Jeśli natomiast zapomogi przekraczające limit trafiają do emeryta lub rencisty, zakład pracy od nadwyżki ponad kwotę zwolnioną (2280 zł) pobiera zryczałtowany podatek w wysokości 10 proc. (art. 30 ust. 1 pkt 4 updof). Taki podatek należy się także z racji zapomóg wypłacanych emerytom i rencistom innych niż zapomogi losowe wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 26 updof (np. na podreperowanie budżetu), także jeśli ich źródłem jest zfśs. Istotna różnica jest taka, że te inne zapomogi nie są objęte zwolnieniem. Jeśli więc wypłaca się je emerytom czy rencistom, to od całości trzeba potrącić od nich i odprowadzić 10-proc. zryczałtowany podatek.
Gdyby zapomoga uzasadniona innymi względami niż indywidualne zdarzenia losowe, klęska żywiołowa, choroba lub śmierć została wypłacona pracownikowi, to bez względu na źródło jej finansowania szef dolicza ją do innych dochodów pracownika oraz ściąga od niej zaliczkę na podatek.
Ponieważ 10-proc. podatek pobierany od niektórych zapomóg wypłaconych emerytom i rencistom jest zryczałtowany, a dochodów objętych takim podatkiem nie uwzględnia się w zeznaniu rocznym, zakład pracy nie informuje o nich po zakończeniu roku podatkowego. Informacje na PIT, przesyłane podatnikom po zakończeniu roku podatkowego, obejmują co do zasady tylko wypłaty obciążone podatkiem dochodowym według skali podatkowej, które wykazuje się zeznaniu rocznym.
Od wartości zapomóg losowych finansowanych z zfśs nie płaci się również składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe ani chorobowe czy wypadkowe. Te wypłaty wyłączone są z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 pkt 22 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Przepis ten zawiera wyłączenie obejmujące „zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby”. Obowiązek płacenia składek od innych zapomóg niż losowe wyłącza § 2 pkt 19 tego rozporządzenia. Odnosi się on do „świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”.
Wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie stanowią – w myśl art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku od osób prawnych (updop) – kosztów uzyskania przychodów. W ciężar kosztów pracodawca zalicza bowiem odpisy na zfśs wpłacone na odrębny rachunek bankowy. Czy jednak szef może zaliczyć w koszty zapomogi wypłacone z innych środków niż zfśs? To pytanie jest istotne zwłaszcza w zakładach, w których nie tworzy się tego funduszu. Czy ze względu na wskazane przepisy zapomogi te również dla nich nie są kosztem, choć korzystają ze zwolnienia podatkowego?
Dotyczące tej kwestii art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop nie są sformułowane jednoznacznie. Działalnością socjalną, do której się odwołują, jest według ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych m.in. „udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej”, a więc również wszelkich zapomóg, w tym w wypadku indywidualnych zdarzeń losowych. To przemawiałoby za wyłączeniem wydatków na te zapomogi z kosztów. Jeśli jednak ich wypłata następowałaby na podstawie układów zbiorowych, porozumień, należałoby przyjąć, że pracodawcy wolno zaliczyć ją w koszty.
