudnione u niego pracownicy? A może mogą ją wystawiać też inne osoby?
Z ustawy o VAT wynika, że fakturę mogą wystawiać jedynie podatnicy dokumentujący czynność opodatkowaną. Potwierdzają to również przepisy rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur. Zgodnie z nim przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni wystawiają faktury oznaczone wyrazami: „FAKTURA VAT”.
[srodtytul]Od zasady są wyjątki[/srodtytul]
W § 10 wspomnianego rozporządzenia znajdziemy jednak odstępstwa od tej reguły. Istnieje możliwość wystawiania faktur przez osoby, które nabywają towary. I tak nabywca towarów lub usługi od podatnika może wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług na jego rzecz, jeżeli zostaną spełnione określone warunki. Chodzi o to, aby nabywca towarów lub usług był zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, z dokonującym dostawy lub świadczącym usługi zawartą umowę upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy. Umowa ta powinna zawierać przede wszystkim postanowienie, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi upoważnia nabywcę do wystawiania faktur i że sam nie będzie wystawiał faktur w okresie obowiązywania umowy na rzecz nabywcy.
Faktura wystawiana w taki sposób powinna wskazywać, kto był jej wystawcą i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.
[srodtytul]Może być upoważnienie[/srodtytul]
W praktyce dopuszcza się (mimo że nie przewidują tego przepisy), aby przedsiębiorca upoważnił inną osobę do wystawiania określonych faktur VAT w ramach pełnomocnictwa do wystawiania faktur. W tym wypadku faktury są wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika (i tylko w zakresie udzielonego upoważnienia).
Żaden natomiast przepis ustawy (ani rozporządzeń wykonawczych) nie dopuszcza możliwości udzielenia pełnomocnictwa do wystawienia faktury we własnym imieniu, ale na rzecz innej osoby. Oznacza to, że upoważniony do wystawienia faktury nie może umieszczać na niej swoich danych w miejscu, gdzie powinny znaleźć się dane sprzedawcy, np. właściciela wynajmującego lokal (jest to tylko wystawca faktury).
