Pod jaką datą księgujemy firmowe koszty i przychody

Moment powstania przychodu i kosztu firmy jest najczęściej oderwany od faktycznej zapłaty.

W myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) datą powstania przychodu jest dzień wydania rzeczy, zbycia praw majątkowych lub wykonania usługi albo dzień częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej jest natomiast kwota należna, choćby faktycznie nie została otrzymana, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont (art. 14 ust. 1 updof).

Dniem poniesienia kosztu jest natomiast dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu – art. 22 ust. 6b. Nieco inna zasada dotyczy kosztów zakupu towarów handlowych i materiałów. Te – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – wpisujemy w księdze pod datą ich otrzymania.

Może się zatem zdarzyć, że dochodem przedsiębiorcy ustalonym na podstawie prowadzonej przez niego księgi będzie różnica między przychodami ze sprzedaży, za którą nie otrzymał na swój rachunek żadnej zapłaty, a kosztami uzyskania, które z kolei tego rachunku jeszcze nie obciążyły. Jedynie podatek od takiego wirtualnego dochodu będzie rzeczywistym przychodem dla fiskusa i takim też wydatkiem dla podatnika.

Są jednak przychody i koszty, których ujmowanie w księdze możliwe jest tylko w dacie faktycznego otrzymania lub faktycznego poniesienia. Jeśli chodzi o przychody, dotyczy to np.

- dotacji, subwencji, dopłat i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków niezwiązanych ze środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi,

- kar umownych,

- zwróconych wierzytelności odpisanych wcześniej jako nieściągalne,

- wartości świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń,

- odszkodowań za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością,

- odsetek od należności, w tym także od udzielonych pożyczek.

Dla wszystkich tych przychodów charakterystyczne jest to, że dopiero ich rzeczywiste pojawienie się u podatnika powoduje powstanie przychodu z działalności gospodarczej.

Podobnie jest z kosztami uzyskania przychodów. W przepisach są przykłady wydatków, przy których – dla księgowania w księdze – nie ma znaczenia, jaki był dzień wystawienia dokumentu. Istotny jest moment kasowego poniesienia danego wydatku. Dotyczy to:

- odsetek od zobowiązań,

- wypłat wynagrodzeń pracownikom lub zleceniobiorcom, a także

- składek do ZUS w części finansowanej przez ich płatnika.

Wynikająca z art. 22 ust. 6b updof zasada, w myśl której dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury lub innego dowodu księgowego, znacznie uproszcza prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ma to znaczenie zwłaszcza dla tych podatników, którzy jeszcze w ubiegłym roku księgowali koszty inne niż zakup towarów i materiałów pod datą faktycznej zapłaty. Nie muszą już przekładać niezapłaconych faktur z jednego miesiąca na następny. Jedynym wyznacznikiem daty księgowania dla większości dokumentów księgowych jest data ich wystawienia.