Najkorzystniej jest wesprzeć podwładnych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Od 4 czerwca 2008 r. możemy dopłacać z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie tylko do wczasów krajowych, ale i zagranicznych. To skutek nowelizacji ustawy (DzU z 2008 r. nr 86, poz. 522) po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r. (K 40/04).

O tym jakie konkretnie formy wypoczynku są dofinansowywane w danej firmie i jakie warunki musi spełnić pracownik, by dostać dopłatę, decyduje regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Treść regulaminu pracodawca uzgadnia ze związkami zawodowymi, a gdy nie ma związków, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W praktyce w zakładowych regulaminach są dopuszczalne różne formy wypoczynku pracowników i ich rodzin. Nie zmusza się ich do letniego relaksu w jeden określony sposób, tylko daje im się prawo wyboru między formami zorganizowanymi (w domach wczasowych, pensjonatach itp.) a możliwością samodzielnie zorganizowanego wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą). Trzeba tylko pamiętać, by o przyznaniu dofinansowania z funduszu decydowała sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracowników i innych osób uprawnionych.

Czy taka dopłata jest wolna od podatku? Organy podatkowe twierdzą, że nie, bo zwolnienie przysługuje tylko dla świadczeń rzeczowych (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof). Zwróciło na to uwagę Ministerstwo Finansów już w 2005 r., kiedy to wyjaśniło, że dofinansowanie nie jest świadczeniem rzeczowym w rozumieniu przepisów podatkowych, tj. nie ma postaci materialnej (rzeczy, towaru).

Podobnie stwierdził Urząd Skarbowy w Nysie w piśmie z 1 sierpnia 2006 r. (PDB/415-19/ 06/BJ). Czytamy w nim: „W przypadku zorganizowania przez pracodawcę wycieczki na rzecz pracowników, polegającej na zakupie usługi turystycznej, nie mamy do czynienia ze świadczeniem rzeczowym, lecz przedmiotem świadczenia jest usługa – co nie podlega zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 67”. Zgodnie z art. 45 kodeksu cywilnego rzeczami są tylko przedmioty materialne. „W związku z tym pracodawca winien świadczenia te (dofinansowanie wycieczki) doliczyć do pozostałych przychodów pracownika i jako płatnik pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, tj. stawką 19 proc.” – wytłumaczył urząd.

Z tego samego powodu ze zwolnienia z podatku nie skorzystają byli pracownicy, a obecni emeryci i renciści, mimo że na pierwszy rzut oka wydawałoby się, iż wypłacane im przez były zakład ekwiwalenty są wolne od podatku (patrz tekst o świadczeniach ze środków obrotowych).

Z wyjazdem na piknik jest tak samo jak z wycieczką. Skoro wolne od podatku są tylko świadczenia rzeczowe sfinansowane z funduszu socjalnego lub funduszy związków zawodowych, to od dofinansowania tej formy wypoczynku trzeba będzie już pobrać zaliczkę na podatek. Tylko jak ustalić wysokości przychodu pracownika z tego tytułu? Nie jest to trudne, gdy dotujemy indywidualne wczasy i inne wyjazdy. Ale co zrobić w sytuacji, gdy na darmowym pikniku dla załogi był cały personel i nie wiadomo, ile kto zjadł i wypił?

Prostą i wydaje się rozsądną receptę znalazł Urząd Skarbowy w Tomaszowie Lubelskim. W piśmie z 24 lutego 2005 r. (PD/415-2/2005) stwierdził, że gdy poniesionych przez pracodawcę wydatków nie da się odnieść do poszczególnych pracowników, to nie zaliczamy tych wydatków do przychodów zatrudnionych. To oznacza, że nie podlegają one opodatkowaniu, a w konsekwencji również oskładkowaniu. Wówczas, jak wyjaśnił Pomorski Urząd Skarbowy, „w przypadku wystawienia rachunków określających łączną odpłatność na rzecz uczestników świadczenia koszt imprezy nie stanowi indywidualnego przychodu i nie jest opodatkowany” (pismo z 18 września 2006 r., DM/415-0035/ 06/JU).

Co innego, gdyby koszty pikniku zostały rozpisane na poszczególnych pracowników; wtedy – jak wytłumaczył pomorski urząd – u każdego z nich powstanie przychód. Podobnie stwierdził Świętokrzyski Urząd Skarbowy w piśmie z 14 sierpnia 2007 r. (RO/415-18/07), nakazując potrącać podatek tylko wtedy, gdy „sposób udostępniania przez spółkę przedmiotowych świadczeń pozwala na ustalenie faktycznej wartości świadczeń otrzymywanych przez konkretną osobę”.

Jednak i w takiej sytuacji warto zachować ostrożność. Zdarza się bowiem, że niezależnie od tego, czy koszty pikniku zostaną rozpisane na poszczególnych pracowników, czy nie, organy podatkowe każą wykazać i opodatkować przychód pracownika. Tak właśnie zinterpretował przepisy Urząd Skarbowy Poznań-Grunwald (pismo z 4 sierpnia 2006 r., AD-III/415-40/2006), wyjaśniając: „Kontrola może nastąpić np. poprzez sporządzenie listy obecności pracowników. Kwota wydatków poniesionych na organizację imprezy okolicznościowo-integracyjnej powinna być rozdzielona na pracowników biorących w niej udział i stanowi dla nich dodatkowy przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych”.

