Zasadą jest, że wszystkie świadczenia, jakie pracownik od nas dostaje w związku z łączącym nas stosunkiem pracy, są jego przychodem. Bez znaczenia jest to, czy są to wypłaty pieniężne, świadczenia w naturze nieodpłatne bądź częściowo odpłatne, czy ich ekwiwalenty.

Zasadniczo wszystkie są opodatkowane. Zwolnienia wymienia wprost art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm., w skrócie ustawa o PIT).

Przede wszystkim w grę wchodzą ekwiwalenty przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub wynikające z zasad bhp, pod warunkiem że:

- zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw,

- przysługują osobom pozostającym w stosunku służbowym i są przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zasadniczo musimy dać zatrudnionemu:

- środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników w środowisku pracy,

- środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące zgodności określone przede wszystkim [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=180388]w rozporządzeniu ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 21 grudnia 2005 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla środków ochrony indywidualnej (DzU z 2005 r. nr 259, poz. 2173),[/link]

- odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach.

Wynika tak z art. 237[sup]6[/sup] i 237[sup]7[/sup] kodeksu pracy. Oprócz tego, zgodnie z art. 304[sup]4[/sup] kodeksu pracy, mamy obowiązek przydzielić niezbędną odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej osobom wykonującym krótkotrwałe prace albo czynności inspekcyjne, podczas których ich własna odzież może się zniszczyć lub znacznie zabrudzić, a także ze względu na bezpieczeństwo wykonywanych prac lub czynności. Tylko w zamian za używanie własnej odzieży i obuwia przez podwładnego możemy mu wypłacić ekwiwalent pieniężny (patrz artykuł obok). Jest on, jako zgodny z przepisami, wolny od podatku.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT nie ma podatku od wartości ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli tylko jego używanie należy do obowiązków pracownika. Zwolnienie dotyczy również ekwiwalentu pieniężnego za ten strój.

Ubiór służbowy to coś więcej niż umundurowanie (o mundurze mówi ustawa z 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach, DzU z 1978 r. nr 31, poz. 130 ze zm.). O tym, kiedy strój jest ubiorem służbowym, nie decydują wprost przepisy, lecz – jak wynika z wyjaśnień organów podatkowych – spełnienie pewnych warunków. Istotne jest to, by:

- zatrudniony miał obowiązek noszenia tego stroju w pracy,

- używał go wyłącznie na terenie firmy,

- strój nie był odzieżą osobistą, tzn. podlega zwrotowi,

- ma elementy charakterystyczne dla firmy, jak logo, krój, barwa, gatunek materiału itp.

Nie ma też podatku od ekwiwalentu za pranie odzieży, ale pod warunkiem że:

- jest to odzież robocza,

- nie możemy zapewnić prania tej odzieży,

- ekwiwalent jest wypłacony w wysokości kosztów poniesionych przez zatrudnionego.

Warunki te określa art. 237[sup]9[/sup] § 3 kodeksu pracy.

Nie możemy się zwolnić z obowiązku wydawania posiłków i napojów pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych. [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73956]Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU z 1996 r. nr 60, poz. 279) [/link]wyraźnie mówi, że w takich warunkach pracy nie przysługuje ekwiwalent pieniężny. Gdy przekazujemy jednak pracownikom takie ekwiwalenty (co i tak nie zwalnia nas z konieczności udostępnienia posiłków i napojów), to i tak musimy potrącić podatek dochodowy oraz składki ZUS. W tym wypadku nie stosujemy bowiem art. 21 ust. 1 pkt 11a ustawy o PIT, zwalniającego z podatku ekwiwalenty. Aby bowiem ekwiwalent był wolny od podatku, musielibyśmy go wypłacić zgodnie z przepisami o bhp.

Nie ma natomiast podatku od ekwiwalentów za używane przez pracowników własne narzędzia, materiały lub sprzęt, np. telefon, laptop, wiertarkę. Kilka lat temu próbowano uznawać za taki sprzęt również prywatny samochód pracownika. Zbiegło się to w czasie z opodatkowaniem ryczałtów samochodowych i miało być sposobem na uniknięcie opodatkowania kwot wypłacanych pracownikom za używanie przez nich w pracy ich prywatnych aut.

Jednak nie zgodziło się na to Ministerstwo Finansów. W odpowiedzi na pytanie „Rz” (DF z 23 grudnia 2003 r. i z 12 lutego 2004 r.) resort stwierdził, że zwolnienie podatkowe dla ryczałtów samochodowych (obowiązujące tylko do 1 stycznia 2004 r.) jest zupełnie innym zwolnieniem niż to przewidziane dla ekwiwalentów za używane przez pracowników ich własne narzędzia, materiały lub sprzęt.

Świadczenia rzeczowe to np. paczki dla pracowników. Są one wolne od podatku do kwoty 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT) pod warunkiem, że rzeczywiście je przekażemy w formie rzeczowej, a nie w pieniądzu lub jako bon, talon czy inny znak uprawniający do wymiany na towar. Wypłacając ekwiwalent za takie świadczenia, potrącamy zaliczkę na podatek. Takie obostrzenie dotyczy tylko osób, które aktualnie są pracownikami. Byli pracownicy, a obecnie emeryci i renciści są w uprzywilejowanej sytuacji, bo:

- nie płacą podatku od otrzymanych od byłego pracodawcy ekwiwalentów za świadczenia rzeczowe,

- zwolnienie od podatku obejmuje wartość świadczeń (i ekwiwalentów za nie) do wysokości 2280 zł.