Obowiązuje zasada, że odliczenie wydatków zależy od tego, czy firma potrafi wykazać ich związek z przychodem.
Obecnie organy podatkowe co do zasady akceptują to, że racjonalne, właściwie udokumentowane wydatki na spotkania integracyjne pracowników są związane z przychodami pracodawcy. Zorganizowanie dla pracowników imprez integracyjnych, wyjazdów szkoleniowych oraz spotkań świątecznych sprzyja bowiem wytworzeniu dobrej atmosfery w przedsiębiorstwie oraz wpływa na zacieśnienie więzi pracowników z firmą.
Urzędy podkreślają jednak, że w każdym przypadku należy zbadać cel takiego spotkania. Jeżeli będzie nim wyłącznie konsumpcja lub przebywanie pracowników w swoim gronie, to wydatki mogą być wyrzucone z kosztów.
Jak stwierdziły Lubelski Urząd Skarbowy w interpretacji z 6 lipca 2007 r. (PD.423-34/07) oraz Łódzki Urząd Skarbowy w interpretacji z 5 lipca 2007 r. (ŁUS-II-2-423/ 123/07/AT), koszty powinny być poniesione na spotkania, których celem ma być upowszechnianie pozytywnego wizerunku pracodawcy wśród zatrudnionych, co ma przekładać się na dobrą wzajemną współpracę, wzrost wydajności i efektywności pracy, a w konsekwencji ma przyczynić się do osiągania lub zwiększenia przez firmę przychodów.
Podobne wnioski wynikają z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 28 kwietnia 2008 r. (I SA/Wr 1551/07), który wskazał, że jeżeli imprezy pracownicze wpływają na jakość pracy i są elementem cenotwórczym, firmie przysługuje prawo do odliczenia naliczonego podatku.
Należy jednak pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych przeznaczonych dla pracowników. Zatem wydatki na spotkania, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt jedynie w części przypadającej na pracowników.
Co istotne, nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zatem impreza integracyjna nie może mieć formy działalności socjalnej. Udział pracowników w spotkaniu nie może być uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (tj. kryterium socjalnego). Kosztem są natomiast same odpisy wpłacone na fundusz.
