Jakie koszty można odliczyć, jeśli firma jest w mieszkaniu

Prowadzę działalność gospodarczą polegającą na udzielaniu korepetycji. Na korepetycje przeznaczam jeden pokój w mieszkaniu, w którym sama mieszkam. Działalność jest opodatkowana na zasadach ogólnych. Czy mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z utrzymaniem mieszkania, takie jak np. czynsz i prąd oraz rachunki za telefon? Jeśli tak, to w jakim zakresie?

Czy istnieją jakieś ograniczenia w odliczaniu kosztów zakupu sprzętu biurowego oraz pomocy naukowych i materiałów biurowych? Do prowadzenia działalności kupuję nie tylko podręczniki do nauki języka angielskiego, ale także literaturę w tym języku oraz książki na płytach CD, które wypożyczam uczniom. Czy mogę odliczyć wydatki na literaturę i płyty? Czy mogę odliczyć także wydatki na telewizję kablową, jeśli do udzielania lekcji wykorzystuję fragmenty programów w języku angielskim?

– pyta czytelniczka z Warszawy

Odpowiada Dominika Dragan-Berestecka, doradca podatkowy w kancelarii Ożóg i Wspólnicy

Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu ma swoje plusy i minusy. Z jednej strony wiele wydatków można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak z drugiej strony mogą się pojawić liczne wątpliwości, czy rzeczywiście dany wydatek należy uznać za koszt. Czytelniczka powinna więc zachować dużą ostrożność.

Prowadząc działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, do kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa można zaliczyć część wydatków poniesionych na czynsz, energię czy wodę. Czytelniczka przeznacza na działalność gospodarczą jeden pokój. Powinna więc ustalić, jaką część ogólnej powierzchni mieszkania stanowi ten pokój.

Następnie należy obliczyć, jaka część tych kosztów przypada na powierzchnię wykorzystywaną w działalności. Dotyczy to w szczególności takich wydatków jak opłaty za energię elektryczną, wodę, gaz czy Internet. Jeśli jest to np. jedna trzecia powierzchni lokalu, czytelniczka może odliczyć jedną trzecią poniesionych wydatków. Ten sposób ustalania kosztów jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe.

Jeśli chodzi o odliczenie kosztów rozmów telefonicznych, dobrze jest mieć billingi.

Na ich podstawie czytelniczka może ustalić wydatki na rozmowy przeprowadzone w celach biznesowych.

Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu oznacza konieczność właściwego wyposażenia tego lokalu, szczególnie w meble biurowe. Urzędy skarbowe uznają bez przeszkód, że wydatek na meble może stanowić koszt uzyskania przychodów przedsiębiorcy.

Organy podatkowe konsekwentnie natomiast odmawiają uznania za koszt uzyskania przychodu wydatków na telewizję kablową.

Argumentują, że takie wydatki nie mają związku z uzyskaniem przychodu.

Jednak w przypadku czytelniczki można bronić stanowiska, iż opłaty za telewizję kablową stanowią taki koszt

. Chodzi o specyfikę prowadzonej działalności, przy której czytelniczka wykorzystuje programy w języku angielskim w trakcie lekcji. Jednak należy pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wartości całej faktury, ale jedynie jej część.

Należy też wziąć pod uwagę, że prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu wiąże się nie tylko z ponoszeniem bieżących wydatków, ale ze stopniowym zużyciem lokalu. Tak więc po spełnieniu określonych wymogów przedsiębiorca może zaliczyć lokal mieszkalny do środków trwałych firmy i naliczać amortyzację. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają m.in. lokale będące odrębną własnością lub współwłasnością podatnika, nabyte lub wybudowane przez podatnika we własnym zakresie, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.

Dla budynków i lokali mieszkalnych podstawowa stawka amortyzacyjna wynosi 1,5 proc. Oznacza to, że amortyzacja trwa ponad 66 lat. Przepisy przewidują jednak kilka możliwości jej skrócenia. W przypadku budynku (lokalu) używanego lub ulepszonego okres ten może zostać skrócony do dziesięciu lat. Budynek (lokal) uznaje się za używany, jeśli właściciel udowodni, że był wykorzystywany co najmniej przez pięć lat, zanim on go nabył. Aby natomiast można było uznać, że został ulepszony, właściciel musi przed wpisaniem do ewidencji środków ponieść wydatki powodujące wzrost wartości użytkowej budynku (lokalu). Nie mogą być mniejsze niż 30 proc. ceny jego zakupu.

Skrócenie okresu amortyzacji oznacza dla przedsiębiorcy, że może odliczyć wyższe koszty miesięczne. W przypadku mieszkania o wartości początkowej 240 tys. zł (chodzi np. o cenę nabycia), które podatnik wykorzystuje na cele działalności gospodarczej, miesięczny odpis amortyzacyjny wyniesie 500 zł.