Sprzedający samochody czy np. sprzęt agd udzielają kupującym gwarancji. Polega to na zobowiązaniu się – gdy wystąpią wady sprzedanego towaru – do ich usunięcia. Możliwa jest wtedy naprawa albo wymiana towaru na wolny od wad. Naprawy może dokonać bezpośrednio przedsiębiorca, który udzielił gwarancji, jak i inna firma (zakład serwisowy). Ma to jednak znaczenie przy rozliczeniach podatkowych.

Jeśli bowiem udzielający gwarancji korzysta przy naprawach z usług firmy serwisowej, to wydatki na rzecz tej firmy będą dla niego kosztem podatkowym. Zastosowanie znajdą tu ogólne regulacje dotyczące zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Z art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) oraz art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT. Wspomniane przepisy nie mówią nic o naprawach gwarancyjnych. A to oznacza, że wydatki takie mogą być kosztem podatkowym. Potwierdzają to również interpretacje organów podatkowych, np. Urzędu Skarbowego w Lublinie z 19 marca 2007 r. (PDIII/423-1/3 /1/07). Jedna ze spółek zajmujących się wykonywaniem robót budowlano-montażowych pytała, czy koszty robót poprawkowych poniesione po dacie podpisania protokołu odbioru końcowego budowy są kosztami uzyskania przychodów. Zastanawiała się też, czy są nimi koszty napraw gwarancyjnych poniesione w okresie udzielonej na rzecz zamawiającego gwarancji na okres od trzech do pięciu lat.

Urząd skarbowy stwierdził, że „gwarancje związane są ze świadczeniem usług gwarancyjnych i serwisowych, stosownie do art. 577 § 1 kodeksu cywilnego, i polegają na tym, że sprzedawca udziela kupującemu gwarancji dotyczącej jakości rzeczy sprzedanej. Sprzedawca jest zobowiązany do usunięcia wad fizycznych rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, jeżeli wady te ujawnią się w terminie określonym w gwarancji”.

W świetle przepisów faktycznie poniesione wydatki związane z usunięciem wad (tu wad w wykonanych usługach budowlanych) w ramach gwarancji będą kosztem uzyskania przychodu w roku ich poniesienia. Należy mieć jednak na uwadze, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

- kar umownych i odszkodowań z tytułu wad wykonanych robót i usług oraz zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług, tj. wydatków będących swego rodzaju sankcją (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT),

- rezerw na przewidywane koszty napraw gwarancyjnych, bowiem nie ma obligatoryjnego obowiązku ich tworzenia (art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 22 ustawy o PIT).

Również inne przypadki związane z naprawami gwarancyjnymi będą pozwalały na rozliczenie kosztów. Przy usługach z rękojmi i gwarancji, wynikającej z umowy sprzedaży, istnieje bowiem związek z przychodami osiąganymi przez podatnika. W takiej sytuacji mogą być one uznane za koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych. Podatnik powinien jednak zadbać o odpowiednie udokumentowanie wydatków tak, aby potwierdzić, że usługa gwarancyjna została wykonana.W interpretacji z 15 grudnia 2005 r. Urząd Skarbowy w Myśliborzu (US.RPF/ 415/9/05) stwierdził, że poniesione przez sprzedawcę wydatki na dostarczenie klientowi rzeczy wolnej od wad w ramach reklamacji są kosztem uzyskania przychodów i powinny być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie pozostałe wydatki. Natomiast dokonanie naprawy gwarancyjnej powinno być uwidocznione w spisanym na tę okoliczność protokole.

W praktyce zdarza się, że podatnicy poza typową gwarancją dodatkowo pokrywają koszty napraw w pewnym okresie po jej zakończeniu. Organy podatkowe twierdzą, że ponoszone przez nich wydatki na naprawy po zakończeniu gwarancji nie są kosztami uzyskania przychodów. Wątpliwości z tym związane rozstrzygnęła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie (interpretacja z 30 maja 2006 r., 1401/PD-4230Z-37/06/KK). Spółka sprzedawała samochody ciężarowe. Udzielała na nie gwarancji, pokrywając koszty napraw lub wymiany wadliwej części. Zdecydowała się też pokrywać te koszty, gdy awaria występowała w krótkim czasie po zakończeniu okresu gwarancji. Chciała w ten sposób zachować jak najlepsze relacje z klientami (firmami leasingowymi i transportowymi). Twierdziła, że pozwoli jej to uzyskiwać od nich dalsze zamówienia i tym samym generować kolejne zyski. Nie zgodził się z tym organ podatkowy. Jego zdaniem wydatki spółki na naprawy pogwarancyjne pojazdów użytkowanych przez kontrahentów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Nie są to wydatki ani na reprezentację (te od początku 2007 r. nie mogą być kosztem podatkowym), ani na reklamę (wydatki te można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, w tym jednak wypadku trudno mówić o reklamie; musi ona bowiem polegać na przedstawianiu towarów i nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni). W wypadku podatnika trudno było – zdaniem organu podatkowego – mówić o związku ponoszonych wydatków (na naprawy pogwarancyjne) z osiąganymi przychodami.

Pewne problemy w związku z naprawą w ramach gwarancji mogą pojawić się u przedsiębiorców wykorzystujących samochody w działalności gospodarczej. Naprawy gwarancyjne dotyczą bowiem najczęściej amortyzowanych środków trwałych. Często są one przeprowadzane przed zakończeniem okresu ich amortyzacji. W ramach gwarancji zazwyczaj wymieniane są części składowe środka trwałego konieczne dla jego dalszego prawidłowego funkcjonowania. Pojawiają się zatem wątpliwości, czy w tym wypadku będą stosowane przepisy ustaw podatkowych mówiące o tym, że w razie trwałego odłączenia od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej wartość początkową tego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonej części a przypadającą na nią, w okresie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych. Wydaje się, że przepisów tych przy naprawach gwarancyjnych się nie stosuje. Byłoby to pozbawione sensu. Część środka trwałego zostaje wprawdzie odłączona, ale w jej miejsce pojawia się nowa część. Można zatem przyjąć, że nie dojdzie do zmiany kwalifikacji podatkowej naprawianego środka trwałego nawet w razie wymiany większości części na nowe.

Udzielający gwarancji będzie mógł odliczyć VAT od usługi firmy serwisowej (gdy sprzedaż towaru objęta gwarancją jest opodatkowana). VAT może odliczyć również od części przekazanych do wykonania napraw gwarancyjnych.

Po stronie sprzedawcy przy naprawach gwarancyjnych czy wymianie towaru na wolny od wad nie pojawia się żaden dodatkowy obrót. Nie jest to też nieodpłatne świadczenie, bo płacąc za towar, nabywca niejako zapłacił już w tej cenie za przyszłe usługi gwarancyjne.