Jak w takim wypadku rozliczyć koszt? Z takim pytaniem zwrócił się do nas jeden z czytelników.

Z art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT wynika, że koszt pośredni powinienem potrącić w dniu jego poniesienia, tj. w dniu, na który wydatek ująłem w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury. Jak wobec tego rozliczyć przypadek, kiedy faktura dotycząca danego miesiąca (np. stycznia) i w tym miesiącu opłacona gotówką jest fizycznie księgowana, tj. wprowadzana do systemu FK w miesiącu następnym (lutym)? Data rejestracji dokumentu jest widoczna w systemie. Przykład: data faktury 28 stycznia, zapłata w tym samym dniu gotówką, księgowanie operacji – styczeń (także ujęcie w styczniowym rejestrze zakupu dla celów VAT), jednak data rejestracji to 3 lutego

– pisze czytelnik DF.

W przedstawionej sytuacji pośredni koszt wynikający z faktury powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów w styczniu (przy założeniu że jest to koszt, który nie dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy). Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku, są rozliczane proporcjonalnie. Z kolei art. 15 ust. 4e ustawy o CIT mówi, że za dzień poniesienia uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w razie braku faktury. Wyjątki dotyczą ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zauważmy, że ustawodawca posłużył się sformułowaniem „dzień, na który ujęto koszt w księgach...”, nie zaś podobnie brzmiącym, lecz oznaczającym co innego zapisem „dzień, w którym ujęto koszt...”. Dzień, na który ujęto koszt, to właśnie 28 stycznia. Data 3 lutego to tylko data technicznego wprowadzenia zapisu do systemu finansowo-księgowego.

Biorąc pod uwagę zasady i technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, okresem przyporządkowania danego kosztu pośredniego do danego miesiąca (czy też innego okresu sprawozdawczego) jest data zdarzenia gospodarczego, tutaj poniesienia kosztu. Zapis księgowy operacji gospodarczej powinien zawierać co do zasady trzy daty:

– dokonania operacji gospodarczej,

– dowodu księgowego (np. faktury), jeśli się różni od daty dokonania operacji, którą dokumentuje,

– zapisu.

O zadekretowaniu dokumentu do danego miesiąca (poza szczególnymi przypadkami) decyduje właśnie pierwsza z powyższych dat. Dekret na fakturze powinien wskazywać jako datę ujęcia w kosztach właśnie ten miesiąc, na który przypada data dokonania operacji (patrz art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Data zapisu jest tylko datą technicznego wprowadzenia informacji do systemu i z natury rzeczy będzie ona późniejsza niż data operacji, której dotyczy. Nikt nie jest przecież w stanie wprowadzać dokumentów do systemu finansowo-księgowego w tym samym dniu, w którym wystąpiły operacje gospodarcze nimi udokumentowane.

Autor jest biegłym rewidentem współpracującym z TPA Horwath Horodko Audit Poznań