Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam się za pomocą ksiąg rachunkowych. Otrzymałem 2 kwietnia 2008 r. duplikaty czterech faktur VAT, które pierwotnie wystawione były w październiku 2007 r., ale nigdy nie dotarły do mojej firmy i nie były zaksięgowane. Dotyczą one kosztów pośrednich. Bilans i rachunek zysków i start sporządziłem 20 marca. Moim zdaniem wydatki z tych faktur można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (oraz odliczyć VAT) w miesiącu otrzymania duplikatów. Czy to prawidłowe postępowanie?

Tak

Duplikaty faktur dotyczących 2007 r., które dostaliśmy po sporządzeniu sprawozdania finansowego, należy ująć w dacie ich otrzymania, czyli w kwietniu 2008 r. Także w miesiącu otrzymania duplikatów trzeba rozliczyć wykazany w nich podatek VAT.

Art. 22 ust. 5c – 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT) mówi, że koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część odnosi się do danego roku podatkowego, stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto go w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w razie braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych.

Otrzymanie duplikatów faktur w kwietniu 2008 r., już po sporządzeniu sprawozdania finansowego, oznacza, że zostały ujęte w księgach rachunkowych właśnie w tym miesiącu. Zatem momentem poniesienia kosztu będzie kwietniowa data, pod jaką ujęto go w księgach rachunkowych.

Z pytania wynika, że faktury pierwotne nigdy nie dotarły do podatnika. Moim zdaniem oznacza to, że duplikaty należy traktować tak jak faktury pierwotne: obowiązuje ta sama data odliczania wykazanego w nich podatku VAT.

Zgodnie z podstawową zasadą, zapisaną w art. 86 ustawy o VAT, firma ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała fakturę, lub w rozliczeniu za okres następny. Jeśli zatem czytelnik otrzymał duplikat faktury w kwietniu, będzie mógł odliczyć VAT w kwietniu lub w maju.

Małgorzata Niedźwiedzka, współpracowniczka Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska