W ramach prowadzonej działalności gospodarczej robię zakupy przez Internet. Potwierdzają je wydrukowane z komputera umowy sprzedaży. Nie ma na nich jednak podpisów stron. Czy mimo to mogę na ich podstawie wpisać wydatki do księgi podatkowej?
– pyta czytelnik DF.
Takiej możliwości, niestety, nie będzie. Zabraniają tego bowiem przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podstawą zapisów w podatkowej księdze są, w myśl § 12 wspomnianego rozporządzenia, dowody księgowe. Są nimi faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące. Dowodami księgowymi są również inne dokumenty stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeśli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej z nich,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Za dowody księgowe uważa się również (§ 13 rozporządzenia):
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Z kolei § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi mówi, że na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty z datą i podpisami osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych wypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te można sporządzać po to, by udokumentować wydatki wymienione w ust. 2 wspomnianego paragrafu w pkt od 1 do 9. Nie ma tam jednak mowy o zakupach towarów przez Internet.
Czytelnik kupuje towary za pośrednictwem Internetu. W tym wypadku zakupy może dokumentować umowa sprzedaży. Powinna ona jednak zawierać podpisy stron przeprowadzających transakcję. Wtedy wydatki można będzie wpisać do podatkowej księgi. Gdy podpisów nie ma, możliwości takiej nie będzie.
Dowód księgowy powinien zawierać podpisy osób uprawnionych do dokumentowania operacji gospodarczych
Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych. Izba Skarbowa w Katowicach (ośrodek zamiejscowy w Bielsku-Białej) zajmowała się podobną sprawą. Podatnik kupował towar na aukcjach allegro. Zastanawiał się, na podstawie jakich dokumentów może wpisywać wydatki do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Izba odpowiedziała, że do udokumentowania operacji gospodarczych związanych z zakupami towarów przez Internet zastosowanie znajdzie § 13 pkt 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi. Zgodnie z nim dowodem księgowym może być dokument zawierający dane wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2. Przepis ten mówi, że dowód księgowy powinien zawierać podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Powinien zatem być podpisany przez strony umowy, a więc zarówno kupującego, jak i sprzedającego. „Złożenie na wydruku komputerowym podpisu tylko przez osobę przyjmującą towar, tj. kupującego, jest niewystarczające (...), aby uznać ten dokument za dowód księgowy” – czytamy w interpretacji z 24 stycznia 2007 r. (IPB2/4117-72/06/3).
Podobnie stwierdziła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 6 lutego 2008 r. (ILPB1/415-168/07-2/AG). Podatnik chciał sprzedawać telefony komórkowe. Zamierzał kupować je na aukcjach internetowych. Zakupy potwierdzać miały umowy sprzedaży wydrukowane z komputera, zawierające datę, kwotę, przedmiot i strony transakcji, ale bez podpisów. Izba stwierdziła, że w tej sytuacji „dowody zakupu, jakimi będzie dysponował, nie będą spełniały warunków zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie mogą zatem stanowić podstawy do zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów”.
