Może to być na przykład program imprezy integracyjnej przygotowany przez osoby odpowiedzialne za organizację spotkania czy lista pracowników biorących w nich udział. Tak zdecydował dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (IP-PB3-423-556/07-3/DG).
Podatnik (spółka), który wystąpił z wnioskiem o interpretację przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), prowadzi działalność ubezpieczeniową. Dba więc o stworzenie właściwej atmosfery w pracy, integrację zatrudnionych, wzmocnienie ich więzi z firmą i dobre relacje między nimi. Dlatego organizuje co jakiś czas spotkania okolicznościowe o charakterze integracyjnym, w których uczestnictwo jest dobrowolne. Imprezy, organizowane dla pracowników poszczególnych działów, jak również dla wszystkich pracowników spółki, składają się przede wszystkim ze wspólnej zabawy, konsumpcji i zawodów sportowych. Mogą też mieć charakter szkoleniowo-integracyjny.
Spółka chciała się więc upewnić, czy wydatki ponoszone na organizację tego rodzaju spotkań, finansowane ze środków obrotowych, stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Zdaniem spółki wydatki te są ponoszone w związku z prowadzoną przez nią działalnością i mają na celu zwiększenie przychodów. Chodzi w nich bowiem przede wszystkim o tworzenie korzystnej atmosfery, zawiązywanie oraz umacnianie więzów koleżeńskich pomiędzy pracownikami oraz o wzmocnienie ich identyfikacji ze spółką jako miejscem pracy.
Takie imprezy służą zatem w przekonaniu wnioskodawcy celom spółki, bo zintegrowany zespół, silnie zidentyfikowany z firmą, przekłada się na większą wydajność oraz poprawność wykonywanej pracy, a w konsekwencji na osiąganie wyższych przychodów.
Co więcej, w ocenie wnioskodawcy wystąpienie w imprezie integracyjnej elementów szkoleniowych nie pozbawia jej podstawowego celu, jakim jest generowanie przychodów towarzystwa ubezpieczeń. To również w efekcie wpływa na wzrost przychodów firmy.
Podobnego zdania był dyrektor warszawskiej Izby Skarbowej. Potwierdził, że zgodnie z przepisami podatkowymi kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł. I to decyduje o tym, czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów, czy też nie.
Jak podkreśla w uzasadnieniu organ podatkowy, kosztami są również tzw. koszty pracownicze. Obejmują one przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Do nich mogą należeć też wydatki ponoszone na organizację imprez okolicznościowych (integracyjnych) dla pracowników, ale za każdym razem ważny jest cel spotkania.
„Gdy wydatki poniesione zostały na zorganizowanie imprezy okolicznościowej oraz spotkań integracyjnych mających na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych. Jeśli jednak impreza nie służy takiemu celowi, a spotkania pracowników mają charakter typowo rozrywkowy i konsumpcyjny, to w takim przypadku nie można uznać, iż poniesione wydatki mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów” – wyjaśnia dyrektor IS w Warszawie.
Jednocześnie przypomina, że prawidłowe zaliczenie wydatków do kosztów (tj. ich celowości i związku z przychodem) ciąży na podatniku. Bo to on na tej podstawie zmniejsza swoje zobowiązanie podatkowe.
Dlatego podatnik powinien posiadać dowody dokumentujące integracyjny i motywacyjny charakter imprezy – jak chociażby przykładowy program imprezy integracyjnej przygotowany przez osoby odpowiedzialne za organizację spotkania czy listę pracowników biorących udział w spotkaniu.
