Gdy podatnik podlega obowiązkowi rejestracji VAT a nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania w Polsce, musi ustanowić przedstawiciela podatkowego. Nie zawsze jednak. Kiedy nie trzeba go mieć? Gdy podatnikiem wykonującym czynności opodatkowane VAT jest podmiot posiadający siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności lub stałe miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego Wspólnoty Europejskiej.
Przedstawicielem podatkowym może zostać osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, posiadająca siedzibę na terytorium kraju. Może nim być również osoba fizyczna. W tym wypadku konieczne jest jednak posiadanie przez nią stałego miejsca zamieszkania na terytorium Polski.
Zasady ustanowienia przedstawiciela podatkowego w VAT określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 16 kwietnia 2004 r. (DzU nr 66, poz. 609).
Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na ustanowienie przedstawiciela, powinien sprawdzić, czy kandydat spełnia odpowiednie warunki. Określają je przepisy wspomnianego wcześniej rozporządzenia. Kandydat może zostać przedstawicielem, gdy:
- jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- przez ostatnie 24 miesiące terminowo rozliczał VAT oraz inne podatki stanowiące dochód budżetu państwa,
- przez ostatnie 24 miesiące osoba fizyczna będąca podatnikiem, a w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi osoba będąca wspólnikiem, członkiem władz zarządzających, głównym księgowym nie podlegała odpowiedzialności na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego za popełnienie przestępstwa skarbowego,
- jest uprawniony do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.
Podatnik decydujący się na ustanowienie przedstawiciela podatkowego powinien mieć umowę. Musi ona spełniać określone wymogi. Powinny znaleźć się w niej nazwa lub imię i nazwisko podatnika, adres jego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania za granicą.
Potrzebne też będą dane identyfikacyjne tego, kto jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym. Do niezbędnych danych przedstawiciela należy NIP, nazwa lub imię i nazwisko, adres jego siedziby lub w przypadku osób fizycznych adres miejsca zamieszkania.
Odpis umowy i kopię zaświadczenia o spełnieniu warunków do bycia przedstawicielem należy złożyć do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
W umowie trzeba podać również adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja oraz ewidencja podatnika dla celów VAT.
Przedstawiciel podatkowy zobowiązany jest do wypełniania obowiązków podatnika, z którym wiąże go umowa. Dotyczy to m.in. rozliczania VAT a także prowadzenia i przechowywania – w zastępstwie podatnika – dokumentacji i ewidencji dla celów tego podatku. Przedstawiciel powinien też podejmować inne czynności wynikające z przepisów o VAT. Obowiązek taki ma jednak tylko wtedy, gdy jest to określone w umowie. Pamiętajmy, że przedstawiciel odpowiada solidarnie z podatnikiem, którego reprezentuje, za jego zobowiązania podatkowe.
Jeśli przedstawiciel przestaje spełniać warunki niezbędne do występowania w tej roli, musi pisemnie powiadomić o tym podatnika, dla którego został ustanowiony.