Pozornie wydawać by się mogło, że z dużo szerszego zakresu zwolnień korzystają byli pracownicy, a obecni emeryci i renciści. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 38 wolne od podatku są nie tylko świadczenia rzeczowe, ale i ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych. Zwolnienie to przysługuje w wysokości nieprzekraczającej 2280 zł w roku podatkowym.

Trzeba jednak zauważyć – na co zwrócił uwagę m.in. Urząd Skarbowy w Lubaniu (pismo z 22 sierpnia 2007 r., PD/415-9/07/1), „że ze zwolnienia nie mogą korzystać świadczenia pieniężne, które nie mają swojego odpowiednika w pierwotnym prawie do świadczenia rzeczowego”. Innymi słowy ekwiwalent musi być wypłacony w zamian za świadczenie rzeczowe. A skoro dofinansowanie do wczasów emerytów nie jest świadczeniem rzeczowym, to i ekwiwalent w zamian za to nierzeczowe świadczenie jest opodatkowany.Dlatego, przyznając dofinansowanie wypoczynku byłych pracowników, pracodawca musi pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10 proc. (zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 4 updof). Ponieważ jest to podatek zryczałtowany, wartości tego świadczenia emeryt nie uwzględnia w zeznaniu rocznym.

Pan Jurek jest już na emeryturze. Były pracodawca dał mu dopłatę do wczasów w wysokości 500 zł. Pracodawca musi jednak potrącić zaliczkę na podatek w zryczałtowanej wysokości 10 proc. Na rękę emeryt dostanie więc 450 zł.Jeśli pracodawca bezpośrednio wpłaciłby na konto organizatora wczasów kwotę 500 zł, to pan Jan powinien uiścić swojemu byłemu pracodawcy 50 zł tytułem podatku.

Nie ma za to wątpliwości, że wolne od podatku są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18 (zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof).

Trzeba tylko zwrócić uwagę na to, by wyjazd dziecka był zorganizowany w ramach prowadzonej przez dany podmiot (firmę, fundację, stowarzyszenie) działalności.

Problem może się pojawić wtedy, gdy dziecko kończy 18 lat akurat w czasie wakacyjnego wyjazdu. Czy pobrać podatek, gdy dopłata jest wypłacana już po powrocie do domu pełnoletniej pociechy?

Z dosłownego brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 78 updof wynika, że limit 18 lat dotyczy wieku, w którym młodzież korzysta z wypoczynku bądź leczenia, a nie terminu udzielenia samej dopłaty. Organy podatkowe są jednak innego zdania. Przykładowo Urząd Skarbowy w Koninie wprost stwierdził, że zwolnienie ma zastosowanie, „jeżeli takiej dopłaty dokonano do dnia, w którym osoba nie ukończyła 18 roku życia” (pismo z 5 sierpnia 2004 r., PDIII/415-31/04).

Z kolei Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie zalecił, by wtedy, gdy dziecko ukończyło 18 rok życia w trakcie trwania turnusu wypoczynkowego, proporcjonalne podzielić dopłatę na część objętą zwolnieniem podatkowym (okres do dnia ukończenia 18 lat) i część opodatkowaną (pismo z 17 września 2007 r., 1471/DPF/415/67/2007/PP).

Ustawa nie mówi, w jaki sposób dokumentować wydatki poniesione na zakup wczasów i innych form wypoczynku bądź leczenia dla dzieci i młodzieży. Takich wymogów nie określają również przepisy podatkowe zwalniające od podatku dopłaty ze środków funduszu socjalnego do wypoczynku dzieci i młodzieży. To prawda, że niektórzy organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży nie są przedsiębiorcami i nie wystawiają np. faktur, ale to nie oznacza, że nie są oni uprawnieni do organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży.

Nie ulega też wątpliwości, że wszystkie świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zgodnie z § 2 pkt 1 ppkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.

Firma Alfa postanowiła dopłacić w tym roku do wypoczynku pracowników i ich dzieci. Częściowo dopłaty zostaną sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Komisja socjalna zdecydowała o tym, by środki funduszu socjalnego przeznaczyć na dofinansowanie:

- letniego pikniku dla pracowników i ich dzieci; zgodnie z regulaminem funduszu za piknik nie zapłaci tylko część pracowników, w przeliczeniu na jednego uprawnionego będzie to kwota 80 zł,

- do wczasów na Słowacji tych podwładnych, którzy są uprawnieni do korzystania z funduszu socjalnego po 300 zł na osobę,

- wyjazdu na zieloną szkołę dla małoletnich dzieci niektórych pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego po 400 zł na osobę.Od żadnego z tych świadczeń szef nie potrąci składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ponieważ źródłem wszystkich dofinansowań jest fundusz socjalny.

Natomiast skutki podatkowe tych wypłat są następujące:

– od dofinansowania pikniku szef potrąci każdemu pracownikowi 15 zł zaliczki na podatek (80 zł x 19 proc.),

– dofinansowanie wyjazdu na zieloną szkołę jest w całości zwolnione od podatku,

– od dofinansowania wczasów na Słowacji pracodawca potrąci:

- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 0 zł

- podstawa wymiaru składki zdrowotnej 0 zł

- przychód do opodatkowania 300 zł

- koszty uzyskania przychodu 0 zł

- podatek należny (19 proc.) 57 zł