Przy wypłacie wynagrodzenia musi pobrać 19-proc. zaliczkę na podatek dochodowy. Przekazuje ją na konto urzędu (właściwego według siedziby lub miejsca zamieszkania płatnika) do 20 dnia następnego miesiąca. Do końca stycznia następnego roku składa PIT-4R. Natomiast do końca lutego następnego roku przesyła podatnikowi oraz urzędowi (ale już właściwemu według miejsca zamieszkania wykonawcy) informację PIT-11.

Koszty uzyskania przychodów przy umowie o dzieło i zleceniu wynoszą 20 proc. przychodu. Jeśli umowa jest „ozusowana”, koszty liczymy od przychodu pomniejszonego o składki finansowane z wynagrodzenia ubezpieczonego.

Jeżeli wykonywana w ramach umowy o dzieło praca ma twórczy charakter i nastąpi przeniesienie praw autorskich, można naliczyć 50-proc. koszty. Wynagrodzenie wypłacone na podstawie umowy o dzieło bądź zlecenia to przychód z działalności wykonywanej osobiście. W zeznaniu rocznym sumujemy je z innymi przychodami. Jak wspomnieliśmy, koszty wynoszą tu 20 proc. (bądź 50 proc. przy umowie o dzieło, z którą wiąże się przeniesienie praw autorskich). Wykonawca, który poniósł wyższe wydatki (niż zryczałtowane), może je uwzględnić w zeznaniu rocznym.

W ramach tego źródła przychodów mogą rozliczać się podatnicy współpracujący tylko z firmami i nieprowadzący w tym samym zakresie działalności gospodarczej.

Płatnik jest zwolniony z obowiązku rozliczenia podatku, jeśli wykonawca poinformuje, że świadczy swoje usługi w ramach działalności (dla celów dowodowych warto mieć to na piśmie). Wtedy jest najprościej – wykonawca wystawia fakturę, a odbiorca po prostu ją księguje.

Spółka pobiera też zaliczkę od wynagrodzeń wypłacanych kadrze kierowniczej. Podobnie jest z członkami rady nadzorczej. Otrzymywane przez nich należności to przychody z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 ustawy o PIT. Przysługują im podobne koszty jak pracownikom. Zaliczkę potrącamy natomiast w stałej wysokości – 19 proc. Przy rozliczeniu rocznym może się więc okazać, że osoba, która weszła w wyższy próg, będzie musiała dopłacić sporo podatku. Dlatego już w trakcie roku płatnik może, na wniosek podatnika, pobierać zaliczkę według wyższej stawki.

Zaliczki wykazujemy w PIT-4R (do końca stycznia) oraz PIT-11 (do końca lutego).

Za pomyłki przy rozliczeniu zaliczek odpowiada płatnik, czyli firma zatrudniająca pracowników oraz wypłacająca wynagrodzenia z innych tytułów, np. umowy o dzieło albo umowy-zlecenia.

Wynika to z art. 30 ordynacji podatkowej. Załóżmy, że uzna czynności wykonywane przez zatrudnionego za utwór w świetle prawa autorskiego, naliczy 50-proc. koszty i odprowadzi niższą zaliczkę. Co w sytuacji, gdy urząd skarbowy stwierdzi, że wyższe koszty nie przysługiwały i wyda decyzję o odpowiedzialności płatnika? Pracodawca będzie musiał zapłacić różnicę w podatku (wynikającą z naliczenia wyższych kosztów). Od 1 stycznia 2007 r. pracodawca odpowiada za nieprawidłowe rozliczenie zaliczki nawet wtedy, gdy pracownik wprowadził go w błąd. Z art. 26a § 1 ordynacji podatkowej wynika bowiem, że pracownik nie ponosi odpowiedzialności „z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania”. Pracodawca może ewentualnie dochodzić swoich roszczeń wobec pracownika na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 kodeksu cywilnego).

Płatnikowi, który nie przestrzega obowiązków związanych z poborem i prawidłowym rozliczeniem podatku, grozi też odpowiedzialność na podstawie art. 77 i 78 kodeksu karnego skarbowego. Przepisy te mówią o karze grzywny lub pozbawienia wolności za niewpłacenie w terminie pobranego podatku, niepobranie go w ogóle albo potrącenie w niższej kwocie niż należna.

Oto kilka interpretacji mówiących o zasadach sporządzania PIT-4R.

- Dwie spółki jawne połączyły się w spółkę akcyjną, a ich pracownicy automatycznie stali się pracownikami nowej firmy. Operacja miała miejsce w trakcie roku. Zdaniem pytającej spółki wystarczy, że złoży tylko jeden PIT-4R za cały rok. Drugi Urząd Skarbowy w Krakowie (interpretacja z 28 czerwca 2007 r., DO/415-43/07) nie miał nic przeciwko temu, podkreślił jednak, że konieczne będą dodatkowe wyjaśnienia. Jak czytamy w odpowiedzi: „od momentu zawiązania nowej spółki akcyjnej ciężar regulowania miesięcznych zaliczek będzie realizowany przez ten podmiot.

Przed połączeniem spółek obowiązek wpłat zaliczek wykonywany był osobno przez każdą ze spółek. W konsekwencji wykazane przez nowo powstałą spółkę w deklaracji PIT-4R zaliczki za cały rok podatkowy będą odpowiadały wpłatom zewidencjonowanym przez właściwy organ podatkowy, również za okres dotyczący miesięcy poprzedzających połączenie się dwóch spółek. Zasadne staje się zatem dołączenie do tak sporządzonej przez nową spółkę deklaracji PIT-4R pisma wyjaśniającego poszczególne wielkości zaliczek i wskazanie podmiotu, od którego pochodzą”.

- Spółka ma inny rok podatkowy niż kalendarzowy. Rozpoczął się on przed 1 stycznia 2007 r. Czy do końca tego roku musiała składać PIT-4 i jaki okres ma obejmować deklaracja roczna PIT-4R? Zdaniem Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie (interpretacja z 12 czerwca 2007 r., 1472/DPC/415-55/07/PK) od 1 stycznia 2007 r. nie powinna składać deklaracji miesięcznych. Natomiast zaliczki za styczeń – grudzień 2007 r. musi wykazać w deklaracji rocznej PIT-4R. Podobnie było w sprawie rozpatrywanej przez Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 30 kwietnia 2007 r. (PO2/423-38/07/37317).

- Firma wypłaciła byłemu pracownikowi odszkodowanie. Jak je rozliczyć? Tak jak wynagrodzenie – czytamy w interpretacji Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 3 września 2007 r. (1424/2150/4111/ 10/3/2007/GW). Jest bowiem bezpośrednio związane ze stosunkiem pracy. Były pracodawca powinien więc potrącić zaliczkę na podatek i wykazać ją w deklaracji rocznej PIT-4R.

Pobrane w ciągu roku zaliczki wykazujemy także w informacji PIT-11. Na nią mamy więcej czasu – przesyłamy ją podatnikowi oraz urzędowi właściwemu według jego miejsca zamieszkania do końca lutego. Oprócz samych zaliczek musimy też pokazać w niej przychody, koszty, dochody oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.