Jak rozliczyć współpracowników i kadrę kierowniczą

Przy wypłacie wynagrodzenia musi pobrać 19-proc. zaliczkę na podatek dochodowy. Przekazuje ją na konto urzędu (właściwego według siedziby lub miejsca zamieszkania płatnika) do 20 dnia następnego miesiąca. Do końca stycznia następnego roku składa PIT-4R. Natomiast do końca lutego następnego roku przesyła podatnikowi oraz urzędowi (ale już właściwemu według miejsca zamieszkania wykonawcy) informację PIT-11.

Koszty uzyskania przychodów przy umowie o dzieło i zleceniu wynoszą 20 proc. przychodu. Jeśli umowa jest „ozusowana”, koszty liczymy od przychodu pomniejszonego o składki finansowane z wynagrodzenia ubezpieczonego.

Jeżeli wykonywana w ramach umowy o dzieło praca ma twórczy charakter i nastąpi przeniesienie praw autorskich, można naliczyć 50-proc. koszty. Wynagrodzenie wypłacone na podstawie umowy o dzieło bądź zlecenia to przychód z działalności wykonywanej osobiście. W zeznaniu rocznym sumujemy je z innymi przychodami. Jak wspomnieliśmy, koszty wynoszą tu 20 proc. (bądź 50 proc. przy umowie o dzieło, z którą wiąże się przeniesienie praw autorskich). Wykonawca, który poniósł wyższe wydatki (niż zryczałtowane), może je uwzględnić w zeznaniu rocznym.

W ramach tego źródła przychodów mogą rozliczać się podatnicy współpracujący tylko z firmami i nieprowadzący w tym samym zakresie działalności gospodarczej.

Płatnik jest zwolniony z obowiązku rozliczenia podatku, jeśli wykonawca poinformuje, że świadczy swoje usługi w ramach działalności (dla celów dowodowych warto mieć to na piśmie). Wtedy jest najprościej – wykonawca wystawia fakturę, a odbiorca po prostu ją księguje.

Spółka pobiera też zaliczkę od wynagrodzeń wypłacanych kadrze kierowniczej. Podobnie jest z członkami rady nadzorczej. Otrzymywane przez nich należności to przychody z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 ustawy o PIT. Przysługują im podobne koszty jak pracownikom. Zaliczkę potrącamy natomiast w stałej wysokości – 19 proc. Przy rozliczeniu rocznym może się więc okazać, że osoba, która weszła w wyższy próg, będzie musiała dopłacić sporo podatku. Dlatego już w trakcie roku płatnik może, na wniosek podatnika, pobierać zaliczkę według wyższej stawki.

Zaliczki wykazujemy w PIT-4R (do końca stycznia) oraz PIT-11 (do końca lutego).

Za pomyłki przy rozliczeniu zaliczek odpowiada płatnik, czyli firma zatrudniająca pracowników oraz wypłacająca wynagrodzenia z innych tytułów, np. umowy o dzieło albo umowy-zlecenia.

Wynika to z art. 30 ordynacji podatkowej. Załóżmy, że uzna czynności wykonywane przez zatrudnionego za utwór w świetle prawa autorskiego, naliczy 50-proc. koszty i odprowadzi niższą zaliczkę. Co w sytuacji, gdy urząd skarbowy stwierdzi, że wyższe koszty nie przysługiwały i wyda decyzję o odpowiedzialności płatnika? Pracodawca będzie musiał zapłacić różnicę w podatku (wynikającą z naliczenia wyższych kosztów). Od 1 stycznia 2007 r. pracodawca odpowiada za nieprawidłowe rozliczenie zaliczki nawet wtedy, gdy pracownik wprowadził go w błąd. Z art. 26a § 1 ordynacji podatkowej wynika bowiem, że pracownik nie ponosi odpowiedzialności „z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania”. Pracodawca może ewentualnie dochodzić swoich roszczeń wobec pracownika na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu (art. 405 kodeksu cywilnego).

Płatnikowi, który nie przestrzega obowiązków związanych z poborem i prawidłowym rozliczeniem podatku, grozi też odpowiedzialność na podstawie art. 77 i 78 kodeksu karnego skarbowego. Przepisy te mówią o karze grzywny lub pozbawienia wolności za niewpłacenie w terminie pobranego podatku, niepobranie go w ogóle albo potrącenie w niższej kwocie niż należna.

Oto kilka interpretacji mówiących o zasadach sporządzania PIT-4R.