Czy także wtedy, gdy nie udało się ściągnąć należności? Tak, po to bowiem korzystamy z usług specjalistów, aby zwiększyć szanse na odzyskanie pieniędzy. Nie ma wprawdzie stuprocentowej gwarancji, że przyniesie to efekty. Niepowodzenie egzekucji nie oznacza jednak, że musimy wyrzucić faktury z kosztów. Oczywiście muszą one dokumentować faktyczne czynności. Na pewno podejrzenia urzędu wzbudzą wysokie i regularne wydatki na windykację, która kończy się niepowodzeniem i co gorsze nie jest potwierdzona żadnymi dodatkowymi dowodami. Dlatego warto zadbać o szczegółowe udokumentowanie usługi, przykładowo może to być raport windykatora opisujący przeprowadzone czynności.

To, że wydatki na ściągnięcie wierzytelności mogą być kosztem uzyskania przychodów, potwierdzają też interpretacje organów podatkowych. Przykładowo o rozliczenie opłat za ściągnięcie należności zapytała firma, której kontrahent nie zapłacił ostatniej raty za wykonane dzieło. Dostała ona fakturę od kancelarii adwokackiej za negocjacje i prowadzenie sprawy przed sądem arbitrażowym. Czy wydatek może być kosztem? Jak czytamy w interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 25 stycznia 2008 r. (IP-PB3-423-431/07-2/MS): „dochodzenie przez wnioskodawcę od zamawiającego ostatniej raty wynagrodzenia z tytułu dostarczenia przedmiotu umowy na wykonanie dzieła jest obiektywnie uzasadnione oraz celowe.

Oprócz faktury warto mieć dokumenty potwierdzające czynności wykonane przez firmę ściągającą długi

Wydatki na usługi prawnicze zostały poniesione dla ochrony interesów prawnych spółki i niewątpliwie wiążą się z całokształtem jej działalności, warunkując możliwość dalszego funkcjonowania i osiągania przychodów. Mając zatem powyższe na uwadze, ewentualne koszty związane z dochodzeniem na drodze sądowej przedmiotowej należności, w tym koszty opłat sądowych spółka może uwzględnić po stronie kosztów uzyskania przychodów”. Izba skarbowa podkreśliła też, że wydatki te rozliczamy w momencie poniesienia.

Inny podatnik pytał o rozliczenie kosztów windykacji należności za płyty stropowe. Zajęła się nią profesjonalna firma i wystawiła za swoje usługi fakturę. Można ją odliczyć od przychodów – potwierdził Urząd Skarbowy we Włodawie w interpretacji z 11 grudnia 2006 r. (NPD-406/09/NO-21/06). Przyznał też, że wydatek jest kosztem pośrednim, gdyż „nie wpływa bezpośrednio na uzyskany przez spółkę przychód z tytułu sprzedaży towarów, gdyż przychód ten został przez spółkę osiągnięty”.

Można także wrzucić w koszty opłaty za usługi kancelarii prawnej, która wystąpiła do sądu o nakaz zapłaty za wykonane przez przedsiębiorcę zlecenie (interpretacja Urzędu Skarbowego w Wolsztynie z 20 grudnia 2006 r., ZD/415-19/06). Podobnie było w sprawie rozpatrywanej przez Urząd Skarbowy w Głubczycach (interpretacja z 27 listopada 2006 r., PO.I/415/4/GM/06).

Warto też przypomnieć, że Ministerstwo Finansów w piśmie z 11 marca 2004 r. (PB3-580/8214-56/HR/04) wyraźnie stwierdziło: „Działania windykacyjne prowadzone przez firmy windykacyjne i związane z tym wydatki (koszty) mają związek z działalnością gospodarczą i pośrednio z osiąganymi przychodami”.